Организация документооборота на конкретном предприятии

| | |Кол-в| | | 
|Индекс |Заголовок |о |Срок |Приме| 
|дела |дела |дел |хранения |чание| 
|1 |2 |3 |4 |5 | 
|Управление делами | 
|01. Общий отдел | 
|С-01 |Приказы руководства по основной | |Постоянно | | 
| |деятельности | | | | 
|С-02 |Протоколы общих собраний | |Постоянно | | 
| |сотрудников фирмы | | | | 
|С-03 |Внутренняя документация | |3 года | | 
|С-04 |Письма входящие 2002 г. | |3 года | | 
|С-05 |Письма исходящие 2002г. | |3 года | | 
|С-06 |Журнал регистрации исходящих | |3 года | | 
| |документов | | | | 
|С-07 |Журнал регистрации входящих | |3 года | | 
| |документов | | | | 
|С-08 |Журнал регистрации внутренних | |3 года | | 
| |документов | | | | 
|С-09 |Журнал регистрации приказов | |3 года | | 
| |руководства | | | | 
| |по основным видам деятельности | | | | 
|02. Юридическая служба | 
|ЮС-01 |Арбитражно-процессуальные дела | |10 лет | | 
|ЮС-02 |Договоры находящиеся на | |10 лет | | 
| |согласовании | | | | 
|ЮС-03 |Инвестиционные договоры | |10 лет | | 
|ЮС-04 |Субподрядные договоры | |10 лет | | 
|ЮС-04 |Подрядные договоры | |10 лет | | 
|ЮС-05 |Договоры займа | |10 лет | | 
|ЮС-06 |Договоры аренды помещений | |10 лет | | 
|ЮС-07 |Договоры на оказание услуг | |10 лет | | 
|ЮС-08 |Прочие договоры | |10 лет | | 
|ЮС-09 |Исполненные договоры | |10 лет | | 
|ЮС-11 |Журнал регистрации исходящей | |10 лет | | 
| |документации | | | | 
|ЮС-12 |Журнал регистрации входящей | |10 лет | | 
| |документации | | | | 
|1 |2 |3 |4 | 5 | 
|ЮС-13 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | | 
| |претензий | | | | 
|ЮС-14 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | | 
| |претензий | | | | 
|ЮС-15 |Журнал регистрации исходящих | |10 лет | | 
| |исковых заявлений | | | | 
|ЮС-16 |Журнал регистрации входящих | |10 лет | | 
| |исковых заявлений | | | | 
|ЮС-17 |Журнал регистрации | |10 лет | | 
| |арбитражно-судебных дел | | | | 
|ЮС-18 |Журнал регистрации договоров | |10 лет | | 
|ЮС-19 |Журнал регистрации согласований | |10 лет | | 
| |договоров | | | | 
|03. Административно-хозяйственный отдел | 
|АХО-01 |Переписка с ООО «Комус» | |1 год | | 
|АХО -02 |Заявки на канцелярские товары | |1 год | | 
|АЗО -03 |Документы, подтверждающие | |1 год | | 
| |получение материальных ценностей | | | | 
| |(копии) | | | | 
|АХО -04 |Договоры на поставку канцелярских| |1 год | | 
| |товаров и мебели (копии) | | | | 
|04. Служба научно-технической документации | 
|ПО-03 |Комплектовочные ведомости по | |До завершения | | 
| |объектам | |строительства | | 
|ПО-04 |Графики монтажа | |До завершения | | 
| | | |строительства | | 
|ПО-05 |Графики движения механизмов | |До завершения | | 
| | | |строительства | | 
|ПО-06 |Графики движения рабочей силы | |До завершения | | 
| | | |строительства | | 
|ПТО-07 |Проектно-сметная документация | |1 год | | 
|ПТО-08 |Проекты производства работ (по | |До сдачи гос. | | 
| |объектам) | |комиссии | | 
|ПТО-09 |Журнал регистрации | |3 года | | 
| |проектно-сметной документации | | | | 
|05. Отдел материально-технического обеспечения | | 
|ОМТС-01 |Письма входящие/исходящие. Копии.| |До минования | | 
| | | |надобности | | 
|ОМТС-02 |Организационно-распорядительная | | | | 
| |документация (протоколы, приказы,| | | | 
| |распоряжения. Копии.) | | | | 
|ОМТС-03 | Заявки строительных участков на| |До завершения | | 
| |материалы | |строительства | | 
|ОМТС-04 | Заявки строительных участков на| |До завершения | | 
| |бетон | |строительства | | 
|ОМТС-05 |Ведомости комплектации объектов | |До завершения | | 
| | | |строительства | | 
|ОМТС-06 |Внутренние накладные со склада | |До завершения | | 
| | | |строительства | | 
|1 |2 |3 |4 | 5 | 
|ОМТС-07 |Лимитно-заборные карты | |1 год | | 
|06. Главная бухгалтерия | 
|БУХ-01 |Письма входящие/исходящие. | |1 год | | 
|БУХ-02 |Договоры по машинам и механизмам | |Постоянно | | 
|БУХ-03 |Квартальные статистические отчеты| | | | 
| |по основным | |6 лет | | 
| |видам деятельности | | | | 
|БУХ-04 |Годовые и квартальные | |Постоянно | | 
| |бухгалтерские отчеты и балансы | | | | 
|БУХ-05 |Банковские документы, фиксирующие| |6 лет | | 
| |хозяйственные операции. Годовой и| | | | 
