Понятие и виды отпусков

 При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

 Трудовой кодекс предусмотрел порядок предоставления отпусков. На основе ст. 122 ТК оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев.

 Законодательство перечисляет случаи, когда до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

 - женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

 - работникам в возрасте до 18 лет;

 - работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

 - в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

    Что касается отпуска за второй и последующие годы работы, то он может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Следовательно, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в организации ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков является обязательным как для работника, так и для работодателя. Работодатель должен известить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

 Работнику, работающему по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

 Если работник на работе по совместительству на отработал шести месяцев, то отпуск ему предоставляется авансом. В тех случаях, когда продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска на работе по совместительству меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

 Законодатель определил, в каких случаях и в каком порядке может быть продлен или перенесен ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок. Так, ежегодный оплачиваемый отпуск работника должен быть продлен в случаях:

 - временной нетрудоспособности работника;

 - исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

 - в других случаях, предусмотренными законами, локальными нормативными актами работодателя.

 Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

 Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течении двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

 Трудовой кодекс предусматривает разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Оно допускается только по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК).

 

 Допускается отзыв работника из отпуска лишь с его согласия. Такой отзыв может иметь место по производственным причинам. Законодатель не устанавливает форму такого согласия. Во избежании недоразумений целесообразно работодателю получить такое согласие работника в письменной форме. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику по его выбору в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

 Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя, в котором по договоренности сторон указывается, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

 Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

 Трудовое законодательство допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК). Денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такая замена может иметь место, если об этом просит сам работник в письменной форме.

 При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор.

 

 

2.2. Исчисление стажа  работы, дающего право на ежегодный  отпуск.

 

В стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск, согласно ст. 121 ТК РФ включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, а также отпусков без сохранения заработной платы, которые являются льготами и которые работодатель обязан предоставить (ч. 2 ст. 128 ТК РФ); исключение установлено в ст. 121 ТК РФ для длительных отпусков без сохранения заработной платы по уходу за ребенком, которые в указанный стаж не включаются;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от  работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

В стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (ст. 256 ТК РФ);
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Предусмотренный в статье 121 ТК РФ порядок исчисления стажа необходим, во-первых, для определения начала и конца рабочего года, отработка  которого, включая время ежегодного основного и дополнительного  отпуска, дает право на полный отпуск, во-вторых, для определения 6 месяцев непрерывной работы в данной организации, по истечении которых работник имеет право на использование отпуска за первый год работы (см. статью 122 ТК РФ).

Периоды, которые не включаются в  стаж работы, отодвигают дату окончания  данного и начала следующего рабочего года.

Стаж работы, дающий право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска, определяется специальными правилами. В статье 121 ТК РФ, в частности, предусмотрено, что  стаж работы, дающий право на ежегодные  дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными  и (или) опасными условиями труда, включаются только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

 

 

.ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ  ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

 

2.1 Нормативно-методическое  регулирование

 

К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно–распорядительной  документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно–распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации.

Из оговариваемых в  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно–распорядительной  документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:

1. Наименование организации 

2. Наименование вида документа

3. Дата документа 

4. Регистрационный номер документа

5. Заголовок к тексту 

6. Текст документа 

8. Подпись

9. Виза согласования  документа

 

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит  из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ³:

• график отпусков
• приказ о предоставлении отпуска
• записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику

При предоставлении отпуска  также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы  для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена  законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

• заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)
• заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)
• заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
• заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

• приказ об отзыве из отпуска
• приказ о перенесении отпуска
• извещение о начале отпуска
• уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

 

2.2 График  отпусков

 

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков.

Итак, график отпусков –  это локальный нормативный акт  организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации⁴. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1. установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;
2. информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Так же составление графика  отпусков необходимо бухгалтерам для  учета расходов на оплату труда. Составить  и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.  В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников⁵. Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии⁶:

1. сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;
2. составление графика с учетом законодательства;
3. непосредственное оформление документа;
4. подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать  с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска.