Основные требования к формированию документооборота в туристической организации

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА  И ЭКОНОМИКИ»

 

Институт туризма  и международных экономических  отношений

 

Кафедра «Управление  предпринимательской деятельностью»

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

Предмет: «Менеджмент в туризме и гостиничном бизнесе»

На тему: «Основные требования к формированию документооборота в  туристической организации»

 

 

 

Выполнила:

студентка 5 курса

 группы 0611.2

Петренко Екатерина Владимировна

 

Проверила:

к.э.н., доцент Егорова Нина Михайловна

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012г. 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 4

1.1. Основы  документооборота 4

1.2.Общие принципы  организации документооборота и  их закрепление в нормативных  и методических документах 5

1.3.Формирование  документооборота в туристической  организации 7

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 21

2.1. Комплексный  анализ деятельности предприятия 21

2.2. Управленческая  разработка 32

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 35

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Целью данного проекта  является рассмотрение основных требований документооборота в туристской организации.

Актуальность темы заключается  в том, что качественное оказание туристских услуг не может быть обеспечено без грамотной организации документооборота деятельности туристической компании. Некоторые аспекты этого процесса регламентируются нормативными документами, действующими в туристической сфере, налоговой сфере, бухгалтерском учете, некоторые – отдаются на откуп самим компаниям.

В данной курсовой работе рассматриваются  основные вопросы документационного  обеспечения деятельности туристической  фирмы, рассматривается регулирование  документооборота между туроператором  и турагентом, турагентом и туристом, освещаются изменения, произошедшие в  этой сфере в последние годы. 

Задачи данной курсовой работы: раскрыть основы документооборота, выявить  основные требования к формированию документооборота в туристической организации, определить общие принципы организации документооборота.

Объектом является документооборот, предметом формирование документооборота на предприятии в сфере туризма.

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Основы документооборота

 

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.¹

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций  в организации работы с документами  – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.²

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация  работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно  выделить две составные части  делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности
• организация работы с официальными документами

Эти составные части взаимосвязаны  и для создания эффективной системы  делопроизводства в организации  необходимы они обе, причем функционирующие  в тандеме.

В технологической цепочке  обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

1.2.Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило  организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства –  специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие  правила:

• Централизация операций по приему и отправке документов.
• Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
• Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).
• Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
• Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
• Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
• Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
• Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
• Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».³

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных  технологических схемах, разработкой  которых занимаются службы ДОУ. В  таких схемах должны найти отражение  все этапы и пункты прохождения  документной информации, сроки обработки  и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

1.3.Формирование документооборота  в туристической организации

 

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием  туристских услуг. Факт оказания услуг  должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные  операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными  документами. Об особенностях документооборота при оказании туристских услуг расскажем в данной статье.    

В общепринятом значении под  документооборотом туристской организации  понимается движение документов в организации  с момента их создания или получения  от других субъектовгражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив. 
    Основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

В соответствии со статьей 4 Закона N 129-ФЗ все организации, в том числе и туристские, обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ.

Исключение составляют только туристские компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, на которых  требование по ведению бухгалтерского учета в полном объеме не распространяется. Такие турфирмы на основании пункта 3 статьи 4 Закона N 129-ФЗ ведут бухгалтерский учет только в части объектов основных средств и нематериальных активов.

Статьей 6 Закона N 129-ФЗ определено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в турфирме возложена на ее руководителя, который своим приказом утверждает и учетную политику турфирмы для целей бухгалтерского учета.

Одновременно с учетной  политикой турфирмы для целей  бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
• формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При закреплении форм первичных  бухгалтерских документов, используемых туристкой фирмой, следует зафиксировать  и порядок внесения в них исправлений, поскольку от ошибок никто незастрахован. Бухгалтерское законодательство запрещает вносить исправления только в кассовые и банковские документы, в остальные учетные документы исправления могут вноситься, но только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено личными подписями тех лиц, которые подписали эти документы первоначально.⁴

Кроме того, руководитель турфирмы по согласованию с главным бухгалтером  должен утвердить перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных документов. 

Следует отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.⁵

Таким образом, можно отметить, что требование об организации документооборота в турфирме вытекает из норм бухгалтерского законодательства.

В соответствии со статьей 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.

Причем Закон N 129-ФЗ допускает фактически использование первичных бухгалтерских документов двух видов:

• первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
• самостоятельно разработанных форм первичных бухгалтерских документов (в случае отсутствия унифицированной формы), однако при условии, что в них содержатся все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Среди обязательных реквизитов содержатся измерители хозяйственных  операций в денежном выражении. При  этом бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.