Организация труда менеджера

• пpeдcтaвляeт coбoй yмcтвeнный тpyд, cocтoящий из тpex видoв дeятeльнocти: opгaнизaциoннo-aдминиcтpaтивнoй и вocпитaтeльнoй, aнaлитичecкoй и кoнcтpyктивнoй, инфopмaциoннo-тexничecкoй;
• yчacтвyeт в coздaнии мaтepиaльныx блaг и oкaзaнии ycлyг oпocpeдoвaннo, чepeз тpyд дpyгиx paбoтникoв;
• пpeдмeтoм тpyдa являeтcя инфopмaция;
• cpeдcтвoм тpyдa – opгaнизaциoннaя и вычиcлитeльнaя тexникa;
• peзyльтaтoм тpyдa – yпpaвлeнчecкoe peшeниe.

       Чтoбы выпoлнять cвoи фyнкции, мeнeджepы дoлжны имeть cпeциaльныe знaния и oблaдaть cпocoбнocтью иcпoльзoвaть иx в пoвceднeвнoй paбoтe пo yпpaвлeнию организацией, а также знания по правильной организации непосредственно своего труда.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация труда менеджера: организация рабочего места, планирование рабочего дня, проведение совещаний, прием по личным вопросам

       Работая в своем офисе или кабинете, руководитель ежедневно пользуется различными техническими устройствами, которые существенно облегчают  и ускоряют работу.

       Необходимо  сделать рабочее место по-настоящему удобным для работы, чтобы ничто  не отвлекало руководителя, и все  было под рукой.

       Кабинет (офис) руководителя может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.

       Особенностью  труда руководителя является большой  удельный вес умственных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени определяются требования к  организации и оборудованию рабочих  мест, а также условиям труда руководителя. На повышении производительности труда благоприятно складываются шумовой, температурный и влажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное и оборудованное рабочее место, оснащенное современными средствами офисной и вычислительной техники.

       «Внешний  вид офиса, кабинета – это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляется определенное впечатление о характере, вкусе  и интеллекте руководителя».³

       Внешний вид офиса зависит от многих факторов,  в том числе и от таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.

       Как отсутствие визитной карточки является соблюдением делового этикета, так  и примитивный, а тем более  неряшливый вид рабочего места и  служебных кабинетов наносят  трудно поправимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает профессиональный имидж ее работников. Совершенно верно подмечено, что скупой платит дважды, особенно когда речь идет о личном престиже или о репутации фирмы, учреждения, организации.

       Невозможно давать какие-то советы, не зная ни планировочных особенностей помещения, ни специфики работы человека, который будет пользоваться кабинетом, поэтому речь идет о принципах, положенных в основу оформления любого офиса⁴. Основными из них можно считать следующие:

1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле.
2. Прежде чем начать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству предполагаемых к размещению предметов.
3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офису нужен яркий свет.
4. Если окна офиса выходят на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.
5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например, современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преобразовывают рабочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиентам, посетителям. Важно не увлекаться – слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.
6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководителя), так и для посетителей.
7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искусственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.
8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования его. Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требований на первое место следует выделить его функциональность (создание рабочего настроения у руководителя и посетителя).
9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем предмета можно было легко дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на колесиках.
10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики, отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рассортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские принадлежности.
11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая – справа, вторая – слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск забыть что-либо важное или потерять на своем столе.

       Планирование  личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

       Работы, подлежащие выполнению в течение дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).

       Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один из больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

       В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

       На  непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

       С целью повышения эффективности  своего труда любой менеджер должен:

       - уметь определять важность и очередность решения возникающих проблем;

       - не поручать другим решение  стратегических проблем, но второстепенные  вопросы передавать заместителям;

       - быть требовательным к себе  и другим, не допускать безответственности;

       -  в чрезвычайных ситуациях действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

       - с достоинством проигрывать;

       - быть последовательным и справедливым  в своих действиях.

       Правильно подготовленное и разумно проведенное  совещание является эффективной  формой использования коллективного разума участников совещаний.

       Для эффективного проведения совещания  руководителю необходимо:

       - заранее сообщать его участникам  повестку дня;

       - приглашать на совещание только  тех, кто связан с обсуждаемой  проблемой;

       - следить за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление, а длительность совещания не должна превышать одного часа;

       - говорить четко и кратко самому  и требовать того же от выступающих.

       В процессе проведения совещания для  создания обстановки делового и заинтересованного обсуждения возникших проблем руководитель не должен:

       - вести телефонные переговоры;

       - просматривать или подписывать  какие-либо документы;

       - комментировать и оценивать выступление  участников совещания;

       - высказывать свою точку зрения  по обсуждаемой проблеме в начале совещания;

       - применять негативные формулировки, например:

       1. Никогда мы этим не занимались.

       2. Да это все равно не сработает.

       3. Мы не можем попусту тратить  свое время.

       4. мы уже пытались это делать.

       5. Пока мы к этому не готовы.

       6. В теории это, может быть, неплохо, а вот на деле…

       7. Ну, это уж слишком необычно.

       8. Я где-то это слышал, что кто-то  уже пытался что-то такое сделать.

       9. Давайте обсудим это в другой  раз.

       10. Вы не понимаете истинной проблемы.

       11. До таких «высот» мы еще  не доросли.

       12. У нас в данный момент избыток предложений.

       13. Я не полагаю, я просто вижу  – это работать не будет.

       14. Давайте создадим комиссию, а  уж она пусть разбирается.

       Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы  искреннего высказывания своей точки  зрения участниками совещания.

       Для повышения эффективности совещаний  их следует проводить методом  «мозговой атаки» (автор метода Алекс  Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее:

       - на совещании, проводимом методом  «мозговой атаки», запрещается критика  выступающих в любом виде;

       - слово для выступления на совещании  участники получают в последовательности, обратной субординации (первым выступает  участник совещания, занимающий  низшую ступень в управленческой  иерархии);

       - участники совещания сидят рядом,  а не напротив друг друга;

       - стимулируется генерация идей, даже  самых фантастических.

       Этот  метод проведения совещаний применяется, когда складывается чрезвычайная, «нештатная»  ситуация и нет вариантов ее решения. Благодаря этому методу создается  обстановка, в которой участники совещания не боятся высказать самые дикие, фантастические идеи.

       Хорошее совещание проводится с использованием наглядных пособий, видеопроектов, микрофонов, диапроекторов, настенных  досок и т.д.

       Очень ответственным действием менеджера  является прием посетителей по личным вопросам. Планируя предстоящую беседу, менеджер должен проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, поставить перед собой конкретные задачи и составить план беседы. Структура беседы имеет вводную часть (вопросы, возражения), основную часть (доказательство, слушание, выводы) и заключительную часть (решение).

       Тон беседы должен быть дружелюбным и  деловым, что создает атмосферу  взаимного доверия. Главным при  беседе является умение слушать и  правильно задавать уточняющие и  наводящие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника и правильно определить его точку зрения. Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам, то первый из них должен быть простым и интересным для всех, но не дискуссионным. Чем больше менеджер хочет убедить своего собеседника, тем меньше он должен утверждать.

       Беседуя, менеджер любого уровня является доброжелательным и внимательным слушателем, умеющим  быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, убедительно аргументирующим свою точку зрения. В любой ситуации менеджеру следует опираться на пять основных принципов ведения деловых бесед: привлечь внимание собеседника; пробудить в нем заинтересованность; веско аргументировать свои идеи предложения; выявить интересы и устранить сомнения собеседника; принять решение с учетом инетересов собеседника.