Отчет по практике в Пенсионном фонде России по Псковской области

Иерархия в принятии решений - делегирование полномочий по принятию решения ближе к тому уровню, на котором имеется больше необходимой информации и который непосредственно участвует в реализации принятого решения. В этом случае исполнителями решения являются сотрудники смежных уровней. Контакты с подчиненными, находящимися более чем на один иерархический уровень ниже (выше), не допускаются.

Использование целевых межфункциональных групп, в которых члены, входящие в их состав, отбираются из различных подразделений и уровней организации.

Использование непосредственных (прямых) горизонтальных связей при принятии решений. В данном случае (особенно на начальной стадии процесса принятия решения) сбор и обработка информации осуществляются без обращения к вышестоящему руководству. Такой подход способствует принятию решений в более короткие сроки, повышению ответственности за выполнение принятых решений.

Централизация руководства при принятии решения. Процесс принятия решения должен находится в руках одного (общего) руководителя. В данном случае формируется иерархия в принятии решений, т.е. каждый низший руководитель решает свои проблемы (принимает решения) со своим непосредственным руководством, а не с вышестоящим руководством, минуя своего непосредственного начальника.

Как уже отмечалось, лучший вариант, когда решение выбирается благодаря последовательной оценке каждого из предлагаемых. При этом определяется, насколько каждый вариант решения обеспечивает достижение цели. Таким образом, решение должно отвечать требованиям, вытекающим из решаемой ситуации и целей организации, а именно:

• эффективности;
• экономичности;
• своевременности;
• обоснованности;
• реальности.

Решения сотрудников фонда однозначно  должны быть эффективным, то есть наиболее полно обеспечивать достижение поставленной организацией цели. 

Решение должно быть экономичным, то есть обеспечивать достижение поставленной цели с наименьшими затратами. 

Своевременность решения означает не только нужный момент его принятия, но и своевременность достижения целей. Ведь когда решается проблема, события продолжают развиваться. Может получиться так, что прекрасная идея устареет и потеряет с течением времени смысл, хотя изначально она была хороша.

Исполнители должны быть убеждены, что решение обоснованно. В связи с этим нельзя путать фактическую обоснованность и ее восприятие исполнителями - понимание ими аргументов, побуждающих менеджера принять именно такое решение.

Решение должно быть реально осуществимым, то есть нельзя принимать нереальные, абстрактные решения. Такие решения вызывают досаду исполнителей, и в основе своей они неэффективны. Принятое решение должно соответствовать силам и средствам выполняющего его коллектива.

Особую роль в эффективности решений играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Доведение решений до исполнителей начинается обычно с разделения на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает конкретное задание, которое находится в прямой зависимости от его служебных обязанностей. Считается, что умение передать задачи исполнителям является главным источником эффективности принятого решения.

Таким образом, эффективность решения зависит не только от его оптимальности, но и от формы доведения его до исполнителей (оформления решений и личных качеств руководителей и исполнителей). Организация исполнения принятых руководством решений как специфическая деятельность руководителя предполагает то, что он держит в поле зрения решения, находит способ влиять на них, управляет ими.

Главный смысл всей работы по доведению задач до исполнителей состоит в том, чтобы построить в сознании некий образ (технологию) будущей работы по выполнению управленческого решения. Первоначальное впечатление об этой работе формируется у исполнителя при получении и восприятии задания. После этого идея (модель задания) уточняется, обогащается посредством адаптации ее к реальным и объективным условиям внутренней и внешней среды. На этой основе и разрабатывается технология выполнения решения (в ПФР считается идеальной моделью деятельности исполнителя по выполнению задания руководителя).

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

3.1 Представление о внешней среде  организации

В теории менеджмента существует такое понятие, как «предпринимательская среда», под которой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и требуют принятия или приспособления к ним. Среду любой организации принято рассматривать, как состоящую из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Внешняя среда обусловлена внешними факторами влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия и т.д.

Состояние внешней среды имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению к организации является объективной средой, т. е. существует независимо, что приводит к необходимости учета ее в своей деятельности. В связи с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит результативность и эффективность деятельности организации.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны у каждой фирмы. Обычно организация в процессе управления сама определяет, какие факторы, и в какой степени могут воздействовать на результаты ее деятельности в настоящий период и в будущей перспективе. Выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды организации.

Одним из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации (поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы.). Это окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако управленцу необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде. К основным факторам косвенного воздействия относятся: технологические, экономические, социально-культурные и политико-правовые, а также международные изменения.

 

3.2 Внешняя среда УПФР  по Псковской области

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по Псковской области оперативно отслеживает все изменения внешней среды, оценивает их и выбирает наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению его целей. Эффективно реагирует на взаимодействие внешней среды.

