Повышения эффективности контроля в системе управления ОАО "Читаавтотранс"

Введение

 

Актуальность темы работы в том, что вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу в наше время стали долгосрочными факторами конкурентоспособности и выживания организации. Управление действиями людей имеет важное значение для всех организаций. Контроль считается одной из ведущих функций управления. Потому, что целью контроля является обеспечение выполнения планов фирмы, которые помогают укрепить позиции на рынке.

Эффективность функционирования хозяйствующего субъекта и, в частности, предприятия АТП, действующего в жестких условиях конкурентной среды, непосредственно зависит от эффективности контроля организации.

Целью данной работы является разработка предложений по повышению эффективности контроля в системе управления ОАО "Читаавтотранс".

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

– рассмотреть теоретические аспекты эффективного контроля в системе управления персоналом;

– проанализировать систему контроля в ОАО "Читаавтотранс".

Объектом исследования является система контроля в ОАО "Читаавтотранс".

Предметом исследования является процесс контроля в системе управления в ОАО "Читаавтотранс".

 

 

 

 

Глава 1. Контроль как функция менеджмента

1.1 Сущность и  значение контроля

 

       Любой  руководитель начинает осуществлять  функцию контроля с того момента,  когда он сформировал цели  и задачи деятельности предприятия. 

Контроль необходим потому, что:

1. Исчезает неопределенность.

Никакие тщательно разработанные  планы и программы не смогут учесть все что нужно. Контроль нужен  для того, чтобы корректировать деятельность твоей фирмы и устранять неопределенность.

2. Надо предвидеть кризисную  ситуацию.

Ошибки и проблемы, возникающие  в работе, переплетаются, если их вовремя  не исправить. С помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3. Полезно фиксировать  успех.

Контроль выявляет не только ошибки, но и успех. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны [11, с. 320].

Контроль делится на внешний  и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками. В рамках внутреннего контроля исполнители  сами следят за своей работой и  ее результатами и по мере необходимости  вносят корректировки в свою деятельность.

Смысл внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что  сотрудники, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними осуществляется контроль. Психологи считают, что  одна из наиболее очевидных причин для этого состоит в том, что  по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные  с этим поощрения или наказания, продвижение по службе или понижение. Наличие контроля означает, что руководство  придает большое значение этой сфере, и поэтому целесообразно проявить усердие, чтобы выделиться на фоне остальных  или прославиться, т.е. причина —  честолюбие.

Успех внешнего контроля зависит  от ряда обстоятельств. Во-первых, необходимо предусмотреть защиту от обмана. С  этой целью необходимо наличие четких нормативов работы. Во-вторых, цели, которые  ставятся перед людьми в системе  внешнего контроля, должны быть достаточно трудными. И в-третьих, по итогам внешнего контроля должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.

Внутренний и внешний  контроль применяются в определенной пропорции, которая зависит от ряда обстоятельств:

• стиля управления организации (при авторитарном преобладает внешний, при демократическом - самоконтроль);

• возможности получения  надежной оценки результатов деятельности работников (при наличии такой возможности - внешний контроль, при отсутствии - внутренний);

• характера подчиненных (для недобросовестных - внешний, для добросовестных - внутренний);

• микроклимата в коллективе (при благоприятном - внутренний, при неблагоприятном - внешний);

• принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (при индивидуальных - внешний контроль, при коллективных - внутренний).

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о

фактических результатах  хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

На деятельность организации  оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности  не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

У руководства появляется возможность обнаружить собственные  ошибки и ошибки персонала, а также  определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению  функции контроля менеджмента.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Выполнение менеджерами  функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и  задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Равно важной является и  положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими  словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя  успехи и неудачи организации и их причины, возможно, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Хорошо продуманные планы  и организационные структуры  не всегда могут  обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения  законов, технологий, условий конкуренции  и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться  и отреагировать должным образом  на подобные изменения, организациям нужен  эффективный механизм своевременной оценки воздействия  на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью.

Ещё труднее прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с изменениями в организационной структуре управления.

С помощью контроля менеджер может своевременно отреагировать  на изменение в поведении людей  в процессе их работы.

Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ и соответственно скорректировать  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис.

Ярким примером необходимости  контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание предпринимателями важности выполнения функции контроля.

В малых фирмах отношения  строятся, в основном, на доверии  друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому  допускаемые ошибки, накладываясь и  нарастая, в большинстве случаев  приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения  кризисных ситуаций является одной  из основных целей контроля.

Контроль помогает также  определить, какие именно из применяемых  способов достижения целей оказались  наиболее эффективными и какие –  неудачными и, таким образом, фирмы  определяют, в каких областях  им следует расширяться, а в каких  следует свернуть свою деятельность.

 

1. 2 Виды и способы контроля

 

Любое принятое управленческое решение делится на отдельные фрагменты, которые определяют содержание заданий конкретным подчиненным и структурным подразделениям предприятия. В зависимости от стадии работы выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

 Предварительный контроль осуществляется до начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

Предварительный контроль в области достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма, в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем они приступят к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно. Так же руководителю необходимо на данном этапе контроля выяснить понял ли сотрудник поручение, и какой у него настрой на работу. Если сотрудник с высоким настроем на работу, то можно давать выполнить работу самостоятельно. Работнику с низким настроем нужно внушить уверенность и подбодрить.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Для осуществления текущего контроля необходима обратная связь, т.е. информация о ходе выполнения работ, получаемая от исполнителей. Обратная связь позволяет выявить множество проблем и скорректировать отклонения от намеченных путей достижения поставленных целей.

Также текущий контроль делится  на несколько подвидов, таких как:

Последующий контроль. Он необходим  при решении несложных задач. Руководитель и подчиненный согласуют  дату отчета о выполнении работы.

Периодический контроль применяется  тогда, когда низкий уровень самоконтроля у подчиненного. При этом виде контроля определяются интервалы времени  для проверки работы, чтобы вовремя  выявить ошибки и исправить их.

Выборочный контроль проводится со случайно периодичностью, такой  контроль перед аттестацией.

Процессный контроль применяется, когда сотрудник нуждается в  наставничестве, в обучении. Этот вид  предполагает полное покровительство  сотрудника руководителем, то есть берется  определенный участок работы и руководитель и подчиненный выполняют его  вместе.

Заключительный  контроль проводится по истечению сроков. Его результаты используются для передового опыта. Зафиксировав итоговые результаты, оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание), делается анализ для предотвращения ошибок в будущем, обеспечивается мотивация исполнителей на будущее.

К способам контроля относятся: беседы с подчиненными, отчеты, проверки на местах.

Один из наиболее эффективных  способов контроля является беседа с  подчиненным, так как это наиболее простой и универсальный инструмент управления и контроля за работой  персонала.

Целью беседы может послужить:

- информирование: например, при приеме на работу руководитель  должен познакомить нового сотрудника  с его должностными обязанностями,  с правилами, принятыми в организации,  с используемыми формами отчетности  и т.д. В дальнейшем информирование  может происходить относительно  планов работ, новых проектов, дополнительных задач, поручаемых  сотруднику;

- получение обратной  связи от сотрудника: например, разработана новая система мотивации. Руководитель может провести беседу с сотрудником и выяснить, насколько данная система ему понятна, считает ли он ее справедливой, есть ли у него предложения по ее усовершенствованию;

- оценка сотрудника: в  ходе беседы руководитель может  объяснить сотруднику: как он  оценивает результаты его труда,  что сделано хорошо, а что не  очень, высказать ему пожелания  на будущее [10].