Отчет по практике в архивном отделе администрации МО Ейский район

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить  систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов последние изымаются  из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

В случаях обнаружения  большого числа ошибок в нумерации  листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой  указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Обязательными реквизитами  обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

        В  четвертый день я ознакомилась  с составлением внутренней описи  дел. 

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается  ее составителем. Если дело переплетено  или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

В пятый день ознакомилась с тем как составить и оформить опись дел.

  Для обеспечения комплектования  архива в организации на все  завершенные в делопроизводстве  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу, прошедшие экспертизу  ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных  подразделений составляются по установленной  форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

-порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

-графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

-при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

-графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед  за последней описательной статьей  заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

По требованию архива организации  к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения составляется по установленной форме.

Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел  в годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения.

Первому годовому разделу  сводной описи дел фонда присваивается  номер по листу фонда, все последующие  годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной  описи.

Заголовки дел, включенные в  годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно  обнаруженных дел в зависимости  от их количества могут быть внесены  в годовой раздел под литерными  номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись  записей о поступлении или  выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой  раздел сводной описи дел изменений  после утверждения его ЭПК  архивного учреждения допускается  только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу  сводной описи дел постоянного  хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается  составителем с указанием должности  и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной  описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Каждой законченной описи  присваивается номер.

Законченная опись имеет  самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная  надпись к законченной описи  составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом  оформления законченной описи является титульный лист.

На титульном листе  законченной описи дел постоянного  хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое  включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда  на титульном листе оставляется  место для написания полного  названия государственного архива, в  котором будут постоянно храниться дела данной организации.

        В  шестой день я ознакомилась  с восстановлением угосающего  текста и перепечатывала протоколы   Ейского городского Совета депутатов  1943-1945г.г.

          В седьмой день я узнала  о топографировании и оформляла  топографические указатели.

  В целях закрепления  места хранения документов в  хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

  Карточки постеллажного  топографического указателя составляются  на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

  Карточки пофондового  топографического указателя составляются  на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

А также о порядке размещения документов в хранилищах.

  Документы в хранилищах  размещаются в порядке, обеспечивающем  их комплексное хранение в  соответствии с учетными документами  и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

 Средства хранения

 Хранилища оборудуются  стационарными или передвижными  металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

 Стеллажи и открытые  средства хранения устанавливают  перпендикулярно стенам с оконными  проемами, а в помещениях без  окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.