Организация управления на предприятии

 

 

Вывод: Формированием клиентской базы,  организацией розничных и оптовых продаж спецодежды и сопутствующих товаров, контролем документооборота в области продаж занимаются менеджеры данного отдела.

Делегирование происходит в следующих видах деятельности отдела:

• анализ положения компании на рынке спецодежды (цель: каждый менеджер выполняет анализ по своему региону. В дальнейшем начальником собирается общая картина по всей РФ);
• анализ потребительского рынка спецодежды и сопутствующих товаров (цель: каждый менеджер выполняет анализ по своему региону. В дальнейшем начальником собирается общая картина по всей РФ);
• участие в специализированных выставках (Делегирование полномочий тем менеджерам, которые будут принимать непосредственное участие в выставке).

Делегатором выступает начальник отдела,  получателями – менеджеры отдела продаж. Цель делегирования - разгрузка начальника отдела от рутинной работы.

5.3. Функция «Мотивация»

В системе менеджмента мотивацией называется ряд действий, побуждающих человека к деятельности для достижения основных целей компании. И над вопросами о том, что же побуждает к такому продуктивному труду на благо организации, уже давно работают исследователи в экономической и психологической сферах. Сегодня анализу мотивации в менеджменте посвящено множество работ, так как именно мотивированность исполнителей играет важную роль в современном управлении.

Анализ выполнения данной функции в отделе продаж можно кратко представить в виде таблицы 5.3.1.

 

 

 

Анализ выполнения функции «Мотивация» в отделе продаж

Таблица 5.3.1.

Содержательные теории мотивации
Теория мотивации	Основной центр внимания	Способы побуждения работников
1	2	3
Иерархия потребностей А. Маслоу	Физиологические потребности	Сотрудники отдела, получают материальное вознаграждение за свой труд, которое позволяет им удовлетворить свои физиологические потребности (питание, жилье, одежда)
	Потребности безопасности и защищенности	Компания предоставляет работникам определенные социальные гарантии: оплачивает больничный лист, очередной отпуск
	Потребности принадлежности и причастности	Отдел проводит различные корпоративные мероприятия для того, чтобы сотрудники могли почувствовать свою принадлежность и причастность к коллективу и воспринимали себя как важная и необходимая частица одного большого коллектива
	Потребности уважения, признания со стороны окружающих	Заслуги работников отдела всегда признаются, оцениваются и вознаграждаются
	Потребности самовыражения	Сотрудникам отдела предоставляется возможность для проявления инициативы, развития своих способностей (потенциала) в рамках служебных обязанностей, а иногда и вне их, расширение области полномочий
Процессуальные теории мотивации
Теория равенства (С. Адамс)	В процессе трудовой деятельности работники организации  субъективно определяют отношение получаемого вознаграждения к затраченным усилиям и затем соотносят его с вознаграждением других рабочих, выполняющих аналогичную работу.	В отделе розничных продаж используется принцип «прозрачности» при выплате вознаграждения. Все работники отдела обладают информацией относительно того, за что получают вознаграждение они и их коллеги. Такая «прозрачность» в работе позволяет менеджерам отдела продаж стремится к лидеру, тем самым поднимая не только уровень своего дохода, но и прибыль предприятия в целом.
Теория ожидания В. Врума	Зависимость мотивации от двух моментов: как много человек хотел бы получить и насколько возможно для него получить то, что он хотел бы получить, в частности, как много усилий он готов затрачивать для этого.	В отделе продаж заработная плата на прямую зависит от того, насколько качественно сработал сотрудник – зарплата  менеджера отдела продаж состоит из оклада и процента от суммы исполненного заказа
Теория справедливости Портера-Лоулера	Люди субъективно оценивают вознаграждение к затраченным усилиям, и ощущение, что кто-то другой отмечен больше и лучше, чаще всего начинают снижать интенсивность работы.	В виду того, что для каждого менеджера по продажам предоставлены равные условия (оклад+%) начальник отдела продаж не завышает (принижает) работу сотрудника, а оперирует итоговым результатом деятельности отдела

 

Вывод: Содержательные теории особое внимание уделяют анализу факторов, лежащих в основе мотивации. Процессуальные теории мотивации рассматривают проблему с другой точки зрения. Они не отвергают мотивирующую роль потребностей, но фокусируются на том, что заставляет человека прилагать усилия для достижения целей.

К способам побуждения работников отдела продаж в организации можно отнести заработную плату, состоящую из оклада и процента от стоимости завершенной сделки, поощрения сотрудников в виде похвалы, организация корпоративных мероприятий, использование принципа «прозрачности» в работе отдела, поощрение инициативы и возможность карьерного роста, а также лояльное отношение к каждому сотруднику.

5.4. Функция «Контроль»

В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Основные виды контроля в организации ООО «СБК СИСТЕМА» в отделе продаж:

• Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (на уровне кадровой службы: анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (на уровне финансово-экономического отдела: составление бюджета) и материальным ресурсам (на уровне управленческого учета: выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
• текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь (подведение еженедельных итогов деятельности отдела продаж, формирование отчета о деятельности отдела и доходов фирмы);
• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность (Формирование отчета генеральному директору ООО «СБК СИСТЕМА» о деятельности отдела продаж по структурно: менеджер-клиенты менеджера-стоимость заказа-выполнено заказов на сумму-количество заказов в работе на сумму. Итоговые данные по всему отделу).

Вывод: Функцию контроля в отделе продаж анализируемого предприятия выполняет начальник отдела продаж и генеральный директор фирмы непосредственно. Цель контроля за деятельностью отдела – формирование сводных данных о работе отдела продаж, ведение управленческого учета деятельности отдела продаж и организации в целом, возможность проектирования будущих изменений в направлении деятельности отдела продаж.   
6. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СВЯЗУЮЩИХ ПРОЦЕССОВ В УПРАВЛЕНИИ

6.1. Связующий  процесс «Коммуникации»

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

 В отделе продаж  используются различные типы  коммуникаций: вертикальная, горизонтальная, вербальная, невербальная.

Анализ выполнения данной функции в отделе продаж можно кратко представить в виде таблиц 6.1.1. и 6.1.2.

Анализ выполнения функции «Коммуникации» в отделе розничных продаж

Таблица 6.1.1.

	Коммуникационный процесс
Деятельность отдела	Отправитель	Сообщение	Информациионный канал	Получатель
1	2	3	4	5
Анализ положения компании на рынке спецодежды	Менеджер отдела	Отчет по анализу	Электронная почта	Начальник отдела
Организация розничных и оптовых продаж спецодежды и сопутствующих товаров	Менеджер отдела	заявка на отгрузку; заявка на пошив; отчет о резервировании	1С:УПП 8.2	Сотрудники отдела сбыта, закупок

 

Продолжение таблицы 6.1.1.

1	2	3	4	5
Анализ потребительского рынка спецодежды и сопутствующих товаров	Менеджер отдела	Отчет по анализу	Электронная почта	Начальник отдела
Формирование клиентской базы	Менеджер отдела	Реестр клиентов по менеджеру	1С: УПП 8.2	Начальник отдела, бухгалтер
Контроль документооборота в области продаж	Менеджер отдела	Отчет по продажам, пакет документов	1С: УПП 8.2, почтовая посылка	Начальник отдела, бухгалтер
Участие в специализированных выставках	Менеджер отдела	Отчет о проделанной работе по подготовке к выставке	Информационное письмо; электронная почта; Устный доклад	Начальник отдела, генеральный директор, бухгалтер

 

 

Анализ помех на пути движения информации в отделе розничных продаж

Таблица 6.1.2.

Деятельность отдела	Помехи на пути движения информации	Способы преодоления помех
1	2	3
Анализ положения компании на рынке спецодежды	Большой объем информации	Передача информации «дозированным» способом
Организация розничных и оптовых продаж спецодежды и сопутствующих товаров	Большой объем информации	Передача информации с сопутствующим телефонным звонком адресату
Анализ потребительского рынка спецодежды и сопутствующих товаров	Перегрузка информационных каналов	Передача информации «дозированным» способом, налаживание обратной связи
Формирование клиентской базы	Семантические барьеры	Использование понятных значений используемых слов, налаживание обратной связи
Контроль документооборота в области продаж	Большой объем информации	Передача информации с сопутствующим телефонным звонком адресату
Участие в специализированных выставках	Большой объем информации	Передача информации «дозированным» способом, группировка данных (финансовые затраты, линейка спецодежды и сопутствующих товаров для выставки, выбор PR направления и т.д.)

 

 

Вывод: В связи с тем, что предприятие ООО «СБК СИСТЕМА» поставляет продукцию по все России, имеет большой документооборот, то все коммуникации оптимизированы, все действия сотрудников отдела продаж налажены в соответствии с бизнес-процессом данного отдела. Для удобства все информация разбивается на сектора (отчеты, журналы документов). Доступ к данной информации разграничен или выбирается самим отправителем согласно иерархии.

6.2. Связующий  процесс «Принятие решений»

Осуществление любой деятельности человека связано с принятием решений, которые предшествуют действиям. Даже простейшим действиям человека (встал, взял какой-либо предмет и т.п.) предшествуют принимаемые человеком решения об их осуществлении. Правда, поскольку простые действия часто являются очевидными и промежуток времени между решением и его осуществлением очень мал, решение практически сливается с действием и не осознается в качестве самостоятельного.

Решение – это предписание к действию с целью разрешения проблемы.

Принятие решения – выбор определенного действия из множества возможных вариантов (альтернатив). В простейшем случае это выбор из двух альтернатив: действовать или не действовать. Управленческая работа обязательно связана с принятием решений. Необходимость принятия решений пронизывает все действия все действия руководителя по управлению организацией от формулирования целей до их достижения. Руководителям приходится анализировать многочисленные варианты потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие. Чтобы организация могла эффективно работать, руководитель должен постоянно осуществлять правильные выборы из возможных вариантов.

Менеджер выбирает направления действий не только для себя, но и для организации других работников. Управленческие решения могут сильно влиять как на общее финансовое состояние организации, так и на многих людей, работающих в данной организации и вне ее. Поэтому руководитель, как правило, не может принимать непродуманные решения.

Анализ выполнения данной функции в отделе продаж можно кратко представить в виде таблицы 6.2.1.

 

 

Анализ выполнения функции «Принятие решений» в отделе продаж

Таблица 6.2.1.

Деятельность отдела	Подход к принятию решений	Вид принимаемого решения	Факторы, влияющие на процесс принятия решения
1	2	3	4
Анализ положения компании на рынке спецодежды	Решение на основе суждений и прошлого опыта	Незапрограммированные решения	Информаци-онные ограничения
Анализ потребительского рынка спецодежды и сопутствующих товаров	Решение на основе суждений и прошлого опыта	Незапрограмми-рованное решение	Информаци-онные ограничения
Контроль документооборота в области продаж	Решение на основе суждений	Запрограммированные решения	Поведенческие ограничения
Участие в специализированных выставках	Рациональный	Незапрограммированные решения	Личностные оценки руководителя