Организация управления проектами

     Процессы  анализа исполнения предназначены  для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

     Процессы  анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

     К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны  с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

     анализ  сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

     анализ  стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

     анализ  качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

     подтверждение целей- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

     Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

     оценку  исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

     анализ  ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

     В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации  процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью  своевременного внесения изменений  и предотвращения споров и ряд  других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

     В результате анализа либо принимается  решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее  плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий

     Процессы  управления

     Управление  исполнением проекта - это определение  и применение необходимых управляющих  воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта  происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

     Итак, процессы управления предназначаются  для определения, согласования и  внесения необходимых изменений  в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями  и инициируются процессами анализа.

     К основным процессам управления, встречающимся  практически в каждом проекте, относятся:

     общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.

     управление  ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

     управление  целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

     управление  качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

     Среди вспомогательных процессов управления отметим:

     управление  рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

     управление  контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

     Процессы  завершения

     Завершение  проекта сопровождается следующими процессами:

     закрытие  контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.

     административное  завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

     1.3 Организация управления  коммуникациями проекта.

     Процессы управления коммуникациями.

     Управление  коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки). Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта. Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

     Планирование  системы коммуникаций.

     Для изучения потребностей и описания структуры  системы коммуникаций обычно требуется  следующая информация: Логическая структура  организации проекта и матрица ответственности. Информационные потребности участников проекта. Физическая структура распределения участников проекта. Внешние информационные потребности проекта.

     Технологии  или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется: Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания Доступностью технологий. Квалификацией и подготовленностью кадров.

     План  управления коммуникациями включает в себя: План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения. Расписание и частота взаимодействий. Метод внесения изменений в план коммуникаций.

     В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более  или менее формализован, детализирован  или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной  частью плана проекта.

     Оценка  и отображение  прогресса.

     Процессы  сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

     Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ, рассмотренных в Главе 19, подразумевают использование компьютера. В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, расчет графика по методу критического пути, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

     В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для создания информационной системы управления проектом.

     Сбор  и распределение  информации.

     В рамках проекта существует потребность  в осуществлении различных видов коммуникаций: Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.); Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения); Письменные и устные; Вертикальные и горизонтальные.

     Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

     Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

     Автоматизированные  методы предусматривают использование  компьютерных технологий и современных  средств связи для повышения  эффективности взаимодействия.

     Компьютерные  средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения групповой работы - группового ПО (groupware) и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи.

     Документирование  хода работ.

     Основные  промежуточные результаты хода работ  должны быть формально задокументированы.

     Документирование  результатов хода работ включает в себя: Сбор и верификацию окончательных данных; Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ; Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

     Компьютерные  системы ведения электронных  архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

       Управление коммуникациями и информационные технологии.

     Итак, большинство коммуникационных процессов  в рамках проекта подразумевают  использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

     Создание  и расчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики "сетевого планирования", был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

     Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами  и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.

     Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению  их мощности и снижению стоимости, а  также с появлением недорогих  пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали доступны более широкому кругу организаций.