Планирование как функция менеджмента

Обнаружение и устранение неопределенности является первой и наиболее очевидной задачей контроля, вытекающей из определения самой функции. Неопределенности при реализации целей связаны с возможными несоответствиями в их формулировании, в организационной структуре и разделении труда, кадрах (персонале) и оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия. Изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут, в свою очередь, превратить через некоторое время вполне реальные (в момент их формирования) цели и планы в недостижимые, требующие уточнения и корректировки. Специализация и разделение труда могут породить проблемы координации и изменения мотивации при изменении внешних условий. Менеджеры не всегда могут адекватно прогнозировать ответную реакцию работников на принимаемые решения по распределению полномочий и ответственности, а также мер по их мотивации. Решение этих и других проблем может составить содержание формулируемых задач при создании системы контроля на конкретном предприятии.

Предупреждение возникновения  кризисных ситуаций предусматривает своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению. Ошибки и проблемы, допущенные при анализе ситуации внутри предприятия, планировании и организации выполнения плана, переплетаются с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Функция контроля должна предусматривать такие управленческие действия, которые позволят выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисные ситуации. В этом состоит суть второй задачи контроля при управлении организацией.

Поддержание успеха является одной из основных задач контроля. Эта задача состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей. К таким направлениям, прежде всего, следует отнести конкретную деятельность (конкретный бизнес), для которой сложились более благоприятные условия ее осуществления. При этом следует учитывать реальные возможности влияния результатов этой деятельности на общий успех организации, а также возможность развития этого успеха за счет концентрации ресурсов и усилий организации на этом направлении. Определяя оперативно успехи и неудачи организации и их причины, можно обеспечить возможность достаточно быстро адаптировать ее к изменяющимся требованиям внешней среды, и обеспечить развитие наметившегося успеха в достижении целей организации в целом. Можно также расширить планируемый успех организации за счет ориентации ее деятельности на развитие наметившегося успеха.

Широта контроля отражает суть функции. Контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель обязан осознать и осуществлять эту функцию как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления. Ни одну функцию менеджмента (планирование, организация, мотивация) нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

Реализация основных задач функции контроля и эффективность конкретной системы контроля связаны с определенным подходом к организации контроля на предприятии. В практике разработки систем контроля используются различные подходы, определяемые ориентацией руководства и действующей организационной структурой предприятия. Известны три подхода к организации системы контроля: рыночный, бюрократический и клановый.

Рыночный подход ориентирован на оценку и контроль достижения организацией и ее подразделениями результатов, характеризующих рыночную позицию конкретного предприятия (подразделения), его ценовую конкурентоспособность, уровень прибыли (в том числе долю в общей прибыли организации). Этот подход может эффективно использоваться в компаниях с децентрализованной рыночно ориентированной организационной структурой, осуществляющих свою деятельность в условиях жесткой конкуренции, имеющих четкие спецификации продукции и/или услуги на конкретных рынках (сегментах рынка). Характерной особенностью рыночного подхода к организации системы контроля является использование норм и стандартов, применяемых в процессе контроля, которые могут использоваться в качестве определенной базы для принятия решений, связанных с проведением стратегических изменений в конкретном бизнесе.

Бюрократический подход к контролю предусматривает организацию работ с учетом выполнения сотрудниками всевозможных правил, положений, инструкций и других регламентирующих документов. В силу этого такой контроль базируется на установленной в организации иерархии полномочий и ответственности. Для его внедрения необходима высокая степень формализации и стандартизации всей хозяйственной деятельности организации (структуризация и стандартизация работ, внедрение бюджетов и соответствующей системы учета и отчетности, а также других административных механизмов, определяющих деятельность и поведение сотрудников в организации). Поведение сотрудников при такой организации работ и их контроле может быть регламентированным и ожидаемым даже в случае определенной децентрализации управления организацией в целом.

При клановом подходе  поведение сотрудников организации  регулируется общими ценностями, нормами  и традициями, а также другими элементами организационной культуры. Важным элементом такого подхода является определяющее значение при оценке должного и ожидаемого поведения сотрудников отдельной личностью или узкой группой (кланом). Клановый контроль применяется в компаниях, работа в которых организуется, как правило, группами (командами), для которых характерно также быстрое изменение технологий и продукции.

В целом современные  организации в большинстве своем  используют при создании конкретных систем контроля различные комбинации приведенных выше подходов. Например, бюрократический и рыночный, клановый и рыночный. Главной целью при создании систем контроля остается обеспечение возможности результативно и эффективно достигать желаемого результата (своих целей).

Реализация функции  контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации для достижения ее целей: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления  предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей.

