Оргшанизация труда специалистов и руководителей на предприятии

   При рассмотрении  вопроса организация  рабочего  места необходимо учитывать следующие  моменты:

  1. Внутренний объем  и форма кабинета. В зависимости  от ранга руководителя приемлемая  площадь будет от 20 до 50 м и  высота кабинета минимум 3,5 м.  Форма кабинета также имеет  большое значение, так как рабочий  кабинет руководителя не просто  место, где он непосредственно  работает, но и, как правило,  место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее  рациональной является прямоугольная  форма кабинета с соотношением  сторон 1:2;

2. Мебель. Здесь необходимо  учитывать  следующие моменты: 

   2.1. Антропометрические  показатели (имеется  ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

  2.2.Обеспечение  удобного  положения тела человека, что  создает условия для меньшей  утомляемости, хорошего зрительного  восприятия, свободы движения и  другого;

2.3.Рациональная  планировка  и компоновка мебели;

2.4.Мебель должна  выглядеть  эстетично.

3.Оборудование. Для нормальной  работы руководителя  необходимо  иметь:

  3.1 .Канцелярские  принадлежности.

  3.2.Два  телефона. Один  телефон должен  быть внутренний (имеется в виду телефон для  связи внутри организации), а другой  для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для  выхода за пределы организации)  по возможности должен быть  таким, что на звонок по нему  должен отвечать сначала секретарь,  а если необходимо переключать  звонок на руководителя. Это позволит  меньше отвлекать руководителя.

 

   3.3.Компьютер.  В  настоящее время без компьютера  нельзя представить нормальной  работы руководителя. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать  информацию, в-третьих, он позволяет  быть в курсе дел на предприятии  и многое другое. Но здесь необходимо  учитывать, что полностью воспользоваться  возможностью компьютера можно  только при наличии: хорошего  программного обеспечения, выхода  на компьютерные сети и что  самое главное наличие компьютерной  сети внутри организации.

  3.4. Ежедневник. Необходимая  вещь, позволяющая руководителю  не забывать назначенные встречи  или другую полезную информацию.

4.Цветовое  оформление  кабинета. Цветовые тона  должны  быть не резкими, мягкими. Цвета  лучше выбирать из светлых  тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют  снижению утомляемости, но и увеличивают  объем кабинета. Важно также, чтобы  все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны  для здоровья.

   Для поддержания  нормального микроклимата применяются  кондиционеры, лучистые источники  тепла. Для снижения солнечного  света можно повесить на окна  жалюзи.

  Отметим некоторые  особенности. Весь кабинет   делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее  место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный  столик, диван и одно, два комфортабельных  кресла.

   Рабочий стол должен  быть больше обычных столов. Рабочая  поверхность стола должна быть  твердой и гладкой, преимущественно  из дерева. Не следует покрывать  стол стеклом, так как его  блестящая поверхность вредно  действует на зрение. На приставке  (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 -3 посетителей.

     Стол  для  совещаний должен быть рассчитан   на определенное количество человек  (как  правило, количество участников  конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг  стола для конференции не должны  быть слишком комфортабельными  или неудобными. Оптимально - обыкновенные  стулья с мягким сиденьем.

   Зона  отдыха предназначена  для неофициальных  приемов  и отдыха руководителя.

  3.3.Структуры рабочего  времени руководителей и специалистов, выявление причин его потерь.

   Фотография рабочего  времени, применяется для установления  структуры его затрат на протяжении  запланированного периода наблюдений. При этом изучение затрат рабочего  времени производится путем наблюдения  и замеров всех без исключения  затрат времени в порядке их  фактической последовательности. Фотография  рабочего времени проводится  специально выделенным лицом,  она может быть сплошной (т.  е. в течение всего рабочего  дня) или выборочной. В последнем  случае изучают затраты рабочего  времени по отдельным функциям (видам работ), в том числе повторяющимся,  а также по отдельным периодам (циклам) работ.

Таблица… Наблюдательный лист фотохранометража рабочего дня председателя СПК.

Категория работников: Руководитель

Форма оплаты труда: Повременная

Рабочий день: Восьмичасовой

                   Учет рабочего времени

№ п\п	Элементы рабочего времени			Текущее  время					Продолжи-тельность		Шифр		Примечание
1	2			3		4		5	6		7		8
1	Начало наблюдения			8		00		00	-		-
2	Обслуживание рабочего места			8		15		00	15 мин.
3	Проведение оперативного совещания с руководителями подразделений			8		46		00	31 мин.
4	Перерыв организационн- технического характера			9		00		00	14 мин.
5	Прием граждан по личным вопросам			11		25		00	2часа 25 мин.
6	Работа с документацией			12		00		00	35 мин.
7	Регламентированный перерыв  на обед			13		00		00	1 час
8	Подготовка к проверке организации труда на животноводческих фермах			13		35		00	35 мин.
9	Ожидание транспорта			13		41		00	6 мин.
10	Время в пути			14		05		00	19 мин.
11	Ожидание руководителя структурного подразделения			14		10		00	5 мин.
12	Проверка фермы дер.Каменный Лог			14		35		00	25 мин.
13	Подведение итогов проверки фермы дер.Погири			14		45		00	10 мин.
14	Доведение замечаний и  предложений по организации труда  до руководителей структурных подразделений			14		55		00	10 мин.
15	Время в пути			15		20		00	25 мин.
16	Проверка состояния трудовой дисциплины на ферме дер. Мур. Ошмянка			15		45		00	25 мин.
17	Подведение итогов проверки			15		50		00	5 мин.
18	Доведение замечаний и  предложений по организации труда  до руководитеолей структурных плдразделений			16		05		00	15 мин.
19	Время в пути			16		30		00	25 мин.
20	Прибытие в административное здание СПК, рабочая беседа с главным  бухгалтером			16		35		00	5 мин.
21	Работа с документацией, состовление рабочего плана на предстоящий день			16		50		00	15 мин.
22	Выдача распоряжений секретарю  СПК на предстоящий день			16		55		00	5 мин.
23	Подготовка к убытию с  места работы			17		00		00	5 мин.
24	Конец наблюдения			17		00		00	-
		ИТОГО	-		-		-		8 часов	-		-

 

 

 

Руководители  и специалисты  располагают определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность  рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.

   Прежде  всего необходимо  отметить, что производительность  руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.

  Руководитель  должен  тщательным образом планировать   свой рабочий день. Для этого  лучше всего подходят графики  работы. В таких графиках сразу  отводиться определенное время  в течение дня на выполнение  каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний  в 9°° продолжительностью 15 минут,  прием посетителей с 13°° до 14°° и т.д. Оставляется резерв  времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является  строго обязательным, но помогает  рационально спланировать рабочее  время. Руководитель должен постоянно  контролировать, как выполнены запланированные  задачи, а также делать анализ  использования рабочего времени  и узнать, не теряется ли оно  по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше  узнает самого себя, в дальнейшем  сумеет сосредоточиться на решении  важнейших задач и сможет не  просто работать, а достигать  высоких результатов.

   Рабочий день у  руководителя начинается по-разному  в зависимости от сезона. В  своем кабинете он находится  до обеда. Вначале рабочего  дня он отдает распоряжение  всем специалистам, проверяет их  результаты прошедшего дня. После  чего рассматривает входящие  и исходящие документы.

 

    Телефон — важное  средство эффективности  управленческого  труда, оперативного делового  общения. Но при неправильном  пользовании им именно телефон  становится источником потерь  рабочего времени. На телефонные  переговоры тратится от 4% до 27% рабочего  времени.

   Все телефонные  звонки должны проходить через  секретаря, который перенаправляет  звонки в то или иное подразделение  и переключает на руководителя, если звонки предназначены для  него. Это позволит сэкономить  время руководителя. Час его рабочего  времени уходит на прием посетителей.

 

Причины нерационального  использования рабочего времени, так  называемые «поглотители» времени:

-  нечеткая постановка  цели.

- отсутствие приоритетов  в делах.

