Планирование и организация управления связей с общественностью

- Положением об отделе  продаж, иными нормативными документами  группы;

- Договором оказании услуг доставки;

- Действующими прайс-листами  Группы;

- Положением о премировании;

- настоящей должностной  инструкцией.

1.8. На время отсутствия  Менеджера по продажам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности  выполняет лицо, назначенное в  установленном порядке. Данное  лицо приобретает соответствующие  права и несет ответственность  за ненадлежащее исполнение возложенных  на него обязанностей.

 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

 

Менеджер по продажам:

При взаимодействии с клиентами  обязан:

- осуществлять постоянное взаимодействие с закрепленными действующими клиентами в целях улучшения грузооборота;

- осуществлять поиск новых клиентов посредством личных связей, средств массовой информации, отраслевых журналов, выставок и ярмарок, конференций, деловых городских порталов, электронных торговых площадок, тендерных площадок, поисковых систем, справочников и баз данных;

- осуществлять переговоры с потенциальными, новыми и действующими клиентами в интересах организации;

- определять потребности  клиента и мотивировать их  к сотрудничеству с Обществом;

- осуществлять личный  контроль отправок новых клиентов, проводить разъяснительную и  консультационную работу по особенностям  взаимодействия со всеми структурными подразделения Группы;

- проводить презентации услуги посредством личных встреч, телефонных переговоров и электронных средств коммуникации;

- анализировать информации  о платежеспособности и надежности  клиентов;

- по согласованию с  Отделом маркетинговых коммуникаций  лично участвовать в маркетинговых  мероприятиях, оповещать и вовлекать клиентов к участию в них;

- оказывать помощь в  расчете стоимости услуг потенциальных  клиентов, консультировать по срокам  доставки, порядку оплаты и условиям  перевозки грузов;

- осуществлять планирование  ежедневных звонков и еженедельных  встреч с действующими и потенциальными  клиентами;

- формировать обратную  связь для Отдела маркетинга  и Руководства Группы от Клиентов

2.2  При сборе, анализе и первичной обработке информации о клиентах Группы и конкурентной среде региона присутствия обязан:

- проводить сегментацию  клиентов региона присутствия;

- формировать и поддерживать  в актуальном состоянии базу  ведущих предприятий и организаций  региона присутствия;

- проводить сбор информации  о положительном и отрицательном  отношении клиентов к взаимодействию  с Группой;

- обрабатывать и анализировать  полученную информацию, формировать  предложения по увеличению грузооборота  и улучшению качества работы  с клиентами;

- анализировать причину  отказа клиентов от сотрудничества  с Группой;

- разрабатывать и реализовывать  меры по повторному привлечению  «бывших» клиентов;

- проводить мониторинг  цен на основные и дополнительные  услуги, сложившиеся на рынке  региона присутствия;

- отслеживать инновации,  внедренные конкурентами, появление  новых участников рынка транспортных  услуг региона, расширение зоны  покрытия существующих конкурентов;

- вносить на рассмотрение  руководства аргументированные  предложения по предоставлению  клиентам специальных условий  оказания услуг достаки с учетом особенностей конкретного региона;

- вносить предложения  по улучшению деятельности Отдела  продаж

2.3  Для оперативного планирования и отчетности обязан:

- сопоставлять еженедельные, ежемесячные планы работ и мероприятий;

- предоставлять Проект-менеджеру по развитию региональных продажотчеты о проделанной работе и проведенных мероприятиях согласно установленной формы.

2.4 При взаимодействии с другими подразделениями Группы обязан:

- предоставлять информацию  по запросам непосредственных  руководителей Группы;

- осуществлять представительские  функции по взаимодействии с  другими подразделения Группы  и сторонними организациями по  вопросам касающихся сферы своей компетенции.

3. ПРАВА

Менеджер по продажам имеет  право:

3.1 Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.2 Вести переписку по вопросам, входящим в его компененцию.

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8Повышать свой профессиональный уровень и квалификацию путем обучения, стажировок и участия на семинарах и иных мероприятиях.

3.9

 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Менеджер по продажам несет  ответственность в соответствии с внутренними нормативными документами  предприятия в случае:

4.1

4.2

4.3

4.4

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса  Российской Федерации, нормативных  актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации, а также  в соответствии с «Положением  о порядке обращения с должностными инструкциями» ООО «УК ЖЕЛДОРЭКСПЕДИЦИЯ»

 

4. Проанализировать  целесообразность создания отдела  по связям с общественностью  в данной организации (или лучше  воспользоваться такой службой  со стороны).  Для этого необходимо заполнить  табл. 3, указав преимущества и недостатки создания структурного подразделения по связям с общественностью в организации (внутренняя) и сторонней консультационной фирмы. 

 

Структурное подразделение  по связям с общественностью в  организации		Сторонняя консультационная фирма по связям с общественностью
преимущества	недостатки	преимущества	недостатки
1.Отличное знание специфики  деятельности фирмы, внутрифирменного  распорядка, секретов и тонкостей 2.Гарантия конфиденциальности  сведений, закрепленная трудовым  договором 3.Налаженное взаимодействие  со СМИ, общественными организациями  и т.д., четкое направление информационных  потоков. 3.Дружеское взаимодействие  с подразделениями и сотрудниками  фирмы, использование их советов  и оценок	1. Затраты на содержание  сотрудников отдела (зарплата, налоги, отдельное помещение для них  и т.д.) 2. «Узкая специализация»  сотрудников отдела, зацикленность  только на своей фирме –  ограничение профессионального  опыта 3. Тяготение к привычным,  проверенным методам работы	1.Отличное знание специфики  деятельности фирмы, внутрифирменного  распорядка, секретов и тонкостей 2.Гарантия конфиденциальности  сведений, закрепленная трудовым  договором 3.Налаженное взаимодействие  со СМИ, общественными организациями  и т.д., четкое направление информационных  потоков. 3.Дружеское взаимодействие  с подразделениями и сотрудниками  фирмы, использование их советов  и оценок	1. Затраты на содержание  сотрудников отдела (зарплата, налоги, отдельное помещение для них  и т.д.) 2. «Узкая специализация»  сотрудников отдела, зацикленность  только на своей фирме –  ограничение профессионального  опыта 3. Тяготение к привычным,  проверенным методам работы

 

 

Структура ПР-деятельности, созданная в ООО «ЖелдорЭкспедиция» оптимальна для данной организации. Менеджер по продаже успешно справляется с необходимым объемом работы, очень компетентен, пользуется уважением и доверием директора, регионального директора и сотрудников предприятия. Обращение в стороннюю ПР-фирму нецелесообразно, в этом нет нужды.

 

 

5. Сформировать  правила, предъявляемые к пресс-релизу  и   составить его  для данной организации.

Требования к пресс-релизу:

1. Краткость (не более 500 слов)
2. Новизна и важность информации.
3. Адресность (указание Ф.И.О. конкретного адресата – журналиста, редактора)
4. Эффектный заголовок
5. Максимальная информативная насыщенность первого абзаца.
6. Четкость изложения информации.
7. Оригинальность подачи информации с учетом специфики издания, в которое направлен пресс-релиз.
8. Наличие цитаты – ключевого высказывания главного действующего лица события, о котором сообщается в пресс-релизе.
9. Обязательно указать дату, источник информации, данные о фирме (адрес, телефон, Ф.И.О. директора или контактного лица)

 

  

 

ООО «ЖелдорЭкспедиция»

Адрес: г.Хабаровск , ул.Синельникова д.1

Номер телефона: 8 (4212) 45-93-59

Сотрудник для связи: Менеджер по продажам Екатерина

Дата 18.05.2013

6. Проанализировать PR-документы организации с заполнением

 

 

Вид издания	Наименование	Основные цели		Типовая структура		Периодичность
Корпоративные издания	Журнал	отсутствует
	Газета	отсутствует
Базовые ПР-документы в организации	Пресс-релиз	Информирование прессы о событиях организации, привлечение журналистов на проводимые мероприятия	Краткая информация на фирменном бланке с обязательным приглашением на мероприятие		По мере проведения мероприятий
	Информационное письмо	Обеспечение СМИ, представителей общественных организаций, партнеров основной информацией  о фирме	Информация о предприятии в  целом, о его услугах, производственной и общественной деятельности (на одну страницу А4)		3-4 раза в год, по мере обновления информации
	Издания вашей организации	журнал	Информирование о новых открывшихся  филиалах, новости организации, новинки, услуги организации		2 раза в год

 

 

 

7. Обосновать причины  создания (или несоздания) службы  PR в исследуемой организации.

 

 

В ООО «ЖелдорЭкспедиция» нет специальной ПР-группы, но есть менеджер по рекламе и Проект-менеджер, которые участвуют в ПР-деятельности. Данная система создана для того, чтобы увеличить объем грузоперевозок (грузопоток), привлечь клиентов (физ.лиц, организации, учреждения), чтобы услугами грузоперевозок пользовались все кому надо перевезти груз, ежедневная отправка грузов, прогнозируемые сроки доставки, материальная ответственность, грузовые перевозки с особыми требованиями к температурному (тепло) режиму транспортировки, перевозки негабаритных грузов «от двери до двери», доставка грузов с объявленной ценностью и крупнейшая сеть представительств в России — всё это является нашими важными преимуществами. И раскруткой нашей организации занимается менеджер по продажам.

 

 

8. Разработать методические  рекомендации для проведения  презентации в Вашей организации.

ЗАДАНИЕ 1. Цели презентации

Тема: презентация ООО «ЖелдорЭкспедиция» – услуги перевозки груза – в рамках региональной выставки-ярмарки «Транспортные Компании ДВ 2013».

№ п/п	Вид целей	Цели
1	Информация .	информирование потенциальных, новых и действующих клиентов об услугах грузоперевозок в интересах организации
2	Убеждение	рассказать клиентам о наших преимуществах пред другими транспортными компаниями рассказать о дополнительных услугах, скидках, о том что, мы  единственная транспортно-экспедиционная компания, ежедневно формирующая собственные почтово-багажные составы.
3	Напоминание	поддержать знания об организации, услугах предоставляемых нашим клиентам.

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ 2.  Составление графика

Чем интереснее презентация, тем уровень взаимодействия с аудиторией выше.

ЗАДАНИЕ 3. Анализ аудитории

Проанализировать  аудиторию, которая будет на презентации.

 

№ п/п	Основные разделы вопросов по характеристике аудитории	Конкретные вопросы по обозначенным темам
1	Размер и состав аудитории	клиенты ООО «ЖелДорЭкспедиции» г.Хабаровска и Хабаровского края, все желающие, количество одновременно присутствующих на презентации – до 70 человек
2	Анализ возможной реакции публики	интерес
3	Уровень понимания аудитории	Высокий
4	Отношения презентующего с публикой	Активное общение; оказывает помощь в расчете услуг, консультирует по срокам доставки, порядку оплаты и условиям перевозки грузов.