Понятие и виды отпусков

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться  лишенным юридической силы и уже  не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих  изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.

Для оформления уведомлений  представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.

Существенно важно адресование  документа. Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомление получил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование  заранее составленной трафаретной  формы, в которой необходимо будет  дописать только переменные данные. С  примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться в Приложении 14.

Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Итак, можно сказать, что  основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника  о времени начала ежегодного оплачиваемого  отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

 

2.6 Записка-расчет  о предоставлении отпуска

 

На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный  для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска¹⁹.

Данный документ также  унифицирован Госкомстатом, это форма  № Т-60²⁰. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы №Т-60 (см. Приложение 15).

При оформлении части  ежегодного оплачиваемого отпуска  в графе «Расчетный период» указывается  целый год, даже если он еще не отработан  сотрудником. В случае оформления отпуска  по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

В графе 3 «Выплаты, учитываемые  при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок.

При использовании в  расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом "О бухгалтерском учете"²¹.

При заполнении графы 4 «Количество  календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете  отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое  в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количество отработанных им дней в феврале составит: (29,4 : 28) х (28 - 5) = 24,15 дней.

Графа 5 «Количество часов  расчетного периода» заполняется при  расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Графа 6 - величина среднего дневного заработка определяется путем  деления суммы начислений за расчетный  период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Отпускные, подлежащие выплате  работнику, рассчитываются путем умножения  среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и  вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.

Оформление подписи  должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003²², так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.

Согласно пункту 165 Перечня  записку-расчет следует хранить  пять лет²³.

Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения  факта предоставления отпуска, а  так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

В данной главе были рассмотрены  основные документы, с оформлением  которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Заключение.

 

Итак, право на отдых относится к основным правам человека. Всеобщая декларация прав человека провозглашает в качестве неотъемлемого права каждого человека право на отдых и досуг, включая право на разумное ограничение рабочего дня и на оплачиваемый периодический отпуск.

Отпуск – это ежегодный непрерывный отдых в течение определенного количества дней подряд, который предоставляется всем работникам для восстановления работоспособности с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

 

 

 

 

 

С каждым годом все больше расширяется круг лиц, имеющих право на отпуск. Но все равно еще далеко не все идеально. Многие люди не знают свои права, не знают, например, что из-за стажа увеличивается отпуск, не знают, куда они могут обратиться, если их не устраивает время отпуска. Также люди не подозревают, что им предоставлены льготы на отпуск. Было бы целесообразно, чтобы работодатели еще при подписании трудового договора (соглашения) наряду с другими вопросами объясняли работнику его право на отдых. Ответственность за нарушение законодательства о труде гражданин несет не только по трудовому, но и по административному и гражданскому праву.

 В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.

Было выяснено, что  основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться  в первую очередь при предоставлении отпусков, являестя ТК РФ.

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет  право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это – «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности  отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется  в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска  в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.

В стаж работы, дающий право  на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое  время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без  сохранения заработной платы. Принуждение  работников к написанию заявлений  об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Для людей, совмещающих  работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.

Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.

Для придания юридической  силы документам реквизиты следует  оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной  документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.

Работник может выйти  в отпуск не в любое время, а  только в заранее запланированное  специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.

Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия  уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа  должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением унифицированной формы №Т-7.

При составлении графика  отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный лист в произвольной форме.

Далее на основе графика  отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных  в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.

О начале ежегодного оплачиваемого  отпуска работника необходимо известить  в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.

Сведения из приказа  вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.

Одной из частых причин ущемления  прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит к ошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.