Осуществление функции менеджмента «контроль» на примере конкретной организации

Название для салона-парикмахерской «Шик» было выбрано исходя из необходимости обозначения основного направления в деятельности салона – обслуживание женщин и детей (главный упор будет делаться именно на женскую половину населения). Кроме того, данное название символизирует женскую независимость, что, с учетом современных тенденций в развитии общества, позволит привлечь к салону внимание современных, стильных, независимых и обеспеченных женщин, т.е. той прослойки общества, у которой есть деньги и желание их тратить на собственную внешность.

 

1.2 Анализ среды организации

 

Анализ среды обычно считается исходным процессом стратегического управления, так как он обеспечивает как базу для определения миссии и целей фирмы, так и для выработки стратегии поведения, позволяющей фирме осуществить свою миссию и достичь своих целей.

Одной из ключевых ролей  любого управления является поддержание баланса во взаимодействии организации со средой. Каждая организация вовлечена в три процесса:

· получение ресурсов из внешней среды (вход);

· превращение ресурсов в продукт (преобразование);

· передача продукта во внешнюю  среду (выход).

Управление призвано обеспечивать баланс входа и выхода. Как только в организации нарушается этот баланс, она встает на путь умирания. Современный рынок резко усилил значение процесса выхода в поддержании  этого баланса. Это как раз  и находит отражение в том, что в структуре стратегического управления первым блоком является блок анализа среды.

Анализ среды предполагает изучение трех ее составляющих:

• макроокружения;
• непосредственного окружения;
• внутренней среды организации.

Анализ внешней среды (макро- и непосредственного окружения) направлен на то, чтобы выяснить, на что может рассчитывать фирма, если она успешно поведет работу, и на то, какие осложнения могут ее ждать, если она не сумеет вовремя отвратить негативные выпады, которые может преподнести ей окружение.

Анализ макроокружения включает изучение влияния экономики, правового регулирования и управления, политических процессов, природной  среды и ресурсов, социальной и  культурной составляющих общества, научно-технического и технологического развития общества, инфраструктуры и т.п.

Непосредственное окружение  анализируется по следующим основным компонентам: покупатели, поставщики, конкуренты, рынок рабочей силы.

Анализ внутренней среды  вскрывает те возможности, тот потенциал, на который может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели организации, более верно сформулировать миссию, т.е. определить смысл и направления деятельности фирмы. Исключительно важно всегда помнить, что организация не только производит продукцию для окружения, но и обеспечивает возможность существования своим членам, давая им работу, предоставляя возможность участия в прибылях, обеспечивая их социальными гарантиями и т.п.

Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:

· кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы и т.п.;

· организация управления;

· производство, включающее организационные, операционные и технико-технологические характеристики и научные исследования и разработки;

· финансы фирмы;

· маркетинг;

· организационная культура.

Во внешней среде  постоянно протекают динамичные процессы изменений, постоянно что-то исчезает и что-то появляется. Одна часть из этих процессов открывает  новые возможности для организации, создает для нее благоприятные условия. Другая часть, наоборот, создает дополнительные трудности и ограничения. Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, организация должна уметь предвидеть то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Поэтому стратегическое управление при изучении внешней среды концентрирует внимание на выяснении того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

Таким образом, анализ среды, как он проводится в стратегическом управлении, направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, и сильных и слабых сторон, которыми обладает организация. Именно для решения этой задачи и разработаны определенные приемы анализа среды, которые используются в стратегическом управлении.

Применяемый для анализа  среды метод SWOT (аббревиатура составлена из первых букв английских слов: сила, слабость, возможности и угрозы), является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды.

Таблица 2

SWOT – анализ Парикмахерской «Шик»

Сильные стороны	Слабые стороны
1. Удобное месторасположение  салона из-за развитой инфраструктуры (различные организации, учебные и оздоровительные учреждения); 2. Работа с постоянными  клиентами; 3. Квалифицированный  персонал; 4.Долговременное сотрудничество  с постоянными поставщиками; 5.Удобный график работы магазина (без перерыва); 6. Высокий уровень  сервиса; 7. Предоставление специальных условий для постоянных клиентов; 8. Услуги производятся по наименьшей себестоимости;	1. Занимается только одним направлением - предоставление косметических и парикмахерских услуг; 2. Незначительная реклама; 3. Слабая маркетинговая деятельность; 4. Фирма не использует стимулирование сбыта; 5. Финансовое состояние фирмы  не является достаточно устойчивым; 6. Малоизвестность; 7. Нет явных стратегических направлений; 8. Ограниченное взаимодействие  с другими фирмами в области  красоты и здоровья.
Возможности	Угрозы
1.Разработка новых видов обслуживания  потребителей (безналичка); 2.Увеличение  прибыли за счет покупок у  других поставщиков, на более  выгодных условиях; 3.Реклама в  СМИ и Интернете; 4.Открытие сети  салонов в г Саратов; 5.Расширение  отдела по продаже парфюмерно-косметических товаров; 6.Возможность привлечения дополнительных средств; 7.Использование компьютерных программ; 8.Создание отдела маркетинга.	1.Появление на рынке сильного  конкурента; 2.Падение объема реализации  услуг за счет недостатка денежных средств у потребителей; 3.Введение новых законодательных  актов о предпринимательской деятельности, повышение налогов, изменение политической и экономической ситуации в России; 4.Рост цен на материалы, 5.Увеличение пошлины на импорт  косметических товаров; 6.Утечка информации; 7.Переход наших сотрудников  в фирмы конкурентов.

