Организация управления проектами

     Что касается Time Line, то система позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных. Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS Project, Time Line 1.0 for Windows), базами данных (dBASE) и электронными таблицами. Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE, поддерживает макроязык Symantec Basic.

     Однако, возможности дешевых систем, к  которым относятся MS Project и Time Line, не позволяют в полной мере реализовать режим многопользовательской работы с информацией проекта, поскольку не обеспечивают режим распределенного ввода данных и системы ограничения доступа к данным.

     Open Plan Professional (Welcom Software) - представитель класса профессиональных систем. Одним из основных отличий системы являются мощные средства ресурсного и стоимостного планирования, которые позволяют значительно облегчить задачу нахождения наиболее эффективного распределения ресурсов и составления их рабочего расписания. Кроме того, пользователями интегрированной системы управления проектами организации являются как профессиональные менеджеры, осуществляющие согласование и оптимизацию планов проектов, анализ рисков, прогнозирование и т.д., так и участники проектов, выполняющие сбор, уточнение и актуализацию данных, готовящие отчеты. Если для профессионалов важна мощность и гибкость предоставляемых системой функций планирования и анализа состояния проектов, то для остальных пользователей важней простота и прозрачность системы. Только Open Plan обеспечивает сегодня как полную интеграцию между профессиональной и "настольной" версиями системы, так и открытость для обмена данными с внешними приложениями.

     Open Plan поставляется в двух вариантах – Professional и Desktop – каждый из которых отвечает различным потребностям исполнителей, менеджеров и других участников проекта. Обе версии работают с одной базой данных - нет необходимости в обмене данными. Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.  

Рис. № 3. Схема использования Open Plan.

      К основным преимуществам Open Plan относится то, что он может работать с данными любого профиля, имеющими отношение к жизнедеятельности предприятия. Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с разнообразными базами данных благодаря объектно-ориентированной и клиент-серверной архитектуре. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам данных. Пользователь может выбрать в каком формате хранить данные по проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase).

      Open Plan обеспечивает ограничение доступа к данным проекта, позволяя предоставлять различные права на доступ к определенным данным, делая их доступными ограниченному кругу лиц и регулируя их совместное использование. Средство "Директор управления проектами", встроенное в Open Plan, позволяет упорядочить применение стандартных элементов проектов и процедур. В Open Plan предлагается 65 моделей, построенных на базе руководств PMI (Института Проектного Менеджмента, США), которые можно настроить для создания документов, отвечающих требованиям C/SCSC и ISO стандартов.

 

     2.Разработка СУПЕРПРОЕКТА.

     Описание  СУПЕРПРОЕКТА.

           Попробуем составить  свой проект, который бы отвечал  всем тем критериям и условиям описанным в первой части моей работы. Для отличия его от всех остальных назовем его СУПЕРПРОЕКТОМ  по приготовлению завтрака. Несмотря на шутливое название в нем будут включены практически все разделы настоящего, взрослого проекта.

     Цель  проекта – приготовить вкусный и питательный завтрак.

     Конечный  результат – завтрак, вареного яйца, тоста и апельсинового сока.

     Критерий  успеха – используются минимальные трудовые ресурсы и срок. Конечный продукт имеет высокое качество (яйцо свежесваренное, тост теплый, сок холодный).

     Задачи – Проект начинается на кухне в 6:00 и завершается в спальне. Требуется один оператор и обычное кухонное оборудование.

Рисунок 1. Декомпозиция работ по “суперпроекту”

     Оценка  сроков и ресурсов

     На  следующем этапе планирования необходимо определить, сколько времени и  ресурсов потребуется для выполнения нашего проекта. У нас будут лишь примерные данные. Можно сказать, что точность оценок отражает желание менеджера проекта тратить время и деньги на получение необходимых данных. Ниже в таблице приводятся оценки затрат труда и времени на выполнение нашего суперпроекта. Оценки могут показаться щедрыми, но следует учитывать время дня и состояние оператора. 

Таблица 2. Оценка затрат труда и времени на выполнение суперпроекта.

Работа	Трудозатраты (человеко-минуты)	Время
Намазать  тост маслом	1	1
Налить  апельсиновый сок	1	1
Сварить яйцо	0	4
Порезать  хлеб	1	1
Налить  в кастрюльку воды	1	1
Вскипятить  воду	0	3
Поджарить хлеб	0	2
Поставить на поднос тарелки и приборы	1	1
Отнести поднос с завтраком	1	1

 

     Точность  оценок зависит от уровня неопределенности проекта. Неопределенность заставляет пользоваться кривой вероятности. Чем выше риск, тем шире распределение. Оценки бывают оптимистичными, наиболее вероятными и пессимистичными. 
 

     Выявление отношений  и зависимостей

     Связь работ проекта между собой  определяется логикой проекта. Некоторые  действия должны выполняться в определенном порядке. Например, при строительстве здания сначала закладывается фундамент, затем возводятся стены, а уж потом кроется крыша. Эти работы имеют зависимое или серийное взаимоотношение. Другие работы не связаны друг с другом. Строительство бани не зависит от разбивки огорода. Эти две работы имеют независимые или параллельные отношения.

     В таблице выше перечислены работы нашего суперпроекта. При ближайшем  рассмотрении видно, что одни работы должны следовать за другими. Нельзя “сварить яйцо”, не “наполнив водой кастрюльку” и не “вскипятив воду”.