Принципиальное значение для функционирования УПФР по Псковской области имеет обратная связь. Управление ПФР постоянно получает информацию из внешней среды, тем самым помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений и параметров системы. Процесс позволяющий получить приток в систему информации и денег.

Пенсионное обеспечение является базовой и одной из самых важных социальных гарантий стабильного развития общества, поскольку непосредственно затрагивает интересы нетрудоспособного населения, а оно обычно составляет свыше 25-30% населения любой страны. Также этот вопрос косвенно касается и всего трудоспособного населения.

Внешнюю среду Отделения ПФР по Псковской области можно представить схематически (схема 3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема 3. Внешняя среда Отделения ПФР по Псковской области

21 января 2011 года председатель Правления  Пенсионного фонда России Антон  Дроздов и директор Федеральной службы судебных приставов Артур Парфенчиков подписали «Соглашение о взаимодействии Пенсионного фонда Российской Федерации и Федеральной службы судебных приставов, их территориальных органов при принудительном исполнении постановлений Пенсионного фонда Российской Федерации и иных исполнительных документов».

Подписанный документ выводит взаимодействие органов Пенсионного фонда и Федеральной службы судебных приставов на новый уровень, в основе которого лежит выработанный комплекс мер по повышению эффективности работы по взысканию задолженности в ПФР.

Служба судебных приставов является одним из значимых элементов внешней среды Пенсионного фонда. Как рассказала управляющий ОПФР по Псковской области Елена Бибикова, служба судебных приставов – важный партнер Пенсионного фонда в организации и проведении мероприятий по взысканию задолженности по страховым вносам на обязательное пенсионное страхование:

- Совместно  со службой судебных приставов наше Отделение ведет работу по двум направлениям. Первое – по обеспечению наиболее полного поступления платежей в бюджет фонда. Ведь все средства, которые поступают на счет, идут на выплату пенсий жителям области. Сейчас, учитывая нелегкую экономическую ситуацию в стране, работа по взысканию недоимки по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должна стать еще более мобильной и эффективной. Второе направление – информационная помощь службе приставов по розыску должников, ответы на запросы судебных приставов-исполнителей.

На данный момент между Отделением ПФР и Управлением федеральной службы судебных приставов организован электронный документооборот, что повышает уровень работы.

Правоохранительные органы города проводят работы всевозможные работы, связанные с Пенсионным фондом: следственные мероприятия в отношении фирм, представляющих займы по сертификатам, рассмотрение дел по распределению жилья при получении материнского капитала и др.

Одной из наиболее известных и социально значимых услуг, которую российская почта оказывает уже на протяжении многих десятков лет, является доставка и выплата пенсий и пособий. Сегодня услугами почты пользуется более 23 млн пенсионеров или более 60% от их общей численности. Кроме этого подразделениями Почты России производится доставка и выплата федеральных ежемесячных денежных выплат более 11 млн получателям. Из общего количества получателей пенсий и социальных пособий, обслуживаемых почтой, 41,6% проживает в сельской местности, в отдаленных и труднодоступных районах.

Почта России полностью осуществляет доставку пенсий и федеральных ЕДВ в 61 субъекте Российской Федерации, в 26 субъектах эта функция выполняется совместно с альтернативными доставочными структурами, которые работают преимущественно в областных центрах и крупных населенных пунктах.

С целью качественно повысить оказание услуги по доставке и выплате пенсий внедрен проект «Технология электронного документооборота в процессе выплаты и доставки пенсий». Цель совместного проекта с Пенсионным Фондом придать современный уровень процессу доставки пенсий за счет внедрения новой технологии электронного документооборота и сделать доставку пенсий пенсионерам максимально удобной.

Почта доставляет пенсию на дом получателю по персонифицированным выплатным документам (поручениям) с отрывной квитанцией, в которой указываются все виды причитающихся пенсионеру выплат. По факту доставки у пенсионера остается квитанция, позволяющая упростить процесс поиска информации по конкретной выплаченной сумме в случае обращения его в орган ПФР или на почту.

Как показывают результаты внедрения, в итоге повысилась информированность Пенсионного фонда о качестве, сроках и ходе выплаты пенсий и пособий, а пенсионерам стало просто и удобно пользоваться услугой, получая предельно ясную и оперативную информацию о выплатах. Это позволяет повысить удовлетворенность работой почты по доставке пенсий и пособий, как со стороны Пенсионного фонда, так и получателей пенсий и пособий. Услуга по доставке пенсий качественно повысилась при одновременном снижении трудозатрат.