Отчет по практике в ЗАО «Рестайл»

Техника управления на предприятии  ЗАО "Рестайл" развивается по нескольким направлениям. Во-первых, создаются новые высокопроизводительные устройства и машины, предназначенные для автоматизации трудоемких процессов информационных преобразований (многоаспектной выборки и сравнения данных, фиксации информации на носителях, передачи и представления необходимых данных и т. д.). Во-вторых, совершенствуются технические средства, применение которых стало традиционным (создание высокопроизводительных ЭВМ с большим объемом памяти, пишущих машин с элементами логики, факсимильной аппаратуры, видеотерминалов и пр.). В-третьих, технические средства и системы агрегируются (создаются сети передачи данных, автоматизированные системы управления, разрабатываются и производятся технические комплексы средств оргтехники). В-четвертых, создаются многофункциональные машины и системы, предназначенные для различных уровней управления (комплексы ЭВМ, организационные универсальные автоматы и т. д.)

Так же в ЗАО "Рестайл"  имеются разнообразные грузоперевозочные  машины, такие как газели,  автобусы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14 Коммуникации 

 

Нисходящие коммуникации в ЗАО "Рестайл" осуществляется на оперативных совещаниях у директора, на оперативках у начальников отделов, и в течение рабочего дня в результате прямого общения руководителя со своими подчиненными. Подавляющее большинство всей информации передается в устной форме. Лишь на некоторых совещаниях у директора ведется протокол.

Восходящая коммуникация также присутствует, но в значительно  меньшей степени.

Работники предприятия грамотно и добросовестно выполняют свою работу и часто не докладывают  руководству о проделанной работе и ее результатах, т.к. считают это  не обязательным, а выполнение всех указаний руководства считается  повседневной нормой.

Гораздо большую роль на предприятии занимают горизонтальные коммуникации. Большинство вопросов решается между работниками разных отделов без участия начальников отделов. При этом вопросы решаются в устной форме и очень оперативно. Некоторые горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной или телефонной сети.

Коммуникации руководителя с подчиненными или с рабочей  группой также очень значительны. В течение рабочего дня неоднократно производится обмен мнениями по поводу какой-либо проблемы и путей ее решения. При этом рядовые работники смело  высказывают свое мнение и часто  даже спорят с начальником. В итоге, как правило, приходят к совместному  решению, с которым согласно большинство  присутствующих. Иногда такие обсуждения происходят стихийно и без присутствия  начальника.

Неформальные коммуникации также имею место. При этом обсуждаются  как производственные вопросы, так  и сугубо личные.

В процессе наблюдения за работой  ЗАО "Рестайл" выявились преграды организационных коммуникаций, недостатки в существующих коммуникациях и предложения способов повышения их эффективности.

На наш взгляд, можно  значительно повысить эффективность  нисходящих коммуникаций. Для этого  потребуется проводить оперативные  совещания у директора и начальников  отделов в строго определенное время  с обязательным присутствием всех необходимых  работников. При существующей же системе  некоторые работники отсутствуют  на совещаниях, т.к. время их проведения заранее не определяется. Таким образом, какая-то информация доходит до этих работников с опозданием через кого-то, а какая-то информация и вовсе  не доходит. Изменить существующий порядок  несложно, для этого не требуется  никаких материальных затрат, а выгода очевидна.

Система горизонтальных коммуникаций на предприятии также, на наш взгляд, несовершенна. Многие практические вопросы  решаются работниками разных служб, что само по себе не плохо. Однако, руководство, не владея информацией об этом, иногда дает подобное задание другим работникам, и эта работа дублируется ими. Еще хуже, когда работники разных служб в процессе решения практических задач принимают ошибочные решения, либо решения, выходящие из уровня их компетентности. В этом случае всему предприятию наносится моральны и материальный ущерб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15 Документационное обеспечение менеджмента

 

Документационное обеспечение  менеджмента является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно  влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого  решения состоит из: получения  информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение  управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами.

Основой документационного  обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или  получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

В документационном обмене ЗАО Рестайл" в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ЗАО "Рестайл" отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.

Офис-менеджер ведет общее  документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей  корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и  в электронном. В своей работе, он пользуется программным обеспечением Office 2010 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В ЗАО "Рестайл" ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими  и исходящими документопотоками  в ЗАО "Рестайл" представлены в таблице 2.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей  документацией
1 Получение документа	1 Создание проекта документа
2 Экспедиционная обработка	2 Проверка секретарем  или менеджером по персоналу
3 Рассмотрение документа	3 Согласование (визирование  при необходимости)
4 Регистрация	4 Подписание руководителем  документа
5 Передача адресату (конкретное  подразделение)	5 Регистрация документа
6 Рассмотрение руководителем  подразделения	6 Направление документа  в дело
7 Назначение и передача  исполнителю
8 Исполнение документа
9 Контроль за исполнением
10 Направление документа  в дело

