Планирование и организация управления связей с общественностью

Стратегия PR всегда включает несколько обязательных элементов:

1. рекламу своей позитивной программы;

2. оборону там, где она наиболее уязвима;

3. разоблачение недостатков оппонентов.

Каждое мероприятие, включаемое в план реализации стратегии связей с общественностью, должно быть подробно протестировано следующими вопросами: что? (содержание мероприятия); зачем? (какую  цель стратегии реализуют); когда? (сроки  исполнения); сколько стоит? (необходимо сравнить с имеющимися ресурсами); где? (привязка к территории, месту проведения); кто? (кто будет разрабатывать  и проводить стратегию в жизнь); как? (методы и способы проведения); как оценить? (как оценить эффективность и результативность проведения для дальнейшей корректировки действий); кто контролирует? (кто из управленческих структур курирует эти мероприятия, сроки контроля).

В общем цели, на решение  которых направлен план реализации стратегии связей с общественностью, - это набор отдельных промежуточных  результатов, суммирование которых  позволяет достичь заданных ориентиров. 
Звено 8. Разработка плана PR– кампании.

В распоряжении субъектов  управления сейчас имеется большое  количество всевозможных средств и  приёмов проведения PR-кампании. Управленческие структуры используют практически все технологические приемы и новинки, которые могут эффективно донести их программу до групп общественности.

В самом начале реализации программы связей с общественностью  её организаторы должны разработать  план всей PR-деятельности, который может  являться составной частью стратегического  плана. Именно согласно ему должны будут  распределяться средства и закупаться время и рекламные площади в СМИ.

Занимаясь планированием, следует  иметь в виду следующие факторы:

1. сравнительную стоимость различных видов рекламы;

2. сравнительные затраты времени, требуемые для использования различных видов рекламы;

3. способность СМИ доходить до конкретных групп общественности;

4. способность различных видов рекламы удовлетворять задачам рекламной кампании;

5. последовательное развитие плана рекламной кампании;

6. координацию плана рекламной кампании с другими задачами связей с общественностью.

В системе связей с общественностью  обычно используются следующие PR-формы: выступления руководителей перед  «живой» аудиторией, наглядная агитация, листовочная кампания, прямые почтовые отправления, телефонные звонки, уличная  реклама, сувенирная продукция, реклама  в печатных изданиях, на радио и  телевидении и т.д. Каждая из них  имеет свои недостатки и достоинства, обусловленные упомянутыми выше факторами, которые влияют на выработку  плана PR-кампании.

 
Звено 9. Разработка графика мероприятий по поддержке  связей с общественностью.

План основных мероприятий, соотнесенный с временной шкалой, называется графиком мероприятий связей с общественностью. Это результирующий элемент процесса планирования. Он представляет собой важнейший индикатор  контроля хода и результативности PR-процесса, основной инструмент выявления необходимости  внесения корректировок в план. Исходя из важности графика, для успеха всего дела, можно назначить отдельного ответственного за его исполнение.

Подготовительные работы по составлению графика, как правило, начинаются задолго до начала реализации политики связей с общественностью.

При составлении графика  нужно придерживаться следующих правил.

1.Начинать планирование  мероприятий и составление графика  следует в обратном направлении,  т.е. со дня предполагаемого  завершения до настоящего времени.  Прежде всего, необходимо уяснить  следующее: какие мероприятия  нужно провести? Сколько листовок  распространить? Сколько плакатов  расклеить? К какому сроку должна  быть готова рекламная кампания? и т.д.

2. Все мероприятия по  работе с группами общественности  должны иметь количественное  выражение. Необходимо формулировать  конкретные цели: сколько мероприятий  с участием прессы планируется  провести? Сколько пресс-релизов требуется разослать?

3. Для выполнения каждой  конкретной задачи составляется свой план.

4. При выполнении любой  задачи необходимо обязательно  планировать имеющиеся в распоряжении ресурсы.

Все мероприятия, записанные в основной график, должны иметь  сроки исполнения и ответственных.

 

Звено 10. Разработка плана контроля за исполнением графика мероприятий связей с общественностью.

 

Выделение этого этапа  в особый элемент стратегического  планирования обусловлено необходимостью и важностью чёткого контроля за разработкой и исполнением намеченных планов и программ связей с общественностью. По оценкам специалистов, в зависимости от масштаба и типа управленческого процесса недостатки координации и контроля снижают эффективность кампании связей с общественностью на 20-30%, задерживают её разворачивание во времени, повышают стоимость. Поэтому необходимо обязательно предусмотреть в графике мероприятия по разработке методов координации, контроля за ходом выполнения программы связей с общественностью, назначить ответственных за этот процесс. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Для анализа и разработки практических ПР-мероприятий выбрана организация ООО «ЖелдорЭкспедиция». «ЖелДорЭкспедиция» Служба доставки грузов. Доставка грузов по России: междугородные автомобильные и железнодорожные грузовые перевозки. Представительства нашей транспортной компании расположены в 112 городах России, благодаря которым осуществляются регулярные грузовые перевозки более чем в 3000 населённых пунктов страны.

1. Проанализировать направления деятельности ПР в данной организации с заполнением таблицы 1.

Таблица 1. Направления деятельности ПР

№	Наименование	Ответственный
1	Основные вопросы ПР Сегментация клиентов, формирование и постоянная актуализация базы ведущих предприятий и организаций региона присутствия Активный поиск и привлечение новых клиентов Развитие взаимоотношений с действующими клиентами Анализ причин отказа клиентов от услуг Группы, разработка и проведение мероприятий по возврату «бывших» клиентов Мониторинг конкурентной среды в регионе присутствия	Менеджер по продаже ООО «ЖелдорЭкспедиция»
2	Работа с основными группами общественности Клиенты – жители Хабаровска, Хабаровского края проведение презентаций по услугам организации на выставках-ярмарках. Выгодные условия перевозки груза, которые размещены на сайте www.jde.ru 2. СМИ новости организации (скидки, условия) реклама на радио реклама в журналах, газетах размещение рекламы на баннерах города   3.Сотрудники фирмы отправка груза за счет организации	Менеджер по продаже ООО «ЖелдорЭкспедиция»     Испонительный директор ООО «ЖелдорЭкспедиция» Менеджер  по продажам ООО «ЖелДорЭкспедиция»   Исполнительный  директор ООО «ЖелдорЭкспедиция»
3	Средства внутриорганизационных  коммуникаций - Ежегодные отчеты для персонала Листки новостей Управленческие публикации Интернет (электронная почта)	Менеджер по продажам ООО «ЖелДорЭкспедиция»
4	Комплексные направления Появление информации в СМИ, спонсорство  в спортивных состязаний (футбол)	Исполнительный директор и менеджер по продажам ООО «ЖелДорЭкспедиция»
5	Специальные события проведение переговоров с ключевыми клиентами презентация услуг организации на выставках-ярмарках	Менеджер по продажам ООО «ЖелДорЭкспедиция»
6	Ваши предложения Система скидок для пенсионеров Реклама на телевидение Благотворительные акции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Построить организационную  структуру ПР в данной организации (предполагаемую, если служба ПР в данной организации отсутствует).

В ООО «ЖелдорЭкспедиция» нет специальной службы ПР, но есть менеджер по продаже, который отвечает как за рекламу услуг организации, так и за ПР (контакты со СМИ, участие в выставках контакты с сотрудниками фирмы). Основная нагрузка по ПР лежит на нем. Контакты на высшем уровне (общение с представителями власти, руководителями общественных организаций и т.п.) осуществляет исполнительный директор ООО «ЖелдорЭкспедиция». Менеджер по продажам подчиняется административно Исполнительному директору по Хабаровскому региону, а функционально Проект-менеджеру по развитию региональных продаж Группы.

Организационная структура ПР-службы в ООО «ЖелдорЭкспедиция»

 

 

 

Директор

 

 

Проект-менеджер                                 Исполнительный директор

 

Менеджер по продажам

по Хабаровскому региону

 

 

 

 

 

3. Оформить должностную  инструкцию для работника отдела  по связям с общественностью  службы ПР. (в соответствии с  организационной структурой отдела  и ГОСТ  Р6.30-2003).

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Исполнительный директор

по Хабаровскому региону

ООО «УКЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ»

_________________А.В Пинчук

«____»___________________20___г.

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ

 

 

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1 Настоящая Должностная  инструкция определяет квалификационные  требования, должностные обязанности, права и ответственность Менеджера по продажам ООО «Желдорэкспедиция-27» (далее Общество).

1.2 Менеджер по продажам  относится к категории Служебного  персонала.

1.3 Менеджер по продажам  подчиняется административно Исполнительному  директору по Хабаровскому региону,  а функционально Проект-менеджеру по развитию региональных продаж Группы.

1.5 На должность Менеджера по продажам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:

1.5.1 Общие требования:

- высшее образование;

- опыт работы менеджером  по продажам или менеджером  по работе с клиентами от  двух лет.

1.5.2 Профессиональные знания  и навыки:

- знание основных законов  и нормативно-правовых актов,  регулирующих вопросы транспортно-экспедиционной  деятельности в Российской Федерации;

- знание основных форм транспортной и финансовой документации;

- знание правил оформления  договоров об организации перевозок грузов и оказании дополнительных услуг;

- навыки установления деловых контактов, делового этикета при проведении деловых переговоров с клиентами;

- знание основ бухгалтерского  учета;

- знание теории менеджмента и делового администрирования;

-навыки установления первичного контакта;

-навыки выстраивания  доверительных отношений с клиентами;

-навыки проведения презентаций  и публичных выступлений;

- навыки определения потребностей  клиента и представления конкурентных  преимуществ компании согласно выделенным потребностям;

- навыки привлечения и  убеждения клиентов;

- навыки работы с персональным  компьютером и компьютерными  программами (пакет MS Office, интернет);

- навыки работы с оргтехникой  (телефон, принтер, сканер, ксерокс,  факс и т.д)

1.5.3 индивидуальные качества:

- уверенность в себе;

- Самоорганизованность;

-Целеустремленность;

- инициативность;

- внимательность;

- исполнительность;

- аналитические способности;

- гибкость поведения,  мобильность;

- коммуникативные способности;

- развитая устная и  письменная речь;

- эмоциональный контроль.

1.6 Основными задачами  и функциональными обязанностями  Менеджера по продажам являются:

1.6.1 Сегментация клиентов, формирование и постоянная актуализация базы ведущих предприятий и организаций региона присутствия.

1.6.2. Активный поиск и привлечение новых клиентов.

1.6.3 Развитие взаимоотношений с действующими  клиентами.

1.6.4 анализ причин отказа  клиентов от услуг Группы, разработка  и проведение мероприятий по  возврату «бывших» клиентов.

1.6.5 Мониторинг конкурентной  среды в регионе присутствия.

1.7 Менеджер по продажам  руководствуется:

- основными законами и  нормативно-правовыми документами  регулирующими вопросы транспортно-экспедиционной  деятельности в Российской Федерации;

- уставом Общества;

- правилами внутреннего  трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями  Генерального директора ООО «УК ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ», Исполнительного директора по работе с клиентами ООО «УК ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ»;