Отчет о прохождении практики в Администрации Зерноградского района

3. Осуществляет ведение  делопроизводства, выполняет различные  операции с применением компьютерной  техники, предназначенной для  сбора, обработки и представления  информации.

4. Организует согласование  документов заместителями главы  Администрации Зерноградского района.

5. Подготавливает документы  и материалы, необходимые для  работы заместителям главы Администрации  района.

6. Готовит проекты постановлений  Администрации Зерноградского района  по награждению граждан и юридических  лиц Почетными грамотами Администрации  Зерноградского района, Благодарностями  и Благодарственными письмами  Главы Зерноградского района, контролирует  согласование указанных проектов, доведение подписанных и зарегистрированных  постановлений до исполнителей. Печатает Почетные грамоты, Благодарности  и Благодарственные письма. Ведет  учет награжденных Администрацией Зерноградского района.

7. Принимает и передает  информацию по приемно-переговорным  устройствам (телефон, факс и  др.). Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие заместителей  главы Администрации района принятые  сообщения и доводит до сведения  руководителя их содержание.

8. Выполняет машинописные  работы с рукописных, машинописных  и печатных оригиналов на компьютере, печатает под диктовку, вводит  текущую информацию в банк  данных.

9. Обеспечивает прием  посетителей, содействует оперативности  рассмотрения просьб и предложений  граждан.

10. Выполняет работу по  подготовке заседаний и совещаний,  проводимых в Администрации Зерноградского  района (сбор и обработка необходимой  информации, подготовка печатных  материалов, оповещение участников  о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).

11. Обеспечивает сохранность  документов и другой проходящей  служебной информации.

12. Формирует дела в  соответствии с утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их  сохранность и в установленные  сроки сдает в архивный отдел  документы, законченные делопроизводством.

13. Копирует документы  на ксероксе. Следит за состоянием  компьютера, ксерокса, факса, обеспечивает  сохранность и правильный уход  за используемой техникой. Ведет  регистрацию входящей и исходящей  документации, принимаемой и отправляемой  по факсу.

14. Ведет работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый  их поиск.

15. Выполняет отдельные  поручения заместителей главы  Администрации района и управляющего  делами по организационно-техническому  обеспечению деятельности аппарата  Администрации района.

16. Обеспечивает рабочее  место руководителя канцелярскими  принадлежностями, создает условия,  способствующие его эффективной  работе.

Старший инспектор  имеет право на:

1. Получение от специалистов  структурных подразделений информации, необходимой для осуществления  своей деятельности.

2. Представление на рассмотрение  своего непосредственного руководства  предложений по вопросам своей  деятельности.

3. Требование от руководства  оказания содействия в исполнении  своих должностных обязанностей.

4. Ознакомление со всеми  материалами своего личного дела  и другими документами до внесения  их в личное дело.

5. Продвижение по службе, переход на вышестоящую должность,  увеличение заработной платы  с учетом результатов работы, уровня квалификации, стажа работы  и служебных заслуг.

6. Объединение в профессиональные  союзы (ассоциации) для защиты  своих прав, социально-экономических  и профессиональных интересов.

7. Пенсионное обеспечение,  с учетом трудового стажа.

 

 Ответственность

Старший инспектор несет  персональную ответственность за:

Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных  настоящей инструкцией, - в соответствии с действующим  трудовым законодательством.

Правонарушения, совершенные  в период осуществления своей  деятельности, - в соответствии с  действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

Причинение материального  ущерба - в соответствии с действующим  законодательством.

 

 

 

 

 

Подготовка  и принятие управленческих решений

Управленческое решение представляется как социальный акт, направленный на разрешение проблемной ситуации. Принятие решений - один из основных и наиболее ответственных видов деятельности менеджера, поскольку от правильности и своевременности управленческих решений зависит эффективность управления, а следовательно, и эффективность работы гостиницы.

Необходимость принятия решений возникает  на всех этапах процесса управления и  связана с различными аспектами  управленческого труда. И хотя каждый из нас в течение дня принимает  десятки решений, принятие управленческих решений существенно отличается от решений, принимаемых в повседневной частной жизни.

Для менеджера принятие решений - постоянная и ответственная работа. Необходимость  принятия решений сопровождает все, что делает руководитель гостиницы  любого уровня. Поскольку принятые решения касаются не только менеджера, но и других людей и во многих случаях - всей гостиницы, понимание  природы и сути этого процесса чрезвычайно важно для каждого, кто хочет добиться успеха в области управления.

Одним из показателей успешной деятельности менеджера является его способность  принимать правильные решения. Так  как менеджеры выполняют четыре функции управления, они реально  имеют дело с постоянным потоком  решений по каждой из них, то есть планированию, организации, мотивации и контролю. Выработка и принятие решений - это  творческий процесс в деятельности руководителей. Он включает в себя стадии:

выработку и постановку цели;

изучение проблемы;

выбор и обоснование  критериев эффективности и возможных  последствий принимаемых решений;

рассмотрение вариантов  решений;

выбор и окончательное  формулирование решения;

принятие решения;

доведение решений до исполнителей;

контроль за выполнением решений.

1.Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании:

- письменных или устных поручений  Главы района. Письменное поручение  оформляется резолюцией Главы  района на письме с просьбой  о подготовке соответствующего  правового акта или резолюцией  на других документах.

  поручений, определенных ранее  принятыми правовыми актами;

  поручений в соответствии  с протоколами совещаний Главы  района.

2.В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку правового акта заместитель Главы Администрации района или руководитель районного органа исполнительной власти определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.

3. Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 30 календарных дней, а срочных – до 5 рабочих дней. В необходимых случаях Глава района может установить и другой конкретный срок. При необходимости срок подготовки правового акта может продлить Глава района на основании письма заместителя главы Администрации района, ответственного за подготовку данного документа.

4. На основании поручения (разрешения) подготовленный проект со всеми необходимыми документами представляется управляющему делами. Управляющий делами проверяет наличие поручения (разрешения), согласовывает список лиц, визирующих документ.

5. Согласование и визирование проекта организует исполнитель.

6. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется через приемные руководителей структурных подразделений с указанием на листе согласования даты получения и возврата проектов.

7. Проект правового акта, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более 2-х рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3-х часов. Проекты районных целевых программ (мероприятий) визируются в органах исполнительной власти района в течение 3-х рабочих дней.

8. Управляющему делами проекты правовых актов представляются в окончательном варианте с внесенными в текст поправками, изменениями и дополнениями, предложенными инстанциями, визировавшими текст проекта. На листе согласования должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

9. Проработанные соответствующими подразделениями проекты правовых актов передаются управляющему делами для проведения лингвистической экспертизы, оформления на бланках установленного образца и ввода текстов в электронную базу данных.

10. Документ, имеющий приложения, подписывает управляющий делами.

11. Организационную работу по подписанию документов проводят управляющий делами и ведущий специалист (секретарь Главы района).

12. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах правовых актов, является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

 

Организация документооборота и формирование дел:

Формирование дела – это группирование  исполненных документов в дело в  соответствии с номенклатурой дел  и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь  отметку об исполнении документа  и направлении его в дело и  помещаться в дела в день окончания  исполнения. Строгое выполнение этого  несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при  этом запрещается группировать в  дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо  ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как  структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой  ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в  отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы  одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы данного лица в организации; документы  выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые  группируются за период их созыва; документы  учебных заведений, которые формируются  за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Документооборот - это движение документов с момента  их  получения  или

создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .

    Документы, поступающие на предприятие проходят:

. первичную обработку;

. предварительное рассмотрение;

. регистрацию;

. рассмотрение руководством.

    После этого входящие  документы передаются конкретным  исполнителям.

    Служба документационного  обеспечения управления  (ДОУ),  которая  может быть   представлена   на   предприятии   как   самостоятельным   структурным подразделением ( канцелярия, общий  отдел,  секретариат),  так  и  отдельным сотрудником (секретарь -  референт)  должна  принимать  к  обработке  только Правильно оформленные документы, имеющие юридическую  силу  и  присланные  в полном комплекте ( при наличии приложений). В  противном случае  присланные документы возвращаются автору с  соответствующим  сопроводительным  письмом, где указываются причины возврата.

В Администрации района

Ведение делопроизводства в Администрации  района осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

В отраслевых (функциональных) органах  и структурных подразделениях Администрации  района делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.

С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в  соответствии с полномочиями должностных  лиц, работающих или знакомящихся с  этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом  в командировку работники подразделений  обязаны передавать находящиеся  у них на исполнении, на контроле документы работнику, временно исполняющему их обязанности, или другому работнику  по указанию руководителя подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним  документы в приемную Главы района.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.

2. Документы, поступившие в Администрацию  района, принимаются, учитываются  и регистрируются в приемной  Главы района ведущим специалистом  – секретарем Главы района.

Документы, адресованные комитетам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры  аппарата Администрации района, не регистрируются и передаются по назначению.

Документы, адресованные комитетам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры  аппарата Администрации района, регистрируются в приемных комитетов, управлений, отраслевых (функциональных) отделов.