 

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном  хранении (в текущем архиве) в  подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в  дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные  образы которых вводятся в систему  документооборота ЗАО "Рестайл" дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа  секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа  производится на основе существующего  с заполнением регистрационной  учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит  процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование  проекта исходящего документа, который  осуществляется путем выдачи задания  исполнительным директором, руководителем  подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим  адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными  подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к  отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта  документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией  в ЗАО "Рестайл" состоит из следующих этапов:

1) получение указания на разработку;

2) подготовка проекта документа;

3) согласование (визирование);

4) передача адресату;

5) отметка о доставке;

6) выдача (оформление) резолюций;

7) постановка на контроль;

8) отчет об исполнении;

9) помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Работа с внутренней документацией  производится в ЗАО "Рестайл" как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ЗАО «Рестайл» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры HewlettPackardLaserJet и DeskJet, настольные сканеры HewlettPackardScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен  с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в  ЗАО "Рестайл" используются следующие документы:

1 Приказы по личному  составу (внутренние).

2 Документы к приказам  по личному составу - трудовые  книжки, заявления (входящие).

3 Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние  и исходящие).

4 Справки о работе и  заработной плате сотрудников  (исходящие)

5 Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские  заключения (санитарные книжки), среди  исходящих - на справки о работе и  заработной плате.

В целом документационное обеспечение в организации ЗАО «Рестайл» достаточно развито.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На сегодняшний день предприятие  может выпускать достаточно большое  количество продукции. Поэтому, следуя своей миссии (генеральной цели), руководство предприятия сформулировало для себя стратегическую цель, реализация которой обеспечит фирму новыми возможностями.

Главная цель менеджмента  ЗАО «Рестайл» — это управление, ориентированное на успешную деятельность, присущее каждой организации и отдельно взятому человеку.

Основными задачами менеджмента  ЗАО «Рестайл» являются следующие:

- организация производства товаров и услуг с учетом спроса потребителей на основе имеющихся ресурсов;

- переход к использованию работников, обладающих высокой квалификацией;

- стимулирование сотрудников организации путем создания для них соответствующих условий труда и системы его оплаты;

- определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения;

- определение целей развития организации;

- выработка системы мероприятий для достижения намеченных целей;

- осуществление контроля за эффективностью деятельности организации, за выполнением поставленных задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. www.orenrest.ru - официальный сайт ЗАО "Рестайл".
2. Устав организации ЗАО "Рестайл".
3. Антикризисное управление : учебник / под ред. Э. М. Короткова. - М. : Инфра-М, 2009. - 432 с.
4. Авдеев В.В. Управление персоналом: технология формирования команды. М.: Финансы и статистика, 2005. – 544с.
5. Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителя: Учебное пособие. – 2-е издание, перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2011.
6. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия: пер. с англ. Под ред. Ю.Н.Каптуревского. – СПб.: Питер, 2006.
7. Аутсорсинг: создание высокоэффективных и конкурентоспособных организаций: Учебное пособие для студ. вузов / Рекомендовано УМО вузов России; Под ред. Б.А. Аникина. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 186с.: схем., табл., рис. – Высшее образование.
8. Вейл П. Искусство менеджмента. – М.: Новости, 2007.
9. Воробьев С.Н.Управленческие решения: Уч.для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,2009. -317с.
10. Гордиенко, Ю. Ф. Управление персоналом / Ю. Ф. Гордиенко, Д. В. Обухов, С. И. Самыгин. – Ростов н/Д. : Феникс, 2010. – 352 с.
11. Долятовский, В. А. Исследование систем управления: учебно-практическое пособие / В. А. Долятовский, В. Н. Долятовская. - М.: Ростов н/Д., 2008. - 256 с.
12. Инновационный менеджмент: Уч. для вузов. /Под.ред. Ильенкова С. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. -343с.
13. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рац. сплан. свое раб и своб. время. – М.: Фаир-Пр., 2006. -336с.
14. Лафта Д.К. Управленческие решения: Уч. пос. - М.: Центр экон. и маркет.,2007. -304с.
15. Ломакин А.Л. Управленческие решения – М.: Форум, ИНФРА-М, 2008.
16. Лукашевич В.В., Астахов Н.Н. Менеджмент – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
17. Магура М.И., Курбатова М.Б. Организация обучения персонала компании. - М.: Интел-Синтез,2009. -192с.
18. Одегов Ю.Г., Карташов Л.В. Управление персоналом, оценка эффективности: Уч. пос. – М.: Экзамен, 2010. -256с.
19. Райс-Джонстон У. Тактический менеджмент / Пер. с англ., Под ред. Ковалик Л.Н. – СПб.: Питер, 2011. -672с.
20. Томпсон А.А., Стрикленд Дж. Стратегический менеджмент: Пер. с англ.: Вильямс, 2008.