Организация труда менеджера

       Практическое  применение лучших технических приемов  проведения бесед помогает менеджеру  наладить слаженную работу и организовать дружный коллектив. Во время приемов  по личным вопросам не следует отвлекаться на другие виды работ, желательно отключить телефоны быть тактичным и справедливым по отношению к посетителям.

 

Глава 2. Анализ организации труда кадрового центра «ЮНИТИ»

2.1 Характеристика  кадрового центра «ЮНИТИ»

       Кадровый центр «ЮНИТИ» создан в феврале 1999 года, является специализированным агентством.⁵

       Миссия ЮНИТИ: помощь клиентам приобретать и развивать компетенции их компаний через персонал.

       Целью организации, как и любого другого  коммерческого предприятия –  получение максимальной прибыли при минимальных затратах.

       Сотрудники КЦ «ЮНИТИ» - это главный секрет успеха ЮНИТИ. Это ресурс, работающий даже тогда, когда все остальные уже исчерпаны. Постоянный поиск новых решений, погоня за знаниями, приобретение и тренировка навыков – это сложившаяся реальность нашей корпоративной жизни. Наше стремление получить наилучший результат требует от специалистов кроме знаний, способности самому быть творцом и исследователем. Мы знаем, что такое сплоченная команда, трудности и поиск правильного решения, приятная усталость от хорошо проделанной работы. Мы эффективны, мы добились многого, потому что мы вместе.

       Команда ЮНИТИ сегодня - это более 150 сотрудников. За период с 8 февраля 1999г. по 1 августа 2011г. мы успешно выполнили 12027 проектов по подбору персонала для российских и зарубежных компаний. Постоянно в работе находится более 400 вакансий наших клиентов. Более 75% вакансий - это повторные заказы наших клиентов, а так же обращения по их рекомендациям. В непрерывно пополняемой базе данных ЮНИТИ - более 1.5 миллиона резюме соискателей ( на 1 августа 2011г.).

       Сильными  сторонами КЦ «ЮНИТИ» являются его высокая технологичность, использование современных технологий, обязательность исполнения взятых обязательств, партнерство с ведущими агентствами России, молодые специалисты, мобильные, способные быстро обучаться, корпоративный дух, постоянное усовершенствование во всех направлениях деятельности.

       Виды  деятельности КЦ «ЮНИТИ» согласно Уставу организации:

• наем рабочей силы и подбор персонала;
• оказание содействия в трудоустройстве, профессиональной ориентации и психологической поддержке безработных граждан и незанятого населения;
• оказание юридических, аудиторских услуг и консультаций;
• издательско-полиграфическая деятельность, выпуск и распространение печатной продукции и других средств массовой информации;
• оказание информационных, маркетинговых и рекламных услуг;
• внешнеэкономическая деятельность.

       В КЦ «ЮНИТИ» много внимания уделяется поддерживанию благоприятного психологического климата. В традиции компании ежедневное пятнадцатиминутное общее чаепитие, где в самом большом кабинете собираются все сотрудники компании, делятся положительными впечатлениями, они могут быть как рабочими, так и личными, например, впечатлениями от успешного окончания работы по вакансии, от удачных переговорах с клиентами.

       Ассистенты  Консультантов имеют возможность при получении необходимых навыков, выполнении плана по привлеченным клиентам и успешно закрытых вакансий вырасти до должности Консультанта, Консультанты – до должности Ведущего консультанта.

       С периодичностью раз в год проводятся тренинги.

       В КЦ «ЮНИТИ» авторитарный благосклонный стиль управления. Преимущественно управляет подчиненными, включая их в процесс принятия решений, за которые он несет ответственность. Ожидает от своих подчиненных конкретной помощи, принимает решения с учетом их предложений и возражений. Он делегирует свои полномочия, насколько это возможно. Признает способности подчиненных. Контролируется результат работ, допускается самоконтроль. Использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями.

       Руководитель  не только подробно информирует о  фактическом положении дел, которое  должно быть известно для выполнения задач, но и сообщает другую информацию о предприятии. Информация служит средством  управления.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Планирование  рабочего времени в КЦ «ЮНИТИ»

       Планирование  рабочего времени менеджера в  КЦ «ЮНИТИ» представляет собой проект размещения процессов труда во времени  на предстоящий период. Менеджеры  планируют не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую нагрузку.

       Именно  люди составляют основу трудовой деятельности менеджеров. На общение с людьми у менеджера приходится большая  часть рабочего времени (до 80%), которое  состоит из сбора и обработки  информации, принятия решения, контроля над исполнением решения. Обычно менеджера отвлекают раз в восемь минут, что очень много.

