Сложнее дело
обстоит с входящими документами.
В зависимости от размера предприятия
растет количество корреспонденции,
и самому руководителю просто
немыслимо просматривать всю
корреспонденцию. На помощь должен
прийти секретарь или специальное
подразделение, в обязанности которых
входит:
1 .Регистрация поступающей
корреспонденции.
2.Сортировка в зависимости
от предназначения.
3.Отбор документов, которые
адресованы руководителю или
находятся в его прямой компетенции.
4.Сортировка корреспонденции
по степени важности. Наиболее
рациональным и приемлемым является
сортировка, позволяющая руководителю
сразу оценить степень важности.
Для этого можно, например, раскладывать
корреспонденцию в специальные
цветные папки. На столе у
руководителя должен стоять специальный
лоток для бумаг с несколькими
отделениями, в которые он сможет
класть корреспонденцию в зависимости
от важности, исполнителей и другого.
Руководитель, просматривая
корреспонденцию в порядке
важности, должен поставить резолюцию.
Хранить документы
в кабинете руководителя нет
никакой необходимости и поэтому
в обязанности секретаря или
специального отдела вменяется
ведение архива. Хранимые документы
должны быть классифицированы
по определенным признакам, по
которым их легко было бы
найти. С повсеместным внедрением
компьютеров задачу хранения
документов можно переложить
на них. Это сэкономит время
на их поиск и место.
Все ИТР и служащие,
руководители хозяйств должны
иметь определенный уровень знаний
в области основ информационного
обеспечения и ведения делопроизводства.
В каждом хозяйстве необходимо сокращать
число документов, не допускать их дублирования,
не загромождать документы информацией
нормативного характера.
Потоки информации
и ее объем, как показывают рузультаты,
во многом зависят от структуры управления
сельскохозяйственного предприятия. Они
значительно больше при трехступенчатой
структуре управления, чем при двухступенчатой
или цеховой. Поэтому важной мерой упорядочения
информационного обеспечения является
совершенствование организационной структуры
управления, включая четкое распределение
обязанностей, прав и ответственности
должностных работников по информационному
обеспечению процессов управления и ведению
делопроизводства. В хозяйстве всем звеньям
управления следует более широко использовать
унифицированные и стандартизированные
формы управленческой документации, различные
средства механизации и автоматизации
документационных процессов.
Значительное повышение
эффективности управленческого
труда в работе с информацией
обеспечивает рациональная организация
и оборудование рабочего места
каждого работника аппарата управления.
В информационном
обеспечении руководителей и
специалистов все большую роль
играет диспетчерская служба
сельскохозяйственных предприятий.
4.3 Механизация управленческого
труда, улучшение организации
рабочих мест и режима работы.
Труд работников
управления является творческим,
в нем переплетаются элементы
науки и искусства. Поэтому,
кроме профессиональных знаний,
хороший руководитель должен
обладать организаторскими способностями,
деловой интуицией, иметь определенный
опыт работы.
Большая роль во
внедрении науки и техники,
организации производства, в совершенствовании
планирования и управления принадлежит
не только руководителям, но
и специалистам сельского хозяйства
-агрономам, зооинженерам, инженерам, экономистам,
бухгалтерам. Совершенствование организации
труда руководителей и специалистов предполагает
как рационализацию всех управленческих
работ, так и повышение производительности
труда управленческих работников. Рационализация
работ по управлению связана, прежде всего,
с разделением и кооперацией труда.
Разделение труда
работников аппарата управления
состоит в их специализации
на выполнение определенных видов
управленческих работ, оно ускоряет
приобретение знаний, навыков и
ведет к повышению эффективности
и качества труда.
Кооперация труда
предусматривает установление рациональных
связей между органами управления
и работниками различных подразделений.
Разделение и кооперация труда
закреплены в положениях о
подразделениях сельскохозяйственных
предприятии и должностных инструкциях
работников аппарата управления.
Важным является
совершенствование управления, текущего
планирования и методов контроля.
Этому способствует организация
в хозяйствах диспетчерской службы.
Она позволяет почти вдвое
сократить рабочие переезды и
переходы, втрое уменьшить затраты
труда на сбор информации и
отчетности, значительно сократить
простои тракторов, комбайнов
и повысить их производительность.
Диспетчерская служба позволяет
сократить продолжительность рабочего
дня управленческих работников
на 15-20%.
На уровень
организации труда руководителей
и специалистов значительно влияет
информация, которая является, как
отмечалось выше, предметом труда
работников управления. Деловой
руководитель не пожалеет времени
и средств, для создания рациональной
системы информации.
Значительный удельный
вес в структуре рабочего времени
специалистов занимает время,
затраченное на работу с документами.
Для сокращения сроков прохождения
документов составляется их перечень,
определяются сроки и технология
выполнения заданий. Важно, чтобы
руководитель рассматривал и
подписывал только те документы,
которые не могут или не
имеют права подписывать подчиненные,
т.е. те, которые требуют только
его вмешательства.
При постоянно
растущих потоках документации
и объемах информации большое
внимание следует уделять механизации
и автоматизации труда работников
управления, с тем чтобы повысить его
эффективность.
Настоящая организация
труда руководителя любого ранга
возможна только на основе
личного планирования своей деятельности.
План должен составляться каждым
руководителем и специалистов
ежедневно, на неделю, месяц, год
и на более длительную перспективу. Перед
составлением плана выявляют неиспользованные
резервы времени. Личные планы руководителей
и специалистов должны быть нацелены на
решение главных задач производственной
деятельности, на нахождение способов
рационализации труда.
В индивидуальные
планы работы не следует
включать текущие, ежедневно 25-30%
рабочего времени.
Руководители
должны постоянно работать с
кадрами, совершенствовать стиль
и методы своей работы, повышать
культуру труда.
Залогом успешной
работы управленческих работников
является создание нормальных
условий труда и отдыха. Прежде
всего, необходим наиболее благоприятный
режим освещения, который обеспечивается
при освещенности не менее
300 люкс. Кроме того, на производительность
труда управленческих работников
влияет окраска помещений, шумы,
температурный режим, влажность
воздуха. Оптимальные условия
для высокой работоспособности
- температура 22С, влажность - 40
- 60%.Для этого необходимо приобрести
кондиционеры и установить их
в кабинетах. Помещения необходимо
красить в неяркие цвета с
белым или светло- серым оттенком,
потолки - в белый цвет.
4.4. Повышение эффективности
совещаний.
Каждый
день, утром руководитель проводит
планерки, конференции. Они, как
правило, носят кратковременный
характер (максимум 15 мин.) и повторяемость.
На них докладывается проделанная
работа за предыдущий день
и решается, что делать на сегодняшний
день. Основными требованиями здесь
являются краткость изложения
и максимальная информативность.
Совещания, в
противоположность планеркам, более
долговременны и не носят, как
правило, столь повторяющегося
характера. На совещаниях обсуждаются
важные вопросы и принимаются
коллективные решения. Совещание
является эффективной формой
выработки групповых решений.
От того насколько эффективно
оно проводится, зависит качество
принятых решений. Спланированные
и организованные определенным
образом совещания помогают уменьшить
потери времени и повысить
качество вырабатываемых решений.
При подготовки к совещанию
необходимо:
1. Четко и однозначно
определить тему совещания
и ее цель;
2. Определить: можно ли
за одно совещание решить несколько
вопросов;
3. Тщательно разработать
повестку дня, выбрать наиболее
целесообразную последовательность
вопросов;
4. Заранее познакомить
участников с теми фактами,
которые могут обсуждаться в
ходе дискуссии;
5. Как можно раньше
послать приглашение участникам;
6. Выбрать помещение для
заседаний (кабинет руководителя
или специальная комната) с
хорошей вентиляцией и нормальной
температурой;
7. Участникам совещания
выработать возможные решения
по предлагаемым вопросам.
Четкие планирование,
подготовка и проведение беседы
займут меньше времени, чем
случайная беседа.
Последовательность
вопросов, рассматриваемых на совещании,
необходимо спланировать, учитывая,
что в ходе совещания, в
зависимости от его продолжительности,
снижается работоспособность участников.
Так пик работоспособности наблюдается
через 15-20 мин, после начала
совещания. Затем производительность
падает и через 1,5 часа почти
полностью исчезает.
Для эффективности
деловой беседы необходимо приглашать
только тех, кто непосредственно
нужен при обсуждении вопросов.
При проведении совещаний необходимо
учитывать, что слишком большое
количество участников скажется
отрицательно на ходе совещания.
Оптимальное количество от 5 до 12
человек, в зависимости от решаемых
вопросов. Любое совещание необходимо
заканчивать протоколом совещания,
где отражается исполнители, их
действия и другая информация.
Выводы и предложения
Выражение «кадры
решают все» весьма актуально
и сегодня, что подтверждается
растущим спросом на услуги
всевозможных фирм и агентств,
кадровых служб, специализирующихся
на подборе, оценке, развитии персонала,
т.е. решении проблем управления
персоналом.
Одним из самых
существенных результатов оценки
являются рекомендации по совершенствованию
структуры и функциональной специализации
в системе управления. Дело в
том, что обычно сначала разрабатывается
или преобразуется структура
управления, затем под эту структуру
подбираются кадры. Но возможна
и другая логика; элементы структуры
формируются исходя из потенциальных
возможностей кадров. При
знании профессионально важных
и иных параметров персонала
этот компромисс достигается
не «на глазок», а на основе
существенно более точной информации.
Это, несомненно, приводит к более
эффективной организации управления
и производства и, следовательно,
повышает конкурентоспособность
СПК «Приграничный».
По результатам
анализа предприятия можно сделать
следующие выводы:
- бухгалтерская служба
организована хорошо, ее структура
соответствует потребностям предприятия,
в полной мере выполняет свои
функции;
- численность отдела соответствует
нормативу, что также подтверждает
достаточный уровень организации
труда;
- имеются упущения по
организации рабочего места и
условий труда, но их устранение
для предприятия не составит
большого труда и больших материальных
затрат;
- подбор кадров осуществлен
в соответствии с требованиями
должностных инструкций, уровень
квалификации постоянно повышается,
что характеризует данный отдел
с положительной стороны;
- существует потребность
в улучшении информационного
обеспечения бухгалтерской службы,
несмотря на то, что это связано
с материальными затратами предприятия,
это повысит производительность
и качество труда бухгалтерии.