Основные требования к формированию документооборота в туристической организации

График документооборота должен предусматривать оптимальное  количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным  документом, а также определять минимальный  срок нахождения документа в соответствующем  подразделении турфирмы.

Каждый из сотрудников  туристской компании - исполнитель  графика документооборота должен быть с ним ознакомлен. Сделать это  можно путем вручения каждому  работнику выписки из графика  документооборота, в которой должны быть перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, а также должно быть указано, в какое подразделение  организации и в какие сроки  он обязан представлять соответствующие  документы. Помимо выписки, соответствующие  положения о документах могут  быть включены и в должностные инструкции работников.

Принятые к учету первичные  документы проверяются и систематизируются, затем на основании статьи 10 Закона N 129-ФЗ их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Налоговый учет согласно статье 313 НК РФ представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов.

В качестве первичных учетных  документов в целях налогового учета  могут выступать копии первичных  учетных документов, используемых в  бухгалтерском учете организации. Такое мнение содержится в Письме УФНС Российской Федерации по г. Москве от 28.04.2006 г. N 20-12/35854.

Неправильное оформление первичных учетных документов при  проверках налоговыми органами может  привести к возникновению споров, которые нередко приходится решать в судебном порядке.

Например, в Постановлении  ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2006 г. по делу N А13-11980/04-15 отмечено, что результаты оказанных услуг должны быть оформлены  актом приема-передачи оказанных  услуг. В альбомах унифицированных  форм нет типовой формы акта, поэтому  при его составлении необходимо учесть положения статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Материалами дела подтверждается, что акты сдачи-приемки не содержат необходимых реквизитов, перечень которых установлен пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ. Следовательно, организацией не представлено документального и обоснованного подтверждения произведенных расходов.

В некоторых случаях суды принимают решения и в пользу налогоплательщиков. В качестве примера  приведем Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2007 г. по делу N Ф04-2126/2007(33206-А27-15). Организацией, в подтверждение расходов на оказание услуг были представлены счета-фактуры, акты выполненных работ, приказы, распоряжения, письма, протоколы, планы производства предприятия. Суд отклонил довод налогового органа о несоответствии представленных актов требованиям статьи 9 Закона N 129-ФЗ, поскольку степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом.

Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как  следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет пять лет.¹⁰

Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться туристская организация, установлены Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень N 558).

Так, например, в соответствии с пунктом 362 Перечня N 558 первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, хранятся пять лет.

При этом следует иметь  в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, законченных  делопроизводством в 2010 г., начинается с 01.01.2011 г.

Следует обратить внимание на то, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы налогового учета налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет.

Нарушение правил документооборота может иметь для турфирмы неблагоприятные последствия.

Ответственность за сохранность  документов несет руководитель туристской организации.

В соответствии со статьей 18 Закона N 129-ФЗ руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации, привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.¹¹

Статьей 15.11 КоАП РФ определено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб. 

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Комплексный  анализ деятельности предприятия

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Организационная структура.

Согласно вышеприведенной  схеме организационная структура  является линейно-функциональной, поскольку  во главе каждого структурного подразделения  находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и  осуществляющий единоличное руководство  подчиненными ему работниками и  сосредоточивающий в своих руках  все функции управления.

Преимущества данной структуры:

• простое построение
• гибкость
• динамичность
• концентрация внимания на конкретном рынке с конкретным ассортиментом товаров и услуг

Недостатки данной структуры:

• затруднительные связи между инстанциями
• руководитель несет за все ответственность
• концентрация власти в управляющей верхушке
• сильная загрузка средних уровней управления
• по мере роста возникает кризис руководства

 

Таблица № 1

Штатное расписание

№ п/п	Наименование  должности	Количество штатных  единиц	Месячный должностной  оклад	ФОТ
1	Генеральный директор	1	25000	300000
2	Главный бухгалтер	1	17000	204000
3	Начальник отдела приема	1	13000	156000
4	Менеджер отдела приема	5	10000	600000
5	Начальник отдела отправки	1	13000	156000
6	Менеджер отдела отправки	5	10000	600000
	ИТОГО:	14	168000	2016000

 

Вывод: На предприятии работает всего 14 человек. Фонд оплаты труда составляет 2016000 рублей.

 

 

 

 

Таблица № 2

Сведения о работниках организации

Персонал	Возраст (лет)	Общий трудовой стаж (лет)	Стаж по данной специальности (лет)
Генеральный директор	52	34	14
Главный бухгалтер	48	30	7
Начальник отдела приема	46	28	6
Менеджер отдела приема	25	7	4
Начальник отдела отправки	24	6	3
Менеджер отдела отправки	24	5	3

 

Вывод: Из выше представленной таблицы можно определить процент 3ех людей, которые являются специалистами высшего класса по стажу (генеральный директор, главный бухгалтер, начальник отдела приема)

21% (3/14*100% - генеральный директор)

43% (3/7*100% - главный бухгалтер)

50% (3/6*100% - начальник отдела  приема)

Развитие карьеры работника - длительный процесс, который может  включать ряд направлений. К таким  направлениям относится:

• повышение квалификации (переподготовка, стажировка) в системе непрерывного обучения;
• зачисление в резерв кадров для выдвижения на руководящие должности;
• назначение на более высокую должность (по результатам подготовки в резерве, решению конкурсной, аттестационной комиссии, решению руководства, самовыдвижение);
• ротация работника внутри своего подразделения или в другом подразделении предприятия.

Планирование карьеры  состоит в определении целей  развития работника и путей, ведущих  к их достижению.

Таблица № 3

Анализ структуры турпродукта услуг

Показатель	2011		2012		Отклонение в %
	руб.	в % к итогу	руб.	в % к итогу
Организация туров по приему в Санкт-Петербурге и регионах	4060000	45,4	4218400	51	5,6
Организация туров за рубеж	3149800	35,2	2200800	26,6	-8,6
Организация конференций, семинаров	1450000	16,2	1680800	20,3	4,1
Оформление загранпаспортов	290800	3,2	170600	2,1	-1,1
Итого	8950600	100	8270600	100	-

 

Вывод: По представленной таблице №3 можно определить, что организация увеличила количество туров по Санкт-Петербургу и регионам на 5,6%, по сравнению с 20011 годом. Т.е. увеличилось количество туров, а количество международных снизилось на 8,6%. Организация туров по приему в Санкт-Петербурге и регионах возросла, а организация туров за рубеж уменьшилась. За счет повышения количества туров по приему в СПб, регионах, организации конференций, семинаров. Организация не смогла увеличить в течение 2012 года итог своей деятельности, который в денежном эквиваленте упал на 680 тыс.р. (8950600 - 8270600).

Таблица № 4

Динамика реализации турпродукта

Показатель	2010 г.	2011 г.	2012 г.
Объем реализации тур.продукта, услуг (руб)	5480600	8950600	8270600

 

Темп роста

1. (8950600/5480600)*100% = 163%
2. (8270600/8950600)*100% = 92,4%

Темп прироста

1. 163% - 100% = 63%
2. 92,4% - 100% = -76%

Абсолютный прирост

1. 8950600 – 5480600 = 3470000
2. 8270600 – 8950600 = -680000

Вывод: Из таблицы динамики реализации турпродукта, по приведенному показателю объему реализации видно, что производительность труда по сравнению с предыдущим периодом понизилась.

Таблица № 5

Структура оборотных средств

Вид оборотных  средств	Наличие на начало года (тыс. руб.)	Наличие на конец  года (тыс. руб.)	Изменение	Уд.вес на начало периода %	Уд.вес на конец периода %	Изменение
1	2	3	4	5	6	7
2011 г.
Оборотные произв. фонды  в том числе:	3296	3533	237	43	38,2	-4,8
запасы	1568	1336	-232	20,4	14,5	-5,9
расходы будущих периодов	1728	2197	469	22,6	23,7	1,1
Фонды обращения. В том числе:	4378	5708	1330	57	61,8	4,8
денежные средства	2862	3574	712	37,3	38,6	1,3
дебиторская задолженность	1027	1386	359	13,4	15,2	1,8
прочие активы	489	748	259	6,3	8	1,7
Итого сумма оборотных  средств:	7674	9241	1567	100	100	-
2012 г.
Оборотные произв. фонды В том числе:	3533	3783	250	38,2	38,4	0,2
запасы	1336	1486	150	14,5	15,1	0,6
расходы будущих периодов	2197	2297	100	23,7	23,3	-0,4
Фонды обращения  В том числе:	5708	6058	350	61,8	61,8	0
денежные средства	3574	3774	200	38,6	38,3	-0,3
дебиторская задолженность	1386	1486	100	15,2	15,2	0
прочие активы	748	798	50	8	8,1	0,1
Итого сумма оборотных средств:	9241	9841	600	100	100	-