       Также планирование рабочего времени в  организации включает в себя набор  операций и действий: исследование, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

       На  стадии реализации плана принимаются  решения, где все конкретные задачи разбиваются на индивидуальные и  совместные, любая работа проверяется  как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. При планировании рабочего времени менеджера происходит оценка ситуации, постановка целей и план действий по времени.

       Для непредвиденных работ в КЦ «ЮНИТИ», а так же оперативного решения  текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня.

       При планировании рабочего дня менеджера  учитывается правило 60:40, то есть планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени и около 40% должно быть оставлено  для неожиданных дел.

       Заблаговременно составленные планы работы менеджера дисциплинируют его труд в организации. Для выполнения повторяющихся работ выделяют определенное время дня или определенный день недели.

       Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное  совещание, работа с документами, строго регламентированный прием посетителей.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Организация  труда КЦ «ЮНИТИ»: работа с документами, ведение телефонных разговоров, проведение совещаний

       Работа  с документами

       Для оптимизации делопроизводства менеджер КЦ «ЮНИТИ» устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа менеджер четко и кратко излагает свои мысли.

       Для совершенствование работы с документами в кадровом центре на базе периферийных ПВМ создана локальная сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации организации, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускорило и упростило выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.

Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции.

Ведение телефонных разговоров.

       В течение рабочего дня менеджера  кадрового центра время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Любой звонок отвлекает его от основной работы, некоторые звонки раздражают и не дают сосредоточиться на выполнение основных функций. С настойчивыми звонками менеджер КЦ «ЮНИТИ» борется следующими способами: сводит к минимуму разговор, откладывает разговор на более удобное время, прерывает разговор, сославшись на занятость. Для четкой и детальной фиксации всех звонков менеджер кадрового центра использует телефонные бланки, которые помогают быстро реагировать на содержание телефонного звонка. В структуру телефонного разговора менеджера КЦ «ЮНИТИ» обязательно входят взаимные представления, введение в курс дела, обсуждение ситуации и заключения. До начала телефонного разговора менеджер продумывает круг вопросов, требующих короткого и конкретного ответа, а также во время разговора следит, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.

Проведение  совещаний.

       На  совещании в КЦ «ЮНИТИ» определенное число участников обсуждают проблему, затрагивающую их интересы,  с целью нахождения возможных решений в соответствии с поставленной задачей.

       Обычно  менеджер кадрового центра участвует в деловых совещаниях, где рассматриваются актуальные для центра вопросы и вырабатываются коллективные методы их решения. Для эффективности деловых совещаний в кадровом центре осуществляются следующие действия:

       - планирование совещания;

       - формирование повестки дня;

       - определение состава участников;

       - подготовка руководителя и участников к совещанию;

       - подготовка помещения; непосредственное проведение совещания.

       Если  собрание действительно необходимо, то в организации определяются четкие и важные задачи, ответ на которые даются тут же. Перед открытием собрания создается атмосфера взаимного доверия, для чего приглашаются руководители высшего уровня или специалисты по обсуждаемому вопросу.

       Для собрания КЦ «ЮНИТИ» всегда выбирает помещение с хорошей акустикой, где люди могут свободно разместиться и где не будет посторонних помех. Время проведение собрания устраивает большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. О времени проведения собрания оповещают заблаговременно, соответственно обеспечивается полная явка. Менеджер КЦ «ЮНИТИ», ведущий деловое собрание, говорит таким тоном, который позволяет присутствующим правильно воспринимать ситуацию. Длительность оперативного совещания составляет 20-30 минут, проблемного – до двух часов, что является оптимальным. После выполнения намеченной цели собрание закрывается, при этом ведущий собрания в кадровом центре призывает слушателей к сотрудничеству, называет ответственных исполнителей, устанавливает сроки исполнения принятых решений и контроль над ними.

       Совещание в КЦ «ЮНИТИ» всегда проводится с использованием наглядных пособий, видеопроекторов, микрофонов, диапроекторов, настенных досок.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  организации труда менеджера КЦ «ЮНИТИ»

3.1 Рекомендации  по совершенствованию планирования труда менеджера

КЦ «ЮНИТИ»

       Изучив  теоретические аспекты организации труда менеджера и фактически существующую организацию труда в КЦ «ЮНИТИ», можно сделать рекомендации по его совершенствованию:

       1. Менеджеру необходимо планировать личный труд. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.