Организация документооборота на конкретном предприятии

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями 
Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. 
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов: 
|Дата |Вх. |Дата и |Коррес-понден|Заголовок |Исполни-тель| 
|поступления |№ |№ |т/кто | | | 
| | |док-та |подписал | | | 
|1 | 2 |3 | 4 |5 |6 |

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями 
ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем следующие графы: 
|Дата |Исход. |Адресат |Краткое |Исполнитель/ |Прим. | 
|док-та|№ | |содержание/ |Кто принял |(кто | 
| | | |кто подписал | |принял | 
| | | | | |док-нт) | 
|1 |2 |3 | 4 |5 |6 |

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя 
Генерального директора, а также приказы по основной и административно- хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы: 
|Дата и номер|Дата и |Структурное |Вид |Содержа|Исполнитель | 
|поступления |номер |подразделение |док-т|ние | | 
| |док-та | |а | | | 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в 
Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной. 
2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[73]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74]

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.

В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы: 
|ЗАО «Строительная Компания | |УТВЕРЖДАЮ | 
|«Дружба» | |Генеральный директор | 
|ИНСТРУКЦИЯ | |__________ И.О.Ф. | 
|по делопроизводству | |«_______»___________ | 
|_____________№______ | | | 
|Москва | | |

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания 
«Дружба» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения. 
1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба». 
1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.

2. Правила подготовки  и оформления документов

2.1. Документы оформляются  в соответствии с ГСДОУ и  образцами документов 
ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. 
Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 
(148х210 мм). 
В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.). 
Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.

2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

2.3. Подготовка и оформление  приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО 
«Строительная Компания «Дружба» или, в его отсутствие, - заместителем. 
Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. 
Посредством приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов. 
Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 
Протоколы бывают трех видов:

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. 
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос 
"о чем ?", например: 
1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2000 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме: 
СЛУШАЛИ: 
ВЫСТУПИЛИ: 
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 
Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности.

В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма 
(отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения 
(в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

2.4. Приказы и распоряжения  печатаются на общих бланках ЗАО 
«Строительная Компания «Дружба». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во вводной части излагаются основания для издания документа. 
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

2.5. Первые экземпляры  приказов и распоряжений формируются  в соответствующие дела и доводятся  до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам  документов 
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело. 
3.1. Наименование организации – Закрытое акционерное общество 
«Строительная Компания «Дружба». Сокращенное название – ООО «ДИН» 
3.2. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. 
Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. 
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. 
Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата 
А5. 
3.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно- цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года. 
3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 
55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

3.5. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами.

Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.