Отчет по практике в архивном отделе администрации МО Ейский район

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных  защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов  и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

-бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

-микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;

-микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

Место хранения электронных  документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

        В  восьмой день я ознакомилась  с картонированием документов.

В архиве организации, как  правило, создаются разновидности  предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории организации.

Именная картотека (картотека  по личному составу) создается для  поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке  информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации  может составлять также административно-территориальное  деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

В хронологическую картотеку  включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.

В архивах, хранящих значительное количество фондов, составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

В девятый день я провела  проверку наличия документов в соответствии с учетными документами архива.

Проверка наличия и  состояния документов проводится в  целях установления фактического наличия  единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся  на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков  в учете документов;

выявление отсутствующих  документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и  состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также  перед передачей их на государственное  хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел  в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища  посторонних лиц;

при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

при реорганизации или  ликвидации организации.

При проверке наличия и  состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных  средствах хранения;

подкладывать на свои места  обнаруженные во время проверки неправильно  подложенные дела и документы;

изымать дела, не внесенные  в опись;

изымать и изолировать  дела, зараженные плесенью или другими  биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей  обработки и описания.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются  документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и  состояния дел проводится путем  сверки описательных статей описи с  описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия  и состояния дел в фонде  составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи  после заверительной надписи  делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

-изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

-организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

-проверить дела находящихся рядом фондов;

-изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется  проводить в течение года после  завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска  дела подкладываются на места, а в  соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные  документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

         В десятый день я составляла  алфавитные  книги с особо ценными  документами.

Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого  фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается ЭК организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.

Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный  реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

          В одиннадцатый день я регистрировала  поступающую и отправляемую  корреспонденцию.  Заполняла журнал регистрации  поступающей и отправляемой корреспонденции. Ознакомилась с  реквизитами документов в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Проблемы и пути их решения в Архивном отделе.

Проблема организации  хранения документов федеральных органов  власти в регионах возникла, что  называется, на пустом месте. Дело в  том, что с принятием нового закона об архивном деле единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части:

федеральные архивные документы, региональные архивные документы и

муниципальные архивные документы.

Это был достаточно логичный и понятный шаг, тесно связанный  с проводимой в тот момент административной реформой. Разделяя собственность на документы, никто и не подумал соответствующим образом изменить систему комплектования и хранения документов, существовавшую еще с советских времен.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом .

Поскольку мы сейчас живем  в капиталистической стране, то совершенно естественно, что подавляющее большинство граждан и организаций под «договорными отношениями» понимают, прежде всего, оказание платных услуг. В пользу этой точки зрения говорит тот факт, что во взаимоотношениях с негосударственными организациями (которые первыми были отнесены к «чужому лагерю») такие договоры используются повсеместно.

В результате остро встал  вопрос о документах территориальных  подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. По новому закону получается, что вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, которых у нас целых 15. Два в Санкт-Петербурге, один во Владивостоке и двенадцать в Москве.

Предлагаемые подходы  к решению проблемы.

Данная проблема обсуждается  уже почти два года, и вариантов  ее решения пока предложено не очень  много. Три основных были названы  в докладе Руководителя Федерального архивного агентства В.П. Козлова в октябре 2005 года на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве.

Первый вариант: документы  территориальных органов поступают  в ГА РФ напрямую либо через объединенные ведомственные архивы, создаваемые в республиканском, краевом, областном центре или через создаваемые отраслевые архивы федеральных органов исполнительной власти.

Совершенно ясно, что один единственный федеральный архив вряд ли сможет справиться с таким количеством дел. Более того, придется оплачивать транспортировку документов со всей России к месту хранения в Москву-матушку, включая затраты на подготовку к перевозке, упаковку, доставку до аэропорта или железнодорожной станции, страховку груза, его сопровождение, разгрузку, доставку по Москве и т.д.

По имеющимся данным, в  списках источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов состоит 20 249 организаций федеральной собственности, подчиненных различным федеральным органам исполнительной власти и иным государственным органам Российской Федерации (их свыше 40).

Самое главное, что подавляющее  большинство регионов и не возражают  против этого варианта, но при одном  существенном условии: за хранение федеральных документов в региональных архивах они хотят получать реальные деньги, и не по «остаточному» принципу, а по фиксированной ставке за каждое дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивный отдел предоставляет  гражданам города Ейска информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации  МО Ейский район, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.