Предварительный контроль применяется в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности организации — человеческие ресурсы, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков персонала, которые требуются для выполнения конкретных должностных обязанностей. С учетом этих требований производится отбор соответствующих специалистов и кандидатов на замещение конкретных должностей для обеспечения реализации намеченных планов (целей и задач) по документам и рекомендациям, а также путем проведения психологических тестов и необходимых собеседований с работником до его найма. Эта процедура может быть продолжена в период обучения (прохождения обязательного курса обучения) и испытательного срока его работы по найму.

Контроль используемых материальных ресурсов осуществляется в соответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителе или у поставщика; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям (по результатам оценки этого поставщика); установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов на уровне, исключающем дефицит в производстве.

Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию с учетом имеющихся и/или доступных источников. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно осуществляет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необходимые наличные деньги со средствами (источниками) их поступления. Бюджет обеспечивает также контроль (установление) затрат с целью запрета конкретному подразделению и организации в целом использовать свои наличные деньги сверх установленного периода времени и лимита.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Такой контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей. Организация текущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих (измеренных) результатах. Организационные системы с обратной связью  имеют обратную связь, которая воздействует на их «входы», чтобы достичь желаемых (планируемых) результатов на «выходе». Отклонения, на которые должна реагировать система, могут вызываться внешними и внутренними факторами. В этом случае управление следует рассматривать как воздействия на систему, обеспечивающие ее функционирование с эффективной обратной связью (обеспечение выходных характеристик на заданном уровне, независимо от воздействия внутренних и внешних факторов).

Заключительный контроль по принципу организации аналогичен текущему контролю, рассмотренному выше. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Соответственно и измерения результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Этот контроль не может повлиять на проблемы при их возникновении в процессе осуществления хозяйственной деятельности организации по достижению ее целей, но он решает две важные задачи:

1. Полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования при проведении аналогичных работ в будущем. Это позволяет избежать выявленных (или аналогичных) проблем посредством принятия упреждающих решений, а также повторения ошибок в будущем.
2. Полученные (измеренные) результаты способствуют объективной мотивации исполнителей (подразделений и руководителей).

Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов. В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели деятельности предприятия и его подразделений, которые имеют количественную оценку и могут быть измерены в процессе контроля.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что контроль является неотъемлемым элементом эффективной деятельности организации. Основные задачи реализации функции контроля должны включать: обнаружение и устранение неопределенности; предупреждение возникновения кризисных ситуаций; поддержание успеха и широту контроля.

Реализация основных задач функции контроля и эффективность конкретной системы контроля связаны с определенным подходом к организации контроля на предприятии. Существуют три подхода к организации системы контроля: рыночный, бюрократический и клановый.

Реализация функции  контроля включает также проведение различных видов контроля деятельности организации для достижения ее целей. Это предварительный, текущий и заключительный контроль. 

2.3. Основные этапы процесса контроля. Модель процесса контроля

Итак, процесс контроля включает три этапа, на каждом из которых осуществляется конкретная (присущая этому этапу) совокупность действий.

На первом этапе осуществляется выработка стандартов и критериев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля. Стандарты представляют конкретные цели или показатели деятельности предприятия, прогресс которых поддается измерению. В качестве стандартов принимаются конкретные показатели результативности деятельности организации или ее элементов. Поэтому они должны быть выбраны (сформулированы) из целей и стратегий организации. Определение стандартов взаимосвязано с реализацией процесса планирования.

При использовании в  качестве стандартов конкретных целей  необходимо учитывать две важные характеристики этих целей: 1) наличие  временных рамок выполнения работы; 2) конкретность критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Конкретный критерий и определенный период времени называют показателями результативности. Эти показатели могут быть легко определены для таких величин как объем продаж, прибыль, стоимость материалов. Но бывает, что важные цели, которые желательно определить как показатели результативности, выразить количественно очень трудно или невозможно. В этом случае используется косвенные численные оценки. Например, оценку удовлетворенности работой или моральный уровень в подразделении можно измерить косвенно через процент увольнений. Однако такая замена показателей может существенно изменить результат, если не учесть других переменных (в приведенном случае — снижение числа увольнений за счет спада в экономике в целом).

Второй этап предусматривает осуществление измерений, сопоставление полученных результатов с установленными стандартами и выявление отклонений. На этом этапе главной задачей контроля является определение отклонений реальных результатов деятельности организации и ее подразделений от ожидаемых (планируемых) показателей или стандартов. Выявление отклонений текущего результата от планируемого является основой для принятия управленческого решения о начале действий по корректировке.