 

Делая выводы по данной матрице, можно заметить, что наш салон  в будущем будет иметь равное количество положительных и отрицательных  сторон. При этом имеющиеся возможности  будут иметь силы бороться со всеми угрозами. Так, например, на работу будут приглашаться опытные мастера, которые уже имеют своих клиентов. Таким образом, только недавно открывшийся салон будет иметь большую клиентскую базу, что позволит уже на первых этапах развития конкурировать с крупными и популярными салонами города. Также положительно будет сказываться центровое положение в городе. Широкий спектр услуг позволит клиентам совершить все необходимые процедуры по уходу за своей внешностью, не выходя за пределы нашего салона.

Однако крупнейшие конкуренты будут всеми силами пытаться «уничтожить» нового сильного соперника.

 

1.3 Организационная структура предприятия

 

Разработана организационная структура парикмахерской, которая представляет собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности, которая создает условия для эффективного осуществления предприятием  своей деятельности и достижения поставленных целей. Организационная структура развивается, и будет изменяться под воздействием особенности стратегии предприятия, его внутренней специфики и сложности  и  изменений во внутренней среде.

 Предполагается, что  в парикмахерской «Шик»  будет работать 16 человек, включая директора:

- Бухгалтер-кассир;

- Администратор;

- 7 парикмахеров;

- 3 мастера маникюра и педикюра;

- 2 косметолог;

- Уборщица.

Таблица 3

Организационная структура  парикмахерской «Шик»

Деятельность парикмахерской "Шик" ориентирована на жителей города со средним достатком, работает непосредственно с большим количеством людей, объясняется это тем, что салон предоставляет качественные и не дорогие для салона красоты косметические услуги. Вместе с тем каждый посетитель может приобрести любое косметическое средство, которое ему понравится.

Так как организационная  структура салона красоты «Шик» линейная, я считаю, что она имеет ряд достоинств:

·   четкие системы  взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

·  быстрота реакции  в ответ на прямые указания;

·  личная ответственность  руководителя за конечные результаты предприятия и другие.

Конечно же, есть и недостатки, такие как высокие требования к руководителю и перегрузка администратора.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет администратором, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.

Во главе парикмахерской стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности салона красоты, организует всю работу предприятия  и несет ответственность за его состояние и деятельность,  заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками салона. Он несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Директор осуществляет организацию бухгалтерского учета предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, принимает меры по своевременному снабжению предприятий продовольственными товарами и средствами материально-технического снабжения. А также устанавливает для каждого материально ответственного лица лимит товарных остатков; руководит внедрением прогрессивных форм обслуживания; обеспечивает соблюдение работниками правил безопасности; санитарных требований. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты.

 В подчинении директора  находится администратор. Администратор  является организатором всей  работы внутри салона красоты.  Основная задача администратора  заключается в доброжелательном  приеме гостей, причем, организовать  это все нужно так, чтобы гости чувствовали себя комфортно, не нуждаясь ни в чем. Он принимает необходимые меры по устранению недостатков или неисправностей, знакомится с записями, предварительно принятыми заказами на услуги, делает соответствующий анализ и отдает распоряжения каждому из сотрудников. Администратор составляет графики выхода персонала на работу, ведет учет рабочего времени сотрудников, обеспечивает своевременную и правильную подготовку зала к открытию салона, необходимое наличие прейскуранта. После вышеуказанных распоряжений администратор приступает к выполнению своей основной задачи – встречи клиентов. В течение целого дня он должен держать в памяти много важной информации, а в первую очередь число свободных мест.  Администратор также принимает участие в работе по оценке качества труда, ведет журнал учета. Имеет право: (не допускать или отстранять от работы работников зала нарушивших трудовую дисциплину или правила внутреннего распорядка; докладывать о произошедшем инциденте высшему руководству; проверять знания персонала и давать заключение об уровне их профессиональной подготовки).

     В обязанности  администратора входит:

• записывать предварительные заказы в книге учетов;
• приветствовать постоянных посетителей, называя их по имени;
• справляться у посетителей о качестве обслуживания;
• организует учет поступающих денежных средств;
• принимать жалобы со стороны посетителей;
• в случае необходимости оказывать первую помощь сотрудникам и посетителям;
• следить за поведением служащих и создавать на предприятии условия, отвечающие всем требованиям безопасности.

По моему все эти  принципы, которым должен следовать  администратор влекут налаженную работу парикмахерской «Шик» и увеличивает круг посетителей и процветание предприятия.

В обязанности и полномочия бухгалтера-кассира будут входить - обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов. Прием и выдача наличных денежных средств через кассу предприятия, Ежедневное ведение кассовой книги.

Бухгалтер-кассир выполняет  следующие должностные обязанности:

1. Осуществляет прием  наличных денежных средств в  кассу предприятия с одновременным  занесением информации в компьютерную  базу данных.

2. Выдает наличные денежные средства подотчетным лицам на основании служебных записок, заверенных подписью генерального директора или финансового менеджера с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

3. Контролирует соблюдение  лимита остатка денежных средств в кассе.

4. Сдает наличную выручку  в банк.

5. Получает наличные  денежные средства по чеку  в банке.

6. Ежедневно ведет  кассовую книгу и оформляет  первичные кассовые документы  в соответствии с порядком  ведения кассовых операций в  РФ.

7. Ведет и учитывает расходы с подотчетными лицами предприятия, проверяет, оформляет и проводит в компьютерной базе данных авансовых отчетов подотчетных лиц.

8. Начисляет и выплачивает  заработную плату работникам  предприятия.

9. Исчисляет налоги  по заработной плате, своевременное их перечисляет.

10. Готовит платежные  поручения и отправляет их  в банки по системе «банк-клиент».