Основы менеджмента

 

 

_{Таблица 2.3.}

_{Типичные  нарушения и последствия  в структуре деятельности по реализации предварительного контроля в компании ООО «Техмонтаж»}

Структура действий	Типичные нарушения	Последствия
1. Определение вводных  переменных системы.	А) выделение  для контроля переменных с низкой прогнозтичностью; б) неадекватный масштаб  контроля.	А) низкая эффективность; внесение в систему  неадекватных воздействий; б) неадекватные экономические  издержки.
2. Введение системы	А) нечеткие критерии; б) неверное определение  величин отклонений.	А) трудности  регистрации; б) ошибочная квалификация отклонения.
3. Организация системы  контроля вводных  переменных.	А) несвоевременность; б) предоставление информации в форме, затрудняющей ее опознание; в) неправильное определение  субъекта деятельности.	А) низкая эффективность; б) запаздывание и ошибки, обусловленные неверной идентификацией; б) фрагментарность  воздействия; в) конфликты.

 

Офис – менеджером с  основами кадровой работы осуществляются следующие операции:

– формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) к исполнителю;

– напоминание исполнителю о сроке исполнения;

– получение информации о ходе и результатах исполнения;

– занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

– регулярное информирование начальника отдела о состоянии и результатах исполнения;

– снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Типовые сроки исполнения документов отдела указываются в  самом документе. Индивидуальные сроки  устанавливает начальник отдела или директор.

Офис – менеджером с  основами кадровой работы учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем. При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel (см. табл. 2.4).

 

_{Таблица 2.4.}

_{Типичные  нарушения и последствия  в структуре деятельности по реализации заключительного  контроля в компании ООО «Техмонтаж»}

Структура действий	Типичные  нарушения	Последствия
1. Построение модели  контроля и исполнения; выделение системы  признаков, подлежащих  контролю.	А) система признаков  не соответствует  сущности модели; б) подмена критериев.	А), б) расхождение  декларируемой модели и реально выступающей  как таковая, переживание  несправедливости происходящего, дискредитация инспектирующей организации.
2. Организация мероприятия  по контролю: а) процедуры; б) субъекты; в) периодичность.	А) мероприятия  не создают предпосылок  для защиты от искажений  информации; б1) недостаточная компетентность контролирующих; б2) неадекватные установки у контролирующих; б3) неадекватные мотивы контроля; в) слишком частый контроль.	А) снижение эффективности  контроля; б1) снижение эффективности контроля; б2) снижение ценности, заданности оценок; б3) контроль выступает  как средство достижения личных целей; в) экономические издержки и дезорганизация.
3. Заключение по  результатам проверки.	А) Заключение имеет  констатирующий характер; конструктивный анализ условий и механизмов повышения эффективности  достижения цели отсутствует; б) неадекватные санкции  по силе, субъекту.	А) не создаются  предпосылки для  конструктивного  использования опыта  организации; б) конфликты в нравственной сфере, межличностные  и межгрупповые конфликты.

         Таким образом, необходимо разработать систему предложения и рекомендаций для повышения эффективности системы контроля за документооборотом в исследуемой организации.

2.3 Усовершенствование процесса контроля за документооборотом. Внедрение электронного контроля за исполнением документов.

 

Предложения в рамках улучшения организации, механизации и автоматизации контроля наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности представлены в Таблице 2.5

 

Таблица 2.5

Автоматизации контроля за документооборотом ООО «Техмонтаж»

Работа с документами
Вид работы	Использование информационных технологий
Подготовка и создание документа	Технология баз данных. Интеллектуальные информационные технологии (электронные  словари и переводчики)
Оформление документа	Текстовой редактор. Табличный редактор. Графический редактор
Прием и передача	Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта
Регистрация документов и контроль их исполнения	Технология баз данных
Хранение информации и организация  доступа к ней; справочно-информационная деятельность	Технология баз данных. Технологии создания каталогов системы Windows. Технология преобразования бумажного документа в электронный. Технологии, обеспечивающие безопасность документов Технологии сжатия информации
Организационная работа
Подготовка и организация презентаций	Презентационные информационные технологии
Организация рабочего дня	Электронный органайзер
Организация совещаний	Телеконференция
Подготовка совещаний, деловых  встреч	Технология баз данных. Электронные  словари и переводчики
Помощь в информационном обеспечении  процедур принятия решений	Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические  информационные системы)

 

Система автоматизации контроля за документооборотом должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

– регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

– регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

– осуществление контроля за исполнением поручений;

– поиск документов.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения  системы. Важно отметить, что эффективность  достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять  же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет  автоматизировать работу с документами  любых типов и практически  на всех стадиях жизненного цикла, начиная  от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать  систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Техмонтаж». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно – параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Для внедрения системы  контроля электронного документооборота компании необходимо провести диагностику  системы и пробрести программный  сетевой продукт для электронного документооборота и установить его  на каждом компьютере сотрудника организации[10]. Этапы предварительной диагностики представлены в Таблице 2.6

 

Таблица 2.6

Этапы предварительной диагностики  системы контроля за исполнением документов ООО «Техмонтаж»

№	Описание услуги	Продолжит. (дни)	Примечание
1.	Организация регистрации и маршрутов  движения основных документов системы. Внедрение Инструкции по делопроизводству компании	3 – 5	Анализ документации и процессов  делопроизводства. Разработка Инструкции по делопроизводству для организации. Обучение персонала организации  делопроизводства компании.
2.	Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые  на основе документов)	1 – 3	Разработка Положения об организации  контроля исполнения поручений. Обучение персонала.
3	Консалтинг в области Документационного  обеспечения управления		Включает набор отдельных консалтинговых услуг.
4	Проведение экспресс – диагностики  состояния делопроизводства и организации  документооборота компании	1 – 3	Экспресс – отчет по результатам  диагностики и рекомендации по оптимизации  технологий (предлагаемый перечень работ).
5	Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы	от 5	Отчет по результатам диагностики  системы (в т.ч. анализ текущего состояния, рекомендации по оптимизации документационного  обеспечения управления).
6	Проектирование системы	от 20	Концепция системы документационного  обеспечения управления организации. Пакет нормативных документов. Сопровождение  внедрения системы.
7	Комплексная постановка системы	от 25	Диагностика, проектирование и внедрение  системы контроля. Обучение сотрудников. Опытная эксплуатация системы.
8	Совершенствование системы контроля и подготовка к внедрению электронного документооборота	от 30	Положение о документационном обеспечении  управления. Пакет регламентов выполнения процедур. Альбом форм документов организации.
9	Внедрение электронного документооборота	от 40	Устранение неоптимальности маршрутов движения основных документов организации, настройка системы с учетом внедрения автоматизированной системы.

 

Предварительная диагностика  системы контроля за исполнением документов включает в себя следующие работы[8]:

1. анализ образцов внутренней документации и организации документооборота;
2. анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел)
3. интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений.

Организация регистрации  и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения  управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы:

1. разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде;
2. проведение обучения правилам заполнения Журналов;
3. разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов.

Внедрение Инструкции по делопроизводству компании включает в себя следующие  работы[15]:

1. разработка Инструкции по делопроизводству компании;
2. проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству компании.

Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы:

1. разработка Положения об организации контроля;
2. разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде;
3. проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля.

Для определения направлений  работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно  оценить трудоемкость работ. Стоимость  экспресс – диагностики учитывается  при определении общей стоимости  работ.

Проведение экспресс - диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота организации включает в себя следующие работы[11]:

1. экспресс – анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота организации;
2. экспресс – анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);
3. блиц – интервьюирование руководства организации, сотрудников подразделений;
4. подготовка экспресс – отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий (предлагаемый перечень работ).