Основные рекомендации по улучшению управленческого и коммуникационного процесса на ООО «Сатурн»

Информацию о деятельности предприятий-поставщиков менеджер по коммерции получает из средств  массовой информации, изучает рекламные  проспекты предприятий.

Кроме поставщиков фирма  интересуется и потребителями. Через  различные каналы фирма определяет мнение потребителей. Изучает их мнение по поводу качества продукции и услуг  фирмы. Деятельность фирмы невозможна без потребителя. Потребитель диктует, какие товары и услуги для него необходимы и по какой цене, то есть определяет конечные результаты деятельности фирмы, поэтому очень важно изучение рынка сбыта. С этой целью менеджер о сбыту изучает рынок сбыта.

   Фирма работает  в условиях конкуренции, поэтому  менеджер по коммерции изучает  и своих конкурентов.

Для успешной деятельности менеджер фирмы изучает деятельность данных фирм, чтобы определить слабые и сильные стороны своей организации  и в целях привлечения большего количества клиентов.

   В ООО «Сатурн»  различают несколько типов коммуникационных  сетей, которые обычно тесно  связаны со структурой подразделения  или компании в целом. Тип  коммуникационной сети определяет  связи между элементами, направления  и количество информационных  потоков.

   Межуровневые коммуникации  в ООО «Сатурн»: информация перемещается  внутри организации с уровня  на уровень в рамках вертикальных  коммуникации. Она может передаваться  по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах. Например, генеральный директор предприятия может сообщать зам директору о предстоящих изменениях в производстве. В свою очередь, зам директор должен проинформировать подчиненных об особенностях готовящихся изменений. Помимо обмена по нисходящей, ООО «Сатурн» нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Если главный бухгалтер решил поддержать предложения ряд бухгалтеров, она сообщит о нем на следующий, боле высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны зам директора и на более высоком уровне. Налицо ситуация, в которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности организации.

   На любом из  перечисленных выше уровней могло  быть принято решение об отклонении  новой идеи. В результате организация  может лишиться многих серьезных  возможностей повышения в работе.

Коммуникации по восходящей, т. е снизу вверх, также выполняют  функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

   Самым быстрым  способом передачи информации  в ООО «Сатурн» являются планерки, которые проводятся на каждом  уровне. На летучках информируют  сотрудников о различных вопросах  жизни организации. Обращение  к небольшим группам сотрудников  с использованием письменных  сообщений обладает следующими  преимуществами:

· позволяет соблюдать  последовательность сообщения;

· начальник лично обращается к сотрудникам;

· сотрудники организации  получают оперативную информацию;

· уменьшается возможность  искажений информации;

· работники имеют возможность  задавать вопросы.

Причиной эффективности  управления является успех или неудача  коммуникации. Они зависят от следующих  факторов:

· осознание работниками  значения процесса коммуникации;

· присутствие каждого  сотрудника;

· летучка не должна занимать более 15-20 минут, иначе они не будут  оказывать должного воздействия;

· если начальник не имеет  возможности лично провести летучку, он должен поручить это другому.

Планирование проведения планерок в ООО «Сатурн» неукоснительно придерживается расписания, иначе некоторые  работники получат информацию раньше других и по организации ползут слухи. Директор ООО «Сатурн» старается, выполнит следующие шаги:

1. Руководители организации  определяют информацию, которую  следует довести до сведения  сотрудников.

2. Начальник принимает  решение о дне проведения планерки, чтобы сотрудники услышали сообщение  в один и тот же день.

3. В назначенный день  руководитель собирает своих  замов, объясняет им цель планерки, знакомит их с информацией  и отвечает на их вопросы.

4. Каждый из замов, используя  полученную информацию, доводит  информацию до подчиненных. На  планерках обязаны присутствовать  все сотрудники организации.

   В дополнении к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из нескольких подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, что бы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. К примеру, представители разных отделов в ООО «Сатурн» обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания, например обеда и обслуживания местного населения. В сфере розничной торговли работники по сбыту могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. Это позволяет организации ООО «Сатурн» сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

   Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

   В дополнении к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителя для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формальных сообщений, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписывая слухам репутацию неточной информации, сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказываются точной, а неискаженной. В ООО «Сатурн» как и в любых  других организациях, существует неформальные коммуникации, т. е. есть канал слухов, который в большинстве случаев  бывает точным. Например: предстоящие  сокращение производственных рабочих; изменения в структуре организации; грядущие перемещения и повышения.

На фирме плохо распространена обратная связь, когда, передавая информацию, менеджер не всегда следит за ответами и жестами своего подчиненного. Чаще всего менеджер спрашивает подчиненного, понятно ли ему задание, и работник кивает головой или говорит, что  понятно, даже если ему не совсем понятно. Это связано с тем, что работник не хочет показать свою некомпетентность, и стесняется переспрашивать.

Часто в коммуникационном процессе фирмы наблюдаются искажения  информации. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено  рядом причин. Сообщения могут  искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных  контактах. Сознательное искажение  информации может иметь место, когда  какой либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий  модифицирует сообщение так, что  бы изменение смысла происходило  в его интересах.

На предприятии ООО «Сатурн» часто сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Директор обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме. Поэтому руководителю необходимо войти в доверие к своим подчиненным и постараться, чтобы они доводили до него всю информацию.

   В работе ООО  «Сатурн» возникают преграды  на путях обмена информацией  вследствие перегрузки каналов  коммуникаций. Часто руководитель, поглощенный переработкой поступающей  информации и необходимостью  поддерживать информационный обмен,  не в состоянии эффективно  реагировать на всю информацию. Поэтому он вынужден отсеивать  менее важную информацию и  оставлять только ту, которая  кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену  информацией.

Система управления на ООО «Сатурн» является административной, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельность основных подразделений предприятия. Тип организационной структуры управления - линейно-функциональный.

В ООО «Сатурн» существуют такие виды коммуникаций, как:

· Внешние коммуникации;

· Межуровневые коммуникации;

· Коммуникации по восходящей;

· Коммуникации по нисходящей;

· Руководитель - подчиненный;

· Руководитель и рабочая  группа;

· Неформальные коммуникации.

В связи с этим мы выявили  следующие причины нарушений  в управлении фирмой - нарушения  в организационных коммуникациях:

· Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными  отделениями;

· Чрезмерно развитая система  взаимодействия по вертикали, т. е тенденция  к чрезмерной централизации;

· Плохо распространена обратная связь;

· Искажение информации;

Основные проблемы в организационных  коммуникациях связаны с неэффективной  структурой организации: организационная  структура ООО «Сатурн» растянута, т.е. необоснованно возрастает число уровней управления. В этой организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Глава 3. Основные рекомендации по улучшению управленческого  и коммуникационного процесса на ООО «Сатурн»

   Одна из важнейших задач, ложащихся на плечи руководителя - формирование эффективного трудового коллектива, способность создавать благоприятный инновационный климат и добиваться реальных результатов. В большей степени оптимальное решение такого вопроса способна снять ряд сложностей в управлении коллективом и получение необходимых результатов работы в дальнейшем. Исследование Российской ассоциации менеджеров 2007 года показали, что о мнению 70 % опрошенных менеджеров, основная задача руководителя заключается в формировании работоспособного коллектива. Это и есть главная технология управления фирмой. Кроме того, взаимопонимание между сотрудниками на рабочих местах положительно сказывается на здоровье коллектива и укрепляет командный дух, что в свою очередь сокращает текучесть кадров. Поэтому значительную роль в создании работоспособного коллектива играет коммуникационный процесс.

   В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. По разным признакам классифицируются как сами субъекты (индивид, рабочая группа, отдел), так и информация (устная, письменная) и даже способ ее передачи (компьютер, телефон). Информация, переходя от одного субъекта к другому, образует информационный поток, а совокупность таких потоков - коммуникационную сеть внутри рабочей группы, отдела, компании.

   Поэтому в целях повышения эффективности коммуникаций менеджерам необходимо научиться устранять возникающие в коммуникационном процессе барьеры.

   Прежде всего, менеджерам нужно быть ближе к работникам. Для этого необходимо менеджерам и руководителю лично излагать свои идеи и распоряжения и в случае непонимания объяснять и уточнять определенные моменты распоряжений. Для этого менеджер должен сам знать, что он хочет, и какие действия надо спланировать, чтобы достичь цели.

   На предприятии ООО «Сатурн» необходимо развивать обратную связь, чтобы отправитель информации мог определить, насколько хорошо воспринимается информация подчиненным. В данном случае можно предложить следующее: