Организация управления проектами

     Завершающий (completer) - поддерживает в команде настойчивость в достижении цели, активно стремится отыскать работу, которая требует повышенного внимания, и старается, насколько возможно, избавить команду от ошибок, связанных как с деятельностью, так и с бездеятельностью. Такой человек играет доминирующую роль во время тестирования системы на завершающей фазе жизненного цикла проекта, однако его роль на более ранних фазах тоже важна. Команде необходимо время от времени (а еще лучше каждый день) напоминать, что они не делают себе карьеру на всю жизнь, а всего лишь участвуют в проекте с жесткими сроками и промежуточными контрольными точками, которые необходимо достигать вовремя, чтобы не провалить проект.

     1.5 КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

     Потребность в системе управления проектами

     Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке  лишь при условии постоянного  развития и адаптации под изменяющиеся условия ведения бизнеса. А это  означает, что руководство компании, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с соответствующими управленческими проблемами - как спланировать работы во времени и успеть к определенному сроку, какие потребуются ресурсы, сколько ресурсов и когда именно, сколько это будет стоить, когда мы должны платить и когда нам. И это только несколько из огромного моря каждодневных вопросов. Все эти вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.

      Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие, повторяющиеся без изменения операции и проекты, направленные на достижение определенных целей в рамках временных и бюджетных ограничений. В современной организации трудно найти сотрудников, исполняющих фиксированный объем работ. Текущая рабочая загрузка большинства сотрудников меняется в зависимости от проектов, в которых они участвуют. Любую деятельность нужно планировать и контролировать.  
 

Рис.2. Обобщенная схема позиционирования проекта  по отношению к структуре организации.

     На  рисунке 2. показана обобщенная схема  позиционирования проекта по отношению  к структуре организации. В представленном на рисунке варианте проекты осуществляются организацией параллельно с основным процессом производства. Отметим, что существуют области деятельности, где реализация проектов является основным видом организации работ (например, строительная индустрия, уникальное, штучное производство, разработка информационных систем). Крупные проекты могут планироваться и осуществляться в рамках нескольких организаций.

     Точное  формулирование целей и эффективное  их достижение являются залогом успешного  развития любой компании. Преуспевающая  компания сегодня - это компания, успешно  реализующая проекты.

     Наиболее  часто называемые причины неудач реализации проектов:

• недостаток ресурсов;
• нереальные сроки;
• ошибки формулирования целей;
• несплоченность команды проекта;
• недостаточно детальное планирование;
• неэффективное взаимодействие внутри проекта;
• изменение целей в ходе проекта;
• конфликты между целями проекта и интересами подразделений организации.

     Система управления, ориентированная на управление неизменными технологическими процессами, не обеспечивает менеджера необходимой  информацией, когда требуется планирование и управление проектами.

     Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно  повысить эффективность реализации проектов.

     В основе методов планирования и управления проектами лежит предположение, что всю деятельность можно разбить  на небольшие, поддающиеся контролю задачи. И тогда всю формальную информацию, используемую менеджером, можно свести к информации о задачах, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей, и ресурсах, которые потребуются для выполнения этих задач. Система управления проектами (УП) содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Рассматриваемые как группа связанных методов, они являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ, и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

     Система управления проектами представляет собой организационно-технологический  комплекс методических, технических, программных  и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.

     Тщательно составленная информационная модель предоставляет  руководству и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей.

     Информационная  модель проекта, разработанная на начальной  стадии планирования, подвергается в  дальнейшем переработке в процессе его реализации. Таким образом, базовые  методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

     Основные  преимущества использования информационной системы для управления проектами  включают:

• централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
• возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
• возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме;
• возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.

     Функции программного обеспечения для календарного планирования

     Как правило, универсальные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

• средства визуального проектирования структуры работ проекта,
• средства планирования по методу критического пути,
• средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),
• некоторые возможности стоимостного анализа,
• средства контроля за ходом исполнения проекта,
• средства создания отчетов и графических диаграмм,
• средства организации групповой работы.

     Набор базовых функциональных возможностей систем данного класса представлен  в таблице 2.

     Программное обеспечение для управления проектами  традиционно разделяется на профессиональные системы и системы для массового пользователя.

     Профессиональные  системы предоставляют более  гибкие средства реализации функций  планирования и контроля, но требуют  больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.  

Таблица 2. Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

     Даже  дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач  и использующих тысячи видов ресурсов. Основные различия между системами проявляются в реализации функций ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля.

     Пакеты календарного планирования - решение для всего  предприятия

     Только  сейчас, в конце 90-х, у менеджеров появились системы управления проектами, которые предлагают простой доступ к информации о множестве одновременно выполняющихся проектов. Системы управления проектами перестали быть лишь средством создания и оптимизации модели проекта, они превращаются в ядро сбора и обработки данных о проекте в режиме реального времени. Два технологических преимущества сделали все это доступным:

     открытый  доступ - операционная среда, позволяющая автоматически осуществлять обмен данными между системами управления проектами и другими типами приложений. Если данные хранятся в базах данных (БД), как это делается в системах сетевого планирования, открытый доступ может осуществляться с помощью ODBC;

     "клиент-серверная"  SQL-архитектура - децентрализованная, гибкая архитектура, позволяющая множеству пользователей совместно использовать ресурсы, согласовывать расписания в рамках всего предприятия и приводить данные проектов в соответствие с другими корпоративными данными.

     Эти два преимущества основательно изменили системы управления проектами и соответственно возможности организации эффективного управления проектами.

     Внедрение единой системы управления проектами  в организации, как правило, требует: стандартизации и взаимной увязки управленческих процессов и информационных потоков как по стадиям реализации проектов, так и по уровням принятия решений, интеграции системы управления проектами с другими корпоративными информационными системами.

     Возможности эффективного внедрения системы  управления проектами во многом зависят от возможностей настройки пакета на специфические показатели конкретных проектов, гибкости средств обмена данными, возможностей стандартизации управленческой среды и обеспечения групповой работы с данными проекта.

     Microsoft Project 98 и Time Line 6.5 - недорогие пакеты управления проектами, просты в использовании, доступны для новичков и непрофессионалов. Содержат базовые возможности, позволяющие осуществлять достаточно гибкое планирование и управление людскими ресурсами, поддерживают несложное многопроектное планирование и контроль.

     Project 98, как и следовало ожидать, один из лидеров по возможностям объединения участников проекта средствами электронной почты или интранет. При описании ресурса для каждого исполнителя может быть указан адрес его электронной почты. Тогда для рассылки информации о работах по исполнителям достаточно выполнить команду TeamAssign, а для запроса информации о состоянии работ - команду TeamStatus. Информация о работах проекта может сохраняться в формате HTML и публиковаться на внутреннем Web-сервере. Кроме стандартных форматов файлов Microsoft Project: MPP и MPX, пользователь теперь может сохранить информацию о проекте в форматах ODBC, Excel и Access 8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все данные о проекте в структуре доступной как из Project 98, так и из Access 8.0.