| |квартальный кассовые планы | | | | 
|БУХ-06 |Кассовые документы, фиксирующие | |6 лет | | 
| |хозяйственные операции. | | | | 
|БУХ-07 |Акты о приеме, сдаче и списании | |6 лет | | 
| |имущества и материалов | | | | 
|БУХ-08 |Счета-фактуры и накладные по | |6 лет | | 
| |учету товарно-материальных | | | | 
| |ценностей | | | | 
|БУХ-09 |Авансовые отчеты | |6 лет | | 
|БУХ-10 |Кассовая книга | |6 лет | | 
|БУХ-11 | | | | | 
| |Договоры материально | | | | 
| |ответственных лиц и образцы | |6 лет | | 
| |подписей материально | | | | 
| |ответственных лиц | | | | 
|БУХ-12 |Месячные ведомости по заработной | |75 лет | | 
| |плате | | | | 
|БУХ-13 |Книга покупок | |6 лет | | 
|БУХ-14 |Накладные и акты от поставщиков | |6 лет | | 
|БУХ-17 |Договоры поставки | |Постоянно | | 
|БУХ-18 |Материальные отчеты | |6 лет | | 
|БУХ-21 |Акты выполненных работ, формы № | |6 лет | | 
| |КС-3 по объектам | | | | 
|БУХ-22 |Акты выполненных работ по услугам| |6 лет | | 
|БУХ-23 |Договоры аренды помещений | |Постоянно | | 
|БУХ-24 |Договоры на оказание услуг | |Постоянно | | 
| | | | | | 
|07. Отдел развития бизнеса | 
|ОРБ-01 |Акты приема – сдачи выполненных | |3 года | | 
| |работ (форма 2, справки формы | | | | 
| |3-КС) | | | | 
|ОРБ-02 |Договоры подряда. Копии | |3 года | | 
|ОРБ-03 |Договоры поставки продукции. | |3 года | | 
| |Копии | | | | 
|ОРБ-04 |Договоры по машинам и механизмам.| |3 года | | 
| |Копии | | | | 
|ОРБ-05 |Годовой финансовый план. Копии | |Постоянно | | 
| | | |ст.96 | | 
|ОРБ-06 |Квартальный финансовый план. | |3 года | | 
| |Копии | |ст.206в | | 
|1 |2 |3 |4 |5 | 
|ОРБ-07 |Отчеты по исполнению бюджета. | |3 года | | 
| |Копии | | | | 
|ОРБ-08 |Сметы (сводные, объектные, | |1 год | | 
| |локальные по видам работ). Копии | | | | 
|ОРБ-09 |Сметные расчеты по договорам | |1 год | | 
| |(сметы, расчеты по договорам) | | | | 
|06. Отдел кадров | 
|ОК-01 |Личные дела сотрудников | |75 лет - «В» | | 
| | | |ст.498в | | 
| |Личные дела | | | | 
|ОК-02 |сотрудников-совместителей (или | |5 лет | | 
| |работающих по трудовым | | | | 
| |соглашениям, договорам ГП) | | | | 
|ОК-03 |Личные дела уволенных сотрудников| |75 лет - «В» | | 
| | | |ст.498в | | 
| |Личные карточки работников (Т – | |75 лет ЭПК | | 
|ОК-04 |2) | |ст. 189 | | 
| |Подлинные личные документы | | |Не | 
|ОК-05 |рабочих и служащих (трудовые | | |востр| 
| |книжки, дипломы, аттестаты и др.)| |До |ебова| 
| | | |востребования |нные | 
| | | | |– не | 
| | | | |менее| 
| | | | |50 | 
| | | | |лет | 
| |Приказы по личному составу (о | | | | 
|ОК-06 |приеме на работу, переводе, | |75 лет | | 
| |увольнении, длительных | |ст.19б | | 
| |командировках) | | | | 
| |Документы, являющиеся основанием | | | | 
|ОК-07 |к приказам по кадрам (заявления,| |3 года | | 
| |справки, докладные записки др.) | |ст.429 | | 
|ОК-08 |Трудовые договоры | |3 года | | 
|ОК-09 |Трудовые соглашения | |3 года | | 
| |Договоры гражданско-правового | | | | 
|ОК- 10 |характера | |3 года | | 
|ОК-11 |Документы табельного учета | |3 года | | 
|ОК-12 |Должностные инструкции работников| |3 года после | | 
| |предприятия | |замены новыми | | 
|ОК-13 |Положения о службах и отделах | |3 года после | | 
| |организации | |замены новыми | | 
| |Переписка с организациями о | |5 лет ЭПК | | 
|ОК-14 |подготовке, переподготовке и | |ст.2С | | 
| |повышении квалификации кадров | | | | 
|ОК-15 |Бланки документов по оформлению | |До минования | | 
| |приема и увольнения сотрудников | |надобности | | 
|ОК-16 |Служебные записки | |1 год | | 
|ОК-17 |Штатное расписание и структура | |Постоянно | | 
| |организации | |ст. 52 а | | 
|ОК- 18 |Книга учета приема, перемещения, | |75 лет | | 
| |увольнения работников | |ст.508 | | 
|ОК- 19 |Книга учета выдачи и движения | |50 лет | | 
| |трудовых книжек и вкладышей к ним| |ст.526а | | 
|1 |2 |3 |4 |5 | 
|ОК-20 |Журнал регистрации приказов по | |5 лет | | 
| |кадрам | | | | 
|ОК-21 |Журнал регистрации приказов по | |75 лет | | 
| |личному составу | | | | 
|ОК-22 |Журнал регистрации распоряжений о| |5 лет | | 
| |предоставлении отпуска без | | | | 
| |сохранения заработной платы | | | | 
|ОК-23 |Журнал регистрации листков | |3 года | | 
| |нетрудоспособности | | | |