     Логический  анализ перечисленных работ позволяет  выявить две последовательности следования работ друг за другом.

• Нарезать хлеб – Поджарить хлеб – Намазать хлеб маслом
• Налить воду в кастрюльку – Вскипятить воду – Сварить яйцо

     Обе эти последовательности должны быть выполнены до работы “отнести накрытый поднос в спальню”.

     Оставшиеся  работы – “налить апельсиновый сок”, “расставить тарелки и  приборы” могут быть выполнены в  любое время, при условии, что будут завершены до выполнения работы “отнести накрытый поднос в спальню”. Теперь мы можем представить наш суперпроект в следующем виде. 

     Рисунок 3. Последовательность работ по “суперпроекту”.

     Итак, работы изображены в виде блоков времени, длина которых пропорциональна оценочной продолжительности выполнения работы. Видно, что всю работу можно выполнить за девять минут.

     Некоторые работы имеют запас времени (они  называются работами с резервом времени или плавающими работами). Резерв времени на рисунке показан пунктирными линиями. Последовательность “Налить воду – вскипятить воду – сварить яйцо – отнести в спальню” не имеет запаса времени, не может “плавать” по временной шкале и поэтому называется критическим путем проекта. Если любая работа этой последовательности продлится дольше запланированного времени, то сдвинется весь срок выполнения проекта.

     Выявление ограничений

     После того как сделаны оценки времени  и трудозатрат, установлены взаимоотношения  и зависимости, можно переходить к сравнению потребностей проекта с наличными ресурсами. Существуют два фундаментальных подхода:

     Ограничение по ресурсам – при планировании учитываются только имеющиеся в распоряжении ресурсы. В результате, завершение проекта может сдвинуться по времени.

     Планирование  с ограничением по ресурсам используется, когда проектная организация применяет собственные высокоспециализированные сборочные и испытательные сооружения.

     Ограничение по времени – главный приоритет – завершение проекта точно в срок. После использования накопленных ресурсов привлекаются дополнительные “пороговые” ресурсы.

     Вернемся  к нашему суперпроекту. Какое влияние  на наш прекрасный план оказывают  ресурсы?

Рисунок 4. Оценка трудозатрат по “суперпроекту” 

      Каждая  из четырех работ, запланированных  в начале, (налить сок, нарезать хлеб, наполнить водой кастрюльку, накрыть поднос) потребляет трудовые ресурсы. Из приведенной выше схемы видно(рисунок 4), что у нас возникает проблема с ресурсами, поскольку, по определению, в нашем распоряжении находится только один трудовой ресурс, а нам надо бы иметь не меньше четырех человек.

       Однако проблема с трудовыми ресурсами  может быть легко решена, если учесть, что некоторые работы имеют резерв времени и их можно сдвинуть. Таким  образом, у нас получается план, представленный ниже. 

     Рисунок 5. Оптимизация трудозатрат по “суперпроекту”.

     Все, что нам необходимо было сделать, это сдвинуть приготовление тоста  на 1 минуту и использовать время  поджаривания хлеба и кипячения  воды для того, чтобы налить в  стакан сок и накрыть поднос.

     Выбор варианта

     Какой же вариант выбрать? Ограниченный по времени или ресурсам? Выбор не всегда легок, особенно в крупных  и сложных проектах. Иной вариант  можно выбрать только с использование  специального программного обеспечения.

     Если  мы еще раз взглянем на наш проект, то увидим, что он не выдерживает критики с точки зрения “высокого качества”. К тому моменту, когда яйцо сварится, тост уже остынет. Наш план необходимо оптимизировать, обеспечив, чтобы к моменту готовности яйца тост оставался горячим. Такой проект показан на следующем рисунке.

Рисунок 12. Оптимизация  “суперпроекта” по качеству

           Как мы видим разработка даже такого простого проекта, выливается в довольно сложную проблему, со множеством данных и операций над  ними.

           В реальной жизни, разработка проектов например, инвестиционного требует в сотни раз большего объема вычислений. Требуется не один день, а то и месяцев для составления и доводки мероприятий, причем целой группой квалифицированных специалистов.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

           В заключении хотелось бы отметить, что в мировой практике разработка проектов основанная на научных методах поставлена на поток. Множество примеров мы можем увидеть в СМИ. Как уже отмечалось ранее новый качественный скачек дает применение современных компьютерных систем, позволяющих автоматизировать не только разработку документации проекта, но и также производить мониторинг процесса воплощения проекта в жизнь.

           Но есть положительные  сдвиги в этой отрасли экономической  мысли и в нашей стране. Например на Московском машиностроительном производственном предприятии «Салют» началось внедрение системы управления проектами.

           На Пермском предприятии  ОАО «Протон – ПМ» также  уже два года действует новая  компьютерная система учета и  хранения, а также движения в производственном цикле узлов. Она уже приносит свои плоды. Увеличилась эффективность управления производством, она позволяет правильно рассчитывать срок поступления комплектующих на сборку, т.е. более правильно и с наибольшей эффективностью устанавливать производственное задание цехам. Это позволило дополнительно разместить заказ на изготовление и сборку некоторых узлов для газоперекачивающих установок. Что соответственно повысило прибыль предприятия.

     Понятия проект и управление проектами связаны  с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами все еще связывают с крупными проектами, такими как запуск межпланетной станции, разработка нового вида вооружений или строительство атомной электростанции. Однако, даже в организациях ориентированных на серийное производство реализация проектов составляет значительную часть деятельности.