Отчет по практике в архивном отделе администрации МО Ейский район

- рассмотрение и представление  в управление по делам архивов  края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование  описей дел по личному составу  организаций, документы которых  подлежат приему в архивный  отдел в порядке установленном Управлением по делам архивов;

- изучение и обобщение  практики работы ведомственных  архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической  помощи, проведение совещаний, семинаров,  консультаций по вопросам организации  и методики работы с документами;

- разработка и реализация  мероприятий по улучшению работы  ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Информационное обеспечение  органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов  местного самоуправления, иных организаций  муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

- организация работы пользователей  документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых  и иных запросов граждан, выдача  архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам архивного отдела, автоматизированных  информационно-поисковых систем, банков  и баз данных, архивных справочников  о составе и содержании документов.

            Осуществление контроля за соблюдением  юридическими и физическими лицами архивного законодательства, подготовка проектов постановлений, распоряжений главы муниципального образования в области архивного дела, составление протоколов об административных правонарушениях

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций  предоставляется право:

-представлять администрацию муниципального образования Ейский район по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;

-вносить на рассмотрение администрации муниципального образования Ейский район и управления по делам архивов края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;

-запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о  работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

-проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства;

-давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

-принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и. мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

-иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

-ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти Краснодарского края вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях, а также физических лиц;

 -взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования Ейский район, управлением по делам архивов Краснодарского края, краевым отделением Российского общества историков архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

2.2. Работа с архивными документами.

В первый день прохождения  практики я ознакомилась с организацией ведения делопроизводства и формированием  дел в соответствии с учрежденной номенклатурой дел на 2012 год.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в  организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется  под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

-документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Распорядительные документы  группируются в дела по видам и  хронологии с относящимися к ним  приложениями:

-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

-приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

-поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

-утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

-документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

-лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

-предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

-переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

     Во второй день проводила экспертизу ценностей документов в организации. В нее входило:

-в делопроизводстве  при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

-в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа  наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

-организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

-организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

-организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

-организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

-подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

-участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

        Экспертиза  ценности документов осуществляется  ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

         В третий день я ознакомилась  с требованиями к оформлению  дел, принимаемых в архив.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел  предусматривает:

-подшивку или переплет дела;

-нумерацию листов дела;

-составление листа-заверителя;

-составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;