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | | 
| | |________И.О.Ф. | 
| | | |

 
| |Приложение 9 | 
|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ | 
|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор | 
|Москва |______________И.О.Ф. | 
| |«_____»_________200_г. |

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение  управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением . 
Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела в  своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями 
Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской 
Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы  ДОУ

2.1. Основными целями Общего  отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация  работ по документационному обеспечению  управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование форм  и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, построения  поисковых систем, контроля исполнения  и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение  нормативных и методических документов  по совершенствованию документационного  обеспечения в Компании.

2.2.5. Участие в разработке  и внедрении прогрессивных технологий  документационного обеспечения  управления на базе применения  вычислительной и организационной  техники.

3. Функции службы Общего  отдела

3.1. В соответствии с  возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями) мероприятий по  совершенствованию форм и методов  работы с документами, а также  по повышению исполнительской  дисциплины.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного  рассмотрения и подготовки к  докладу руководству поступающих  документов, осуществление контроля  за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов  в установленные сроки: обобщение  сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическое  информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного  изготовления, копирования и оперативного  размножения документов; разработка  и проектирование бланков документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры  дел Компании, обеспечение хранения  дел и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Повышение квалификации  работников Общего отдела, проведение  совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся к их  компетенции.

3.1.8. Организация контроля  за работой с документами в  структурных подразделениях.

3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.10. Организация работы  архива в соответствии с законодательством  по архивному делу Российской  Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.11. Организация рабочих  мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность  Общего отдела

4.1. Общий отдел имеет  право:

4.1.1. Осуществлять контроль  за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

4.1.2. Контролировать и  требовать от руководителей структурных  подразделений выполнения установленных  правил работы с документами.

4.1.3. Запрашивать от структурных  подразделений и организаций  сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки  организации документального обеспечения  управления в структурных подразделениях  и доводить итоги проверок  до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих  мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям  на доработку документы, подготовленные  с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с отделом  информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения  о структурных подразделениях  службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.

4.1.10. Вносить предложения  руководству о привлечении к  дисциплинарной ответственности  во всех случаях нарушения  подразделениями и должностными  лицами установленных правил  работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении  руководством вопросов, касающихся  состояния работы с документами, а также совершенствования форм  и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение  руководства представления о  назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Общий отдел несет  ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного  порядка работы с документами  в 
Компании.

4.2.2. Выполнение указаний  и поручений руководства и  соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Руководство

1. Общий отдел возглавляет  начальник отдела, который назначается  и освобождается Генеральным  директором Компании.

2. Начальник Общего отдела: 
- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании; 
- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности; 
- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного  обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным  с подготовкой документов.

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных  технологий - по вопросам разработки  и внедрения новых информационных  технологий с применением средств  вычислительной техники, оперативной  обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.

| |Приложение 10 | 
|ЗАО «СК«Дружба» Положение о |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор | 
|постоянно действующей |______________И.О.Ф. | 
|экспертной комиссии |«_____»_________200_г. | 
|«___»__________200_ г. | | 
|Москва | |

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно- техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая  экспертная комиссия является  совещательным органом при Начальнике  Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии вступают в  силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы 
России.

1.3. В своей работе ЭК  руководствуется Положением об  Архивном фонде РФ, 
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами  ЭК являются:

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.3. Организация и проведение  экспертизы ценности документов  на стадии подготовки их к  архивному хранению

2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит  совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое  руководство работой по экспертизе  ценности документов Компании  и по подготовке их к архивному  хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно- методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает  решения об одобрении и представляет: