Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Октября 2013 в 19:44, курсовая работа
Актуальность данной темы заключается в том, что в настоящее время одной из серьезных проблем для российских компаний является создание системы контроля, позволяющей обеспечить производство конкурентоспособной продукции и повышение эффективности работы компании в целом.
Целью моей курсовой работы является рассмотрение контроля как функции управления, а также анализ процесса осуществления контроля за документооборотом в ООО «Техмонтаж». Для раскрытия этой темы необходимо решить следующие задачи:
Введение 3
Глава 1. Контроль как функция менеджмента 5
Определение контроля как функции менеджмента 5
Формы контроля 9
Эффективность контроля 12
Глава 2. Анализ ведения контроля за документооборотом в ООО «Техмонтаж» и предложения по его усовершенствованию 16
2.1 Общая характеристика ООО «Техмонтаж» 16
2.2 Ведение контроля за документооборотом в организации ООО «Техмонтаж» 18
2.3 Усовершенствование процесса контроля за документооборотом в организации. Внедрение электронного контроля 25
Заключение 33
Список использованной литературы
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Контроль как функция менеджмента 5
Глава 2. Анализ ведения контроля
за документооборотом в ООО «Техмонтаж»
и предложения по его усовершенствованию
2.1 Общая характеристика ООО
«Техмонтаж»
2.2 Ведение контроля за документооборотом
в организации ООО «Техмонтаж»
2.3 Усовершенствование процесса
контроля за документооборотом в организации.
Внедрение электронного контроля
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность данной темы заключается в том, что в настоящее время одной из серьезных проблем для российских компаний является создание системы контроля, позволяющей обеспечить производство конкурентоспособной продукции и повышение эффективности работы компании в целом.
Целью моей курсовой работы является рассмотрение контроля как функции управления, а также анализ процесса осуществления контроля за документооборотом в ООО «Техмонтаж». Для раскрытия этой темы необходимо решить следующие задачи:
- Изучить теоретические аспекты организации и планирования контроля в организации как функции управления.
- Дать характеристику организационно-экономической деятельности объекта исследования.
- Сделать анализ осуществления контроля в исследуемой организации.
- Разработать предложения по совершенствованию контроля в исследуемой организации.
Предметом моего исследования является контроль как функция менеджмента
Объектом исследования выступает контроль за документооборотом в ООО «Техмонтаж»
Информационная база исследования предоставляет собой множество различной литературы, а также методические материалы по анализу и статьи практикующие юристов и экономистов, таких как В. Г. Артеменко, И. М. Бабук, В. М. Попова, рассматривающих проблемы управления организацией.
Данная работа состоит из двух глав, каждая из которых имеет по три параграфа. В первой главе изложены теоретические аспекты: дано определение контролю как функции менеджмента, указаны виды контроля и эффективность.
Во второй главе изложена практическая часть исследования: дана характеристика объекта исследования, проведен анализ ведения контроля за документооборотом в данной организации, а также разработаны предложения по его усовершенствованию.
ГЛАВА 1. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
1.1 Определение контроля как функции менеджмента
На деятельность организации
оказывают влияние
У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению еще одной функции менеджмента - функции контроля[15].
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов[16].
Выполнение менеджерами
функции контроля начинается одновременно
с выполнением функции
Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля[12].
Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации.
С помощью контроля менеджер может своевременно отреагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы[3].
Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ и соответственно скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Ярким примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание предпринимателями важности выполнения функции контроля.
В малых фирмах отношения строятся, в основном, на доверии друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля[8].
Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие – неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.
Для устранения всех отклонений
от намеченных целей, а также для
достижения планируемых показателей
реализуется функция контроля. Возникает
потребность в осуществлении
контроля. Функции планирования, организации,
мотивации нельзя осуществлять в
отрыве от функции контроля. Деятельность
организации должна обеспечить получение
требуемого результата, она всегда
протекает как управляемый
При этом возможны два варианта:
1) совпадение фактически
достигнутых результатов с
2) несовпадение фактически
достигнутых результатов с
В первом случае - всё замечательно, работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению.
Во втором - требуется принятие решения о необходимости коррекции.
Иногда
контроль называют обратной
Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей[5].
Функцию контроля выполняет каждый руководитель - она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация.
Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.
Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы[13].
Итак, контроль
- это часть управленческой
1.2 Формы контроля
В практике управления организацией применяются три основные разновидности контроля:
Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если их не довести до исполнителей и за их исполнением не наладить объективный и постоянный контроль [18].
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.
Он имеет разновидности:
– диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке;
– терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры [6].
В рамках данного вида контроля проверка осуществляется по трем направлениям:
По первому направлению
– проверяется установление сроков
выполнения работы, ответственных исполнителей,
утверждение документа и
По второму направлению
– оценивается пригодность
По третьему направлению – проверяется наличие, качество, надежность ресурсов, своевременное их поступление.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ, позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей [11].