- попытка слишком много  сделать за один раз.

- отсутствие полного представления  о предстоящих задачах и путях  их решения.

- плохое планирование  трудового дня.

-личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

- недостаток мотивации  (безразличное отношение к работе).

- поиски записей, памятных  записок, адресов, телефонных, номеров.

- недостатки кооперации  или разделения труда.

- отрывающие от дела  телефонные звонки.

- незапланированные посетители.

- неполная, запоздалая информация.

- затяжные совещания.

- недостаточная подготовка  к беседам и обсуждениям.

- отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

- чрезмерность деловых  записей.

- синдром «откладывания».

- длительные ожидания (например, условленной встречи).

- спешка, нетерпение.

- слишком редкое делегирование  (перепоручение) дел.

- недостаточный контроль  за перепорученными делами .

   Выше были рассмотрены  основные часто встречающиеся  проблемы, которые в основном  носят универсальный характер, то  есть могут появиться у любого  человека, занимающего любую должность  в организации. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4. Пути улучшения организации труда руководителей и специалистов.

4.1. Планирование рабочего  дня и недели.

 Одним из важных  моментов рационализации затрат  управленческого труда является  его нормирование.

   Нормирование рабочего  времени характеризует одну из  сторон отношений людей в процессе  производства и приобретает с  прогрессом производства все  большее значение. Нормы затрат  рабочего времени работников  управления должны совпадать  с общественно необходимыми затратами  труда и, как таковые, служить  одним из инструментов сознательного  осуществления закона экономии  времени, повышения научного уровня  планирования во всех сферах  общественного труда.

    Рабочее время  специалистов включает затраты   его на выполнение административных, технологических, экономических,  и хозяйственных функций. Такая  классификация затрат рабочего  времени принята с целью приближения  и унификации методик исследований  фактически однородного труда  инженерно-технических работников  промышленности и специалистов  сельского хозяйства СПК «Приграничный».

  Исследования  показывают, что наибольший эффект получен  в хозяйствах, где у специалистов  время на выполнение отдельных  функций распределено следующим  образом: у агрономов - на административные  функции - 10%; технологические- 55, экономические  - 25 и хозяйственные - 10%; у экономистов  соответственно -10,15,10,15%; у зооинженеров - 5,60,15%; инженеров -15,50,20,15%.

  Агрономы, к примеру,  должны уделять планированию 8 - 10% рабочего времени, разработке  агротехнических мероприятий - до 20 - 25%, внедрению научных достижений  в производство - до 10-12, работе над  специальной литературой - до 10%.

 

    Зооинженеры: племенной и лечебно - профилактической работе -25-30, разработке зооинженерных мероприятий-20-25; работе над специальной литературой - 10; планированию 10-12%; инженеры: эксплуатации МТП - 25-30, ремонту мобильных и стационарных установок - 10-15%; эксплуатации и оборудованию животноводческих ферм - 20-25; материально-техническому обеспечению -10-12, организационным вопросам использования техники - 8-10%.

4.2.Улучшение  информационного   обеспечения руководителей и  специалистов.

    В современных  условиях укрепляется  связь  между сельскохозяйственными предприятиями  и их партнерами по АПК, что  в свою очередь вызывает рост  объема информации и необходимость  ее качественной переработки.  Основными недостатками в организации информационного обеспечения руководителей и специалистов сельскохозяйственных предприятий и объединений являются следующие: несвоевременность получения и передачи необходимой информации; многочисленность различной документированной и недокументированной информации; дублирование; неграмотное оформление документов; низкая квалификация работников аппарата управления в вопросах делопроизводства, неумение многих из них грамотно составлять документы; слабая механизация работ по обработке различной информации и др.

 

    Документы и  корреспонденция, в зависимости   от источника делится на: входящие  и исходящие.

 

    Исходящие документ  является своеобразной визитной  карточкой организации. Вследствие  этого все документы и вся  корреспонденция должна быть  составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих  документов находиться в ведении  секретаря. Задача руководителя  составить документ (руководитель  должен составлять только те  документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.