Основные функции управления по Анри Файолю

Англичанин С.Н.Паркинсон  подробно исследовал ряд отрицательных  явлений, широко распространенных в  организационных системах. Его весьма критическая книга [7] необходима любому менеджеру, где бы он ни работал - в  государственной организации или  в частной фирме. Она поможет  избежать многих ошибочных решений, распространенных в среде управленцев.

 

Так, например, "закон Паркинсона" гласит [7, с.12]:

 

"1) чиновник (и вообще  управленец) множит подчиненных,  но не соперников;

 

2) чиновники работают  друг для друга."

 

Кроме того, "работа заполняет  все время, отпущенное на нее". Знакомый с работами Паркинсона менеджер будет  беспощадно бороться с попытками  увеличить штат управленцев и требовать выполнения работ в максимально сжатые сроки. Когда появляется претендент на работу в фирме, надо принимать решение, исходя из вопроса: "Можем ли мы без него обойтись?", а не из вопроса "Сможем ли мы использовать его способности?" Работы Паркинсона можно цитировать практически бесконечно, но пусть читатель сам ее прочтет.

 

IV. Руководство.

4.1. Команда - основа успеха.

 

Команда - это те, с кем  менеджер работает ежедневно. Высокий  профессионализм и ответственность  членов команды, слаженность их работы, взаимная поддержка обеспечивают успех. И наоборот, плохой подбор команды  может сделать беспомощным даже самого сильного менеджера. Если приказы  не исполняются, письма теряются, встречи  срываются из-за бестолковости сотрудников, которым поручено их организовать, то ожидать эффективной работы фирмы  невозможно.

 

Создание команды - одно из самых важных дел менеджера. Можно  сказать, что команда - его основной инструмент работы. Недаром, меняя место  службы, менеджер часто "перетаскивает" за собой и свою команду. Большое  значение имеет психологическая  совместимость членов команды. В  ней не должно быть случайных людей. Возникновение ссор и раздоров в  команде сильно снижает ее эффективность. Поэтому зачинщиков ссоры целесообразно  удалить из команды, даже если их профессионализм  весьма высок.

 

Менеджер должен заботиться о членах своей команды, помогать им в различных ситуациях, поддерживать положительную мотивацию по отношению  к команде, применяя как моральные, так и материальные стимулы. Команда  должна быть дружной. Однако при этом полезно поддерживать некоторую  дистанцию между членами команды, чтобы дружеские отношения не мешали деловым. Именно поэтому обычно не рекомендуют включать в команду  родственников и друзей детства, поскольку в их отношении трудно отделить деловые отношения от иных.

4.2. Распорядительство.

 

Менеджер управляет с  помощью распоряжений, приказов, которые  с помощью своей команды доводит  до всех подчиненных и добивается их выполнения. Приказы и распоряжения могут быть письменные и устные, а также доведенные до адресата с  помощью компьютера и электронной  почты. Они должны однозначно восприниматься исполнителями, быть ясными, четкими  и по возможности короткими. Иногда нужна вводная часть, разъясняющая необходимость данного приказа.

 

Важные приказы, особенно касающиеся сложных проблем, необходимо оформлять письменно. Связано это  прежде всего с тем, что каждый из собеседников запоминает разговор по-своему. Обычно в памяти остается то, что выгодно данному лицу.

 

Приказы оформляются по правилам, принятым в делопроизводстве. Необходимо помнить, что некоторые виды приказов, в частности, по кадровому составу, могут быть обжалованы в суде.

 

 

4.3. Менеджер как специалист.

 

В деятельности многих менеджеров переплетены решения управленческих и профессиональных задач. Например, главный инженер химического  завода - только менеджер, но и инженер. Главный врач больницы должен уметь  не только управлять, но и лечить. Менеджеры  такого типа должны время от времени  демонстрировать свои возможности  в профессиональной деятельности, а  проявленная ими некомпетентность сильно снижает уважение сотрудников.

 

Но есть и менеджеры, для  которых управленческие задачи отделены от профессиональных. Зачастую человек  не может быть компетентным во всех областях, к которым относится  деятельность его организации. Причина  проста - "нельзя объять необъятное". Так, ректор университета или директор крупного научно-исследовательского института  выступает прежде всего как администратор, согласующий интересы отдельных  подразделений, в профессиональной деятельности которых он разбирается  поверхностно. При этом он дополнительно  к работе менеджера обычно заведует кафедрой или отделом, выступая при  этом как профессионал.

 

Таком образом, на вопрос: можно  ли руководить тем, в чем не разбираешься, ответ - да. Но при этом надо включить высококвалифицированных профессионалов в состав команды и воздерживаться от высказываний и единоличных решений  по вопросам, в которых не разбираешься.

 

V. Координация.

5.1. Совещания.

 

Одно из основных условий  успешной деятельности организации - согласованность  действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить  друг другу, напротив, необходимо, чтобы  они дополняли друг друга и  вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных  планах. Обратим внимание на важность эффективной организации потоков  информации. Она должна быть достаточной, но не излишней.

 

Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания менеджеров. Не так легко грамотно подготовить  и провести совещание, добиться принятия полезных для работы фирмы решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог  начальника, и т.д. Это - наука и  искусство, которыми должен владеть  менеджер. Надо иметь в виду, что  хорошо разработаны и методы срыва  совещаний, превращения их в пустое времяпровождение, а также методы организации коллективного принятия решений, выгодных кому-либо лично, но не фирме [7]. Менеджер должен быть готов  к активной борьбе с подобными  поползновениями.

 

На некоторых совещаниях проводятся голосования. К настоящему времени теория голосования достаточно разработана [8], и установлено, что  результат голосования во многих случаях зависит от процедуры  голосования и методов принятия решения. Так, председательствующий может  спросить "кто за?", а может  и по другому: "Есть ли у кого возражения?". В первом случае естественно принять  тот вариант, за который подано наибольшее число голосов "за", а при  втором - тот, против которого меньше всего  возражений. А как быть, если один вариант имеет много сторонников и заметное число противников, а остальные оставляют участников совещания равнодушными? Этот пример показывает, как важно заранее утвердит регламент совещания.

5.2. Типовая процедура подготовки документа.

 

Координация действий менеджеров происходит и при подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей  и др. Обычно один из сотрудников - назовем  его Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и  в другие организации. Исполнитель  составляет сводку отзывов, с одними из замечаний соглашается, против других высказывает возражения. Затем собирают т.н. "согласительное совещание", на которое приглашают всех тех, с  чьим мнением Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций  достигается компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение  по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает генеральный  директор или Совет директоров, т.е. высшая инстанция в данной организации. Именно такова процедура подготовки Законов РФ, государственных стандартов и иных ответственных документов.

 

Во многих случаях эта  процедура заменяется на визирование, при котором вое согласие менеджеры  выражают, накладывая на документ визу, т.е. расписываясь (иногда добавляя несколько  слов по затрагиваемой проблеме). Например, подготовленное для отправки в другую организацию письмо визируют руководители нескольких отделов, и генеральный  директор его подписывает от имени  фирмы, не вникая в суть (поскольку  каждый день он подписывает десятки  писем, то вникать некогда). Адресату уходит письмо, на обратной стороне  которого указаны фамилия и телефон  Исполнителя (поскольку адресат  тоже хорошо знаком с процедурой подготовки документов, он понимает, что по конкретным вопросам надо обрашаться к Исполнителю, а не к генеральному директору). В  архиве фирмы остается письмо с визами, так что в случае необходимости  легко выяснить, кто составил и  одобрил документ).

5.3. Поиск компромиссов.

 

Менеджер должен быть уверен в своей точке зрения и уметь  ее отстаивать. Но для блага дела иногда полезно идти на компромиссы, открыто заявляя: "Я с Вами не согласен, я остаюсь на своей точке  зрения, но ради блага фирмы , ради возможности  совместной работы готов пойти на то-то и то-то". Искусство компромисса - одно из самых сложных, но и необходимых  для менеджера. 

 

VI. Контроль.

6.1. Контроль и корректировка планов.

 

Сколь бы хорошо ни были разработаны  планы, они, как правило, не могут  быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно  предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины, которые мы разбирали в начале настоящей главы, нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного.

 

Есть два основных подхода  к отклонениям. Во-первых, можно стремиться к возврату на плановую траекторию движения. Для этого понадобятся  дополнительные ресурсы - материальные, кадровые, финансовые. Иногда такие  ресурсы создают согласно плану, заранее предвидя возможность осложнений. Яркий пример - дублеры у космонавтов. Но приходится мириться с тем, что  в благоприятной обстановке такие  ресурсы будут "простаивать". Во-вторых, можно изменить сам план, заменив  намеченные рубежи на другие, реально  достижимые в создавшейся обстановке. Возможность такого подхода зависит  от того, насколько для фирмы важен  план - является ли он "законом" или  же только "руководством к действию", задающим желательное направление  движения. 

6.2. Доверяй, но проверяй.

 

На менеджере лежит  обязанность контроля за выполнением  принятых ранее решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в  ходе совещаний и визирования  документов. Но этого недостаточно. При планировании собственной работы менеджеру следует предусмотреть  регулярные проверки деятельности своих  подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные  отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с  менеджером, стоящим на иерархической  лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное  воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником  хотя бы раз в год. К сожалению, в России подобные собеседования  не приняты.

6.3. Выборочный контроль.

 

В задачах контроля качества продукции выборочный контроль применяется, когда контроль является разрушающим, либо по экономическим соображениям. В организационных системах первое основание для применения выборочного  контроля отпадает, зато второе справедливо  едва ли не чаще, чем в промышленности. Количество используемых документов (счетов, чеков, доверенностей и т.п.) в  мало-мальски серьезной организации  измеряется кубометрами. Совершенно ясно, что полная проверка потребует такого объема рабочего времени контролеров, что его выделение в большинстве  случаев нецелесообразно (бывают исключения, например, при уголовном расследовании). Поэтому представляется полезным использование  при аудите выборочного контроля, при котором случайным образом (в смысле теории вероятностей) отбирается сравнительно небольшая доля документов, которая затем и анализируется. Для определения объема выборки, способа ее отбора, правил переноса выборочных результатов контроля на всю совокупность следует применять  методы, разработанные в теории статистического  контроля [9].

 

Выборочный контроль работы сотрудников также может быть полезен. При этом наряду с выборкой людей полезна и выборка из совокупности дел, которыми занимается данный сотрудник. Сравнительно небольшие  затраты времени менеджера позволяют  держать под контролем обе  рассматриваемые совокупности, каждый элемент который имеет некоторую (одну и ту же для всех элементов  совокупности) вероятность быть отобранным т тщательно проконтролированным.

 

VII. Современный этап – контроллинг.

 

Контроллинг (от англ. control - руководство, регулирование, управление, контроль) - новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. Согласно [2, стр.7], "одной  из основных причин возникновения и  внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной  интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной  системе"(т.е. на предприятии, в торговой фирме, банке, органе государственного управления и др). "Контроллинг  обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки" (в том числе  компьютерной) "основных функций  менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений" [2, с.8].

 

Таким образом, развитие менеджмента  в ХХ в. можно описать формулой: от Файоля к контроллингу. Хотя истоки контроллинга прослеживаются с XV - XVIII вв., он стал популярен за рубежом (в  США, Германии и др. странах) в последние  десятилетия. В России интерес к  контроллингу стал проявляться в  начале 1990-х годов.