Практический анализ эффективности коммуникаций на примере ООО «Хлебмаркет»

  Канал  неформальных  коммуникаций  можно назвать   каналом  распространения   слухов.  Неформальные коммуникации способствуют удовлетворению потребностей людей в общении. Они довольно часто используются руководителями, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенность неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

   Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

• изменения в структуре организации;
• предполагаемые меры по ужесточению контроля;
• грядущие повышения или понижения;
• информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

   Принято считать, что слухи - это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

   Таким образом, внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами организации. Подразделяются на формальные коммуникации, характеризующиеся официальностью, и неформальные коммуникации, которые также называют каналом распространения слухов.

     

Вертикальные коммуникации

     Информация перемещается внутри организации  с  уровня  на  уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по  нисходящей,  т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов,  конкретных  заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например,  вице-президент по  производству может сообщать  управляющему  заводом (руководителю  среднего  уровня)   о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь,  управляющий заводом   должен   проинформировать   подчиненных   ему   руководителей   об особенностях готовящихся изменений.

       Помимо  обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на  высшие  может заметно влиять на  производительность, эффективность работы организации.  Коммуникации  по  восходящей,  т.  е.  снизу вверх, также выполняют функцию оповещения  верха  о  том,  что  делается  на низших уровнях. Таким путем руководство узнает  о текущих или назревающих проблемах и предлагает  возможные варианты  исправления положения   дел. Необходимо, чтобы некая информация в виде наблюдений или какого-то рационализаторского предложения, возникшего на низшем уровне организации, могла беспрепятственно подняться наверх. Для эффективности восходящих коммуникаций необходим свободный подход, вовлекающий работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.

   Коммуникация вверх принимает много форм. Однако, их можно свести к тому, что люди говорят: 1) о самих себе, о своих показателях работы и о своих проблемах; 2) о других людях и их проблемах; 3) о практике и политике организации; 4) о том, что нужно сделать и как это сделать.

   Содержание эти сообщений имеет широкий диапазон: от личного раздражения до самых заумных предложений по усовершенствованию организации или всего мира; сообщения могут иметь положительные и отрицательные последствия для подчиненного: от продвижения или поощрения до увольнения.

  Наиболее  очевидным   компонентом   вертикальных   коммуникаций   в организации являются  отношения между руководителем и подчиненным.  Они составляют  основную  часть   коммуникативной   деятельности   руководителя.

   Некоторые из многочисленных разновидностей обмена  информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач,  приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем   эффективности   работы;   достижением   признания   и вознаграждением с   целью   мотивации;   совершенствованием   и   развитием способностей подчиненных; со сбором информации  о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного  о грядущем  изменении,  а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

       В дополнение  к обмену информацией между  руководителем  и  подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации  с рабочей  группой  в   целом  позволяют  руководителю  повысить  эффективность действий  группы.

    Итак, вертикальные коммуникации – это обмен информацией между иерархическими уровнями организации. Различают вертикальные коммуникации по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие, и по восходящей, т.е. снизу вверх.

 

Горизонтальные коммуникации

    В дополнение к обмену информацией  по  нисходящей  или восходящей   организации   нуждаются   в    горизонтальных    коммуникациях.  Горизонтальные  коммуникации  -  это коммуникации  между различными отделами организации. Организация состоит из множества подразделений,  поэтому  обмен  информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку  организация  — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться,  чтобы специализированные элементы  работали  совместно,  продвигая  организацию  в нужном направлении. Горизонтальные коммуникации удовлетворяют потребность сотрудников в информации о задачах и деятельности других сотрудников и подразделений, необходимой для согласования с ними своих действий по достижению целей организации. Координация деятельности позволяет избежать конфликтов между подразделениями, либо быстро и конструктивно решить возникшие разногласия.

   В рамках одного подразделения горизонтальные коммуникации могут использоваться для решения задач подразделения путем коллективных размышлений и дебатов (например, «мозговой штурм»). Кроме того, горизонтальные коммуникации служат для обмена между сотрудниками накопленным опытом.

     К  примеру,  представители   разных   отделов   в   нашем   институте периодически  обмениваются информацией по  таким  вопросам,  как  составление  расписания  занятий,  уровень   требований  в  программах  для   выпускников, сотрудничество  в  исследовательской  и   консультативной