Организация процесса управления организацией

может быть лидером; в коллективе может появиться и неформальный лидер.

     Автоматизированные методы управления – это методы, в которых используются

электронно-вычислительные, телекоммуникационные средства и сети в системе

управления организацией, ее связей с внешней средой и реализации основных

функций менеджмента: анализа, прогнозирования, планирования, оптимизации и

принятия решений, учета, контроля, мониторинга. Построение автоматизированной

системы управления организацией (АСУО) включает в себя следующие восемь

составляющих: разработку модели организации, информационного обеспечения АСУО,

математического обеспечения АСУО, лингвистического обеспечения АСУО,

программного обеспечения АСУО, сетевого обеспечения АСУО, технического

обеспечения АСУО, организационного обеспечения АСУО, методического обеспечения

АСУО.

Цели функционирования АСУО:

·        минимизация времени на коммуникационные процессы в организации,

повышение оперативности управления;

·        учет и контроль производственных процессов, что снижает общие издержки;

·        обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения

ресурсов и управление запасами;

·        составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.

Телекоммуникационную технику и сети используют также в финансовых расчетах,

работе с поставщиками, клиентами (бизнес в Интернете, электронные магазины),

партнерами.

В программно-целевых методах управления используется специальная матрица

программно-целевого управления.

    

Мероприятия	Исполнители	Ресурсы	Сроки	Цели
1. Организационно-экономические 2. Научно-технические 3. Технико-технологические 4. Экологические

 

Схема 2.

Проблемы:

·        необходима координация исполнения программ по срокам, исполнителям и

целям;

·        необходимо правильное распределение прав, ответственности и

ресурсного обеспечения.

     Проблемно-ориентированные методы управления используются в сложных

нештатных ситуациях (экономические кризисы, потери рынков сбыта, стихийные

бедствия, аварии, чрезвычайные ситуации). При этом:

·        выделяются сложные критические ситуации – проблемы, которые могут

возникнуть в будущем и которые необходимо быстро решить;

·        для каждой ситуации разрабатываются возможные сценарии (схемы,

алгоритмы) развития событий, делается оптимистический и пессимистический

прогнозы;

·        разрабатываются сценарии ответных действий на возможные нештатные

ситуации; основная цель – минимизация потерь и быстрейшее спасение самого

ценного.

В таких ситуациях основной критический ресурс – это время. Умение оперативно

управлять временем в критических ситуациях выходит на первый план. Часто для

этой цели проводятся специальные тренировки, сборы, тренинги, которые

позволяют скоординировать действия подразделений и руководства в нештатных

ситуациях, выявить и проанализировать ошибки в ответных действиях.

     ООО ресторан “Buono Chibo” делает упор на два метода управления:

экономические и социально-психологические. Выбор в пользу этих методов сделан

по причине небольшого размера организации и особенностей работающего

коллектива. Именно в  следствие верного и совместного труда всего персонала

предприятие является прибыльным.

     2.2.4. Информационное обеспечение процесса управления.

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень

управления и взаимный обмен информацией между подразделениями фирмы

осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с

применением различных информационных решений [2, 132].

В менеджменте к информации предъявляются определённые требования: краткость,

чёткость формулировок, своевременность поступлений, точность и достоверность,

правильный отбор первичных сведений, непрерывность сбора сведений [3, 72].

Для современных предприятий характерно применение высокоэффективных систем

информации, основанных на использовании новейших технических средств

автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть.

Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки

информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно информации.

Информационные системы последовательно реализуют принципы единства

производственного процесса, информации и организации путём применения

технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в

сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и

моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс

направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и

аналитической информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции: определение

потребности каждого конкретного менеджера в объёме и содержании необходимой

ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы,

определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого

менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией,

централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду,

использование технических средств для обеспечения бесперебойного

функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и

предоставления информации, разработка программных средств, прикладных

программ.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение

информации “ снизу вверх”, а также конкретизация информации “ сверху вниз”.

Важную роль в использовании информации играют способы её регистрации,

обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение и

представление информации в требуемой форме.

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым

условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество

формирования документов, слаженность работы справочно-информационной  службы,

четкая организация хранения, поиска и использования документов,

непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на

экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Уменьшение времени, которое тратится на поиск нужной информации, на

выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки

документов, является одним из главных способов повышения производительности

работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в

контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к

необходимости создания автоматизированной системы управления

документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив,

состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы,

заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание

документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей,

исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль

прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную

систему, является возможность обработки и регистрации различных типов

информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных

документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество

сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на

исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог

в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При

этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и

оперативность взаимодействия между подразделениями при организации

деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение

связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и

организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе

заключения договора может потребоваться совместная работа юридического

отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым

партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и

встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования

(репликации) совместно используемых  баз данных системы.

     ООО ресторан “Buono Chibo” широко использует в своей работе компьютеры. С

помощью компьютеров администраторы и менеджер могут обмениваться информацией

между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации.

Менеджер может узнавать информацию о конкурентах, давать рекламу, общаться с

на предмет улучшения качества и ассортимента предоставляемых рестораном услуг.

              2.3. Система контроля и учета на предприятии.             

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях

действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа.

Контролировать можно цели,  ход выполнения плана, прогнозы, развитие

процесса.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и

работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе

регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения

планирования и контроля в единую систему управления (Controlling):

планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется

лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) -

контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль можно классифицировать:

·        по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний,

внешний),

·        основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по

закону),

·        объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),

·        регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции  контроля (всеобъемлющая система  контроля

"Controlling" или частные  проверки);

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности,

регулярности, эффективности процесса управления),

3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные,

автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность проверок;