Организация документооборота на конкретном предприятии

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[58].

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние. 
| |Количество |Количество |Количество | | 
|Год |входящих |исходящих |внутренних |Итого | 
| |документов |документов |документов | | 
|1998 |318 |389 |34 |741 | 
|1999 |539 |487 |81 |1 107 | 
|2001 |720 |680 |154 |1 554 |

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк Компании для  письма; (см. Приложение 2)

- бланк для письма Управления  развития бизнеса; (см. Приложение 3)

- общий бланк для всех  других видов документов (служебная  записка, докладная записка и  т.д.). (см. Приложение 4).

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60]. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность 
Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные  документы, создаваемые для решения  оперативных вопросов (докладные  и служебные записки, акты, справки  и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 
97.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[61].

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[62]

2.2. Порядок работы с  входящими документами в Компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО 
«ДИН» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. 
Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения  документа;

- при поступлении личных  или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя 
Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. 
Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию 
– распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В 
ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ 
[63].

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов 
|Кто выполняет |Общий |Руко-во|Секретари |Руководство |Испол-н| 
| |отдел |дст-во |структурных |структрур-ных|ители | 
| | |Ком-пан|подразделений |подразделе-ни| | 
|Операции | |ией | |й | | 
|1.Прием | | | | | | 
|документов | | | | | | 
|2. Вскрытие | | | | | | 
|3. Сортировка | | | | | | 
|4.Регистрация | | | | | | 
|5.Передача на | | | | | | 
|рассмотрение | | | | | | 
|руководству | | | | | | 
|6.Рассмотрение | | | | | | 
|руководством | | | | | | 
|7.Получение от | | | | | | 
|руководства | | | | | | 
|рассмотренных | | | | | | 
|документов | | | | | | 
|8.Фиксация | | | | | | 
|резолюции | | | | | | 
|9. Постановка на| | | | | | 
|контроль | | | | | | 
|10. Передача в | | | | | | 
|подразделение | | | | | | 
| 11. Получение | | | | | | 
|документа | | | | | | 
|подразд-нием | | | | | | 
| 12.Регистрация | | | | | | 
|документов | | | | | | 
|13.Рассмотрение | | | | | | 
|руководством | | | | | | 
|подразделения | | | | | | 
|14. Фиксация | | | | | | 
|результатов | | | | | | 
|рассмотрения | | | | | | 
|15. Передача на | | | | | | 
|исполнение | | | | | |

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих  на имя руководителей структурных  подразделений

- движение нерегистрируемых  документов

2.3. Порядок работы в  Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

- согласование проекта  документа;

- подписание документа  руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела 
Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю- референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или  заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера  документов- ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48. 
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

|Кто |Испол-н|Структурные |Юрист |Ген. |Общий | 
|выполняет |ители |подразделения | |Директо|отдел | 
| | | | |р | | 
| | |Секре- | |Компани| | 
|Операции | |Руковод-тари | |и | | 
| | |ство | | | | 
|1.Составление | | | | | | 
|проекта | | | | | | 
|2. Согласование| | | | | | 
|3. Внесение | | | | | | 
|изменений | | | | | | 
|4.Печать | | | | | | 
|5. Визирование | | | | | | 
|6.Внесение | | | | | | 
|изменений | | | | | | 
|7. Считка | | | | | | 
|8. Визирование | | | | | | 
|9. Передача на | | | | | | 
|подпись | | | | | | 
|10 Подписание | | | | | | 
|11 Передача на | | | | | | 
|регистрацию | | | | | | 
|12. Регистрация| | | | | | 
|13. Отправка | | | | | |

- движение документов, подписываемых  Генеральным директором

- движение документов, подписываемых  руководителями структурных подразделений 
2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.