Организация документооборота на конкретном предприятии

3.3.1. на утверждение Генерального  директора Компании: описи дел  постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей  компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей  структурных подразделений:

- письменные объяснения  о причинах утраты, порчи или  незаконного уничтожения документов  постоянного и долговременного  сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения  сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих  заседаниях руководителей структурных  подразделений о ходе подготовке  документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда 
России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания  комиссии в качестве консультантов  и экспертов специалистов структурных  подразделений, представителей учреждений 
Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет  право не принимать к рассмотрению  и возвращать для доработки  некачественно и небрежно подготовленные  документы.

4.6. Информировать руководство  Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы  ЭК

5.1. Экспертная комиссия  Компании работает в тесном  контакте другими структурными  подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся  к компетенции ЭК, рассматриваются  на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые  на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.4. ведение делопроизводства  ЭК, хранение и использование  ее документов, ответственность  за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.

(подпись)

Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.

(подпись)

| |Приложение 11 |

|ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор | 
|Должностная инструкция |______________И.О.Ф. | 
|секретаря Генерального директора |«_____»_________200_г. | 
|«___»__________200_ г. | | 
|Москва | |

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя  является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря  назначается лицо, имеющее высшее  образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать: организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей  и распределение обязанностей  между ними, правила подготовки  документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере  в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере  со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и  функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные  сроки получает и просматривает  поступившие документы, проверяет  правильность регистрации, выбирает  документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу  директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций  на поступившие документы, согласует  их с директором по производству.

2.3. По указанию директора  по производству планирует его  рабочий день, корректирует его  и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению  директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль  оформления (полнота визирования, наличие  и комплектность приложений) исходящих  документов.

2.6. Контролирует сохранность  документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение  указаний и поручений директора  по бронированию номеров в  гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку  дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает  описи и акты на уничтожение  документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные  работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль  за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у  специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора  принимает и передает документы  по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает  исполненные документы в папки  в соответствии с номенклатурой  дел, контролирует наличие в них  отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет доставку  документов из структурного подразделения  в канцелярию и секретариат  руководства.

2.15. Принимает и передает  по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает  в канцелярии распорядительные  документы дирекции, доводит их  до сведения руководства (директора  по производству, его заместителю  и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность  документов секретариата директора  по производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию  сводки о составе и объеме  документооборота.

2.19. Выполняет указания  и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

20. Следит за исправным  состоянием вычислительной и  организационной техники, средств  связи.

21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

22. Протоколирует совещания  и заседания.

3. Обязанности 
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность  служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять  распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила  делового общения, нормы служебного  этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать  вопросы, связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными  звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего  законодательства РФ при подготовке  документов

5.2. Сохранение конфиденциальности  служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового  распорядка, инструкции по делопроизводству  организации.

5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями  по вопросам получения необходимой  информации и совместной подготовки  документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой  по вопросам согласования проектов  распорядительных документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления  по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

- руководствоваться настоящей  должностной инструкцией;

- качественно и своевременно  выполнять возложенные на него  функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра  должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит  пересмотру и утверждению один  раз в год.

8.2. Изменения в должностную  инструкцию могут быть внесены  руководителем кадровой службы  с последующим утверждением директора  по производства.

Руководитель

Кадровой службы ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О.

«___»__________200_г.

----------------------- 
[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[2] Бобылева М.П. На пути  к информационному менеджменту (вопросы  оценки деятельности служб документационного  обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

 
[3] Государственная система документационного  обеспечения управления. 
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[4] Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба  России. М., 2000.

[5] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». Издательство стандартов. М., 1998. 
[6] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

[7] Федеральный закон "Об  информации, информатизации и защите  информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 
20.02.1995.

[8] Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи»  от 
10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

[9] Кузнецова Т.В. Секретарское  дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел- 
Синтез», 2001. 
[10] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.

[11] Стенюков М.В. Справочник  по делопроизводству. М.: Издательство 
ПРИОР, 2001.

[12] Ларин М.В. Управление  документацией в организациях (проблемы  истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.

[13] Иритикова В.С. Рекомендации  по разработке должностных инструкций // 
Секретарское дело, 1998. №3, С.42.

[14] Санкина Л.В. Должностная  инструкция секретаря-референта // 
Секретарское дело 1997. №4.

[15] Санкина Л.В. Должностная  инструкция секретаря руководителя // 
Секретарское дело 1998. №2.

[16] Санкина Л.В. Должностная  инструкция: рекомендации по составлению 
// Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.

[17] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // 
Секретарское дело 1999. №1.

[18] Кузнецова Т.В. Регистрация  – ключевой момент организации  работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.

[19] Артамонова И.Л. Из опыта  внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.