Отчет по практике в архивном отделе администрации МО Ейский район

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Кубанский Государственный  Университет»

филиал в г. Ейске

 

Отчет по учебно-ознакомительной  практике

на примере ________________

(с 20.06.2012г. по 4.07.2012 г.)

 

 

Работу выполнил                                                                            Берёза Т.С.

студент 2 курса ЗФО                                                                                  

Факультет                                                          управления и психологии                                                                                            

Направление  081100       Государственное и муниципальное управление

 

Проверила:                                                                                 Григорян Н.В.                                                                                                         

                  

  

  

г. Ейск 2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                              3

1.Структура организации        4

1.1. Общая характеристика  Архивного отдела Администрации   4-5

Ейского района.

1.2. Анализ производственно-хозяйственной, коммерческой и             5

финансовой деятельности Архивного отдела.

1.3. . Основные задачи и функции архивного отдела.     6-7

2. Предмет и цели Архива.         8          

2.1.Характеристика предприятия.       8-13

2.2. Работа с архивными  документами.      13-32

3. Проблемы и пути их  решения в Архивном отделе.    33-35

Заключение          36

Список используемых источников       37

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Данная работа представляет аналитический отчет о прохождении практики в Архивном отделе Администрации МО Ейский район.

Время прохождения практики – с 20.06.12-04.07.12.

Цель практики – изучение сущности, методики мотивации персонала  Архивного отдела Администрации МО Ейский район (ее специфики), сбор материалов для написания отчета, закрепление профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в процессе теоретической подготовки.

Цель настоящего отчета –  проведение диагностики выполненной  работы в процессе прохождения практики, анализ практических заданий, поставлен-ных  во время прохождения практики и  их решения. Поставленная цель определила необходимость решения ряда следующих конкретных задач:

познакомиться с принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;

 процессом создания  системы информации о содержании  документов;

провести анализ производственно-хозяйственной  деятельности Архивного отдела;

оценить действующую систему  мотивации персонала;

на основании проведенных исследований выдвинуть направление совершенствования системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности персонала.

 

 

 

1.Структура организации.

1.1.Общая характеристика  Архивного отдела Администрации  Ейского района.

  Архивный отдел Администрации МО Ейский район был образован в 1937 году. Выполняет функции муниципального органа управления по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов учреждений, организаций и предприятий города. Кроме того, в Архивный отдел поступают на хранение документы  по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий города, которые  затем используются для обеспечения социальных гарантий граждан.

Архивный отдел руководствуется  в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Краснодарского края в сфере архивного дела, Положением об Архивном отделе Администрации МО Ейский район.

В здании архива находится  15 хранилищ, которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, имеют запасный выход, изолированы от рабочих комнат. Архивный отдел Администрации МО Ейский район оснащен современным оборудованием для обработки и хранения документов: компьютерами, сканерами, копировальными аппаратами, сплит-системами.

Архивные фонды размещены  в порядке возрастания номеров. Архивохранилища оснащены топографическими фондовыми и стеллажными указателями, имеют схемы расположения фондов на стеллажах.

В соответствии с правилами  поддерживаются температурный режим, допустимый уровень влажности, световой режим. Принимаются меры по соблюдению санитарно-гигиенического режима хранения документов, проводится работа по улучшению физического состояния дел. Все изменения в составе и объеме фондов вовремя фиксируются: вносятся в электронную базу архива, паспорт архива и фондовый каталог, своевременно составляются карточки на новые фонды. В Архивном отделе сконцентрировано 450 фондов и 35 тыс.ед. хранения.

Деятельность архива осуществляется по плану, в соответствии с графиками  согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами  в организациях, упорядочения и приема-передачи документов в областной архив.

1.2.Анализ производственно-хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности Архивного отдела.

Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и  инструкциями об архивном деле, разработанными Федеральным архивным агентством и архивным отделом области4, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в администрации г.Ейска, утвержденного Администрацией и согласованного с архивным отделом области.

Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и  гражданами.

Финансирование и материально- техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий. Все услуги по приему, обработке и выдаче документов (справок по социально-правовым вопросам) предоставляются бесплатно.

1.3. Основные задачи и функции архивного отдела.

Обеспечение сохранности  и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:

-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Ейского района, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления Ейского района; организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

-архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей;

-документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Ейского района;

-учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Архивного отдела. 

Комплектование архивного  отдела документами, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для муниципального образования:

-составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых руководителем аппарата Администрации Ейского района и согласовываемых с управлением государственной архивной службы,систематическая работа по уточнению списка;

-отбор и прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел;

-проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящиеся в архивном отделе.

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию:

-информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

-исполнение запросов социально-правовых и иных запросов граждан; выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявление, предложений и жалоб, прием граждан;

-создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Предмет и цели Архива.           

2.1.Характеристика предприятия.

  Архивный отдел администрации  муниципального образования Ейский  район (далее архивный отдел)  является отраслевым органом  администрации, без статуса юридического  лица, созданным для реализации  полномочий в области архивного дела и выполняет функции муниципального архива.

        Положение  об архивном отделе утверждается  постановлением главы муниципального  образования Ейский район и  согласовывается с  управлением по делам архивов Краснодарского края.

Основными задачами и функциями  архивного отдела являются:

-обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

-  хранение и учет  документов, принятых в архивный  отдел; представление в установленном  порядке учетных данных в управление  по делам архивов Краснодарского  края;

- проведение мероприятий  по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление  администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и  архивных документов на различных  видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Краснодарского края, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и администрации Краснодарского края;

- архивных фондов и  архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Краснодарского края, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и  архивных документов юридических  и физических лиц на различных  видах носителей, переданных на  законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Краснодарского края;

- документов на различных  видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования Ейский район;

- печатных, аудиовизуальных  и других материалов, дополняющих  фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных  справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Комплектование архивного  отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списка организаций-источников  комплектования архивного отдела, утверждаемого администрацией муниципального образования Ейский район и согласовываемого с управлением по делам архивов Краснодарского края; систематическая работа по его уточнению;

- отбор и прием документов  постоянного (долговременного) хранения  в архивном отделе;

- проведение в установленном  порядке экспертизы ценности  документов, хранящихся в архивном  отделе.

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных  архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок  состояния делопроизводства и  ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном  порядке учета документов, хранящихся  в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование  положений о ведомственных архивах,  экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;