Основы менеджмента

Текущий контроль является основным, проводится в ходе выполнения работ и имеет две направленности: оперативную и стратегическую. С помощью оперативного контроля осуществляется наблюдение за текущей производственно-хозяйственной деятельностью. Путем стратегического контроля оценивается эффективность выполняемых работ, рациональное использование ресурсов, соответствие целей миссии организации.

По масштабу проведения контроль может быть полным и выборочным (когда используются так называемые индикаторы – точки контроля).

Механизм выполнения текущего контроля включает три блока работ: информационный, оценочный, корректировку принятых решений.

Информационный блок предполагает сбор информации по параметрам, подлежащим проверке.

Оценочный блок включает сравнение фактических результатов с запланированными и выявление отклонений от стандартов, норм, стратегий.

Корректировка решений может, содержать два вида действий:

• меры по приведению организации в штатное состояние и устранение причин отклонения;
• пересмотр стандартов, норм, нормативов, если это объективно необходимо.

Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству  информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации [7].

Итоговый контроль проводится по результатам деятельности, носит углубленный характер, включает экономический анализ, выявление сильных и слабых сторон работы организации. Результаты этого контроля используются для разработки перспектив развития организации и планирования деятельности на следующий период.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Эффективность контроля

 

Контроль - это процесс  обеспечения эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных  результатах и своевременной  коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие  социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает  центральным моментом в процессе принятия и реализации решений - он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает  новый, образуя основу «спирали»  общественного развития[14].

Эффективность контроля зависит  от[17]:

· принятых теоретических  подходов к контролю как функции  управления, то есть назначения, роли, целей функций контроля в системе  управления;

· принятых методик организации  функции контроля;

· системности и комплексности  осуществления функций контроля;

· инструментальной основы функции контроля, степени её точности и допустимой погрешности;

· полноты анализа, причин отклонений.

Все эффективные системы  контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости  от конкретной ситуации, однако мы можем  с уверенностью сказать, что если контроль соответствует некоторым  требованиям, то его эффективность  значительно повышается.

 

Итак, контроль должен быть[19]:

· действенным;

· гибким;

· систематическим;

· комплексным;

· экономичным;

· гласным;

· своевременным;

· понятным.

Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля.

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей.

Очень немногие современные  организации работают в условиях стабильной внешней среды и не нуждаются в гибкой системе контроля. Сегодня даже самые механистические  структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать  в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

        Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.

Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным фактором повышения  эффективности контроля, а значит, и изменения характера управления является развитие партнёрства – 

управления, осуществляемого  на основе участия всех членов организации 

или группы в управлении. Для такого совместного управления характерно внедрение и развитие самоконтроля[18].

Эффективность самоконтроля зависит от авторитета руководителя, стиля управления, целей и социально-психологической  атмосферы организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «ТЕХМОНТАЖ» И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ЕГО УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ.

 

2.1 Общая характеристика ООО «Техмонтаж»

 

        Общество с ограниченной ответственностью ООО «Техмонтаж» создано   7 сентября 2001 года. Юридический адрес предприятия: Г. Шуя, ул. Свердлова, 28. На основе Устава, зарегистрированного Администрацией г. Шуи, учредителями ООО «Техмонтаж» являются физические лица. Общество создано как коммерческая организация в форме хозяйственного общества в целях насыщения рынка услугами и товарами, а также извлечения прибыли в интересах Участников. Уставной капитал составляет 9000 рублей. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, оно вправе осуществлять любую деятельность, не запрещенную законодательством. Общество осуществляет следующие виды деятельности:

         - торговую и торгово-закупочную деятельность;

         - обслуживание и ремонт газового оборудования;

         - сметно-проектные и конструкторские работы;

         - выпуск изделий из кованого железа и других металлов;

         - монтажные работы, и др.

Предприятие ООО «Техмонтаж» является юридическим лицом: имеет собственный баланс, обособленное имущество, проданное по договору Учредителем на право полного хозяйственного ведения, имеет расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, а также указание на местонахождение, штамп, бланки, фирменное наименование, может от своего имени заключать договоры и выступать в судах, арбитражном и третейском судах, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности.

         ООО «Техмонтаж» отвечает по обязательствам своим имуществом. Учредитель не несет ответственности по обязательствам компании, равно как ООО «Техмонтаж» не отвечает по обязательствам Учредителя.

Органами  управления предприятия являются: общее собрание участников; генеральный директор; Также в управление предприятием участвуют финансовый и технический директора. В подчинение финансового директора находится финансовый отдел и отдел сбыта. В подчинении технического директора – технический отдел. Подробная структура организации представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура предприятия

      

        Деятельность предприятия регламентируется Учредительным договором и Уставом. Учёт, отчётность и документооборот Общества организуется в соответствии с действующим законодательством.

 

2.2 Ведение контроля за документооборотом в организации

 ООО «Техмонтаж»

 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией.

В организации для облегчения функции контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы представленные в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1.

Организация контроля за исполнением документов ООО «Техмонтаж»

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Офис – менеджер с основами кадровой работы осуществляет следующие трудовые функции:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя.

2. Проверяет соответствие подготавливаемых  в компании проектов приказов  и распоряжений документам вышестоящих  организаций, на основе которых  они издаются.

3. Заполняет контрольные карточки  и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих  контроля за их исполнением.

4. Ведет оперативный учет прохождения  документов.

5. Определяет причины несвоевременного выполнения поручений, информирует руководителя о состоянии их исполнения.

6. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства компании, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

В случае служебной необходимости  офис-менеджер может привлекаться к  выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями  федерального законодательства о труде (см. табл. 2.2, 2.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_{Таблица 2.2.}

_{Типичные  нарушения и последствия  в структуре деятельности по реализации текущего контроля в организации ООО «Техмонтаж»}

Структура действий	Типичные нарушения	Последствия
1. Выделение показателей  функционирования  системы	а) отсутствие системности  при выделении  показателей, подлежащих контролю; б) их избыточность; в) фиксация внимания на первостепенных показателях; г) игнорирование косвенных  показателей.	А), в), г) фрагментарность  контроля; в) низкая прогнозтичность показателей; б) перегрузка каналов  информации
2. Введение критериев  отклонения параметров  и их критических  величин.	А) нечеткие критерии; б) отсутствие указаний на значимость отклонений.	А) трудности  регистрации; б) ошибки квалификации отклонений.
3. Организация выявления  соответствующих  отклонений, в том  числе: получение информации, сличение, выявление отклонений	а) отсутствие оперативности  и систематичности; б) представление информации в форме, затрудняющей ее осознание.	А), б) запаздывание ответов; б) ошибки, обусловленные  неверной идентификацией.
4. Определение корректирующих  воздействий.	Отсутствие системности  воздействия.	Фрагментарность, дополнительные осложнения.
5. Организация коррекции.	А) недостаточная  оперативность; б) неправильное определение  субъекта корригирующего воздействия; в) суетливость, в процессе выполнения указаний.	А) запаздывание, усугубление положения; б) конфликты; в) растерянность персонала, т.к. мероприятия  не дают ожидаемого эффекта.
Возврат к реализации блока 3
6. При выявлении  отклонений –  повторение блоков 3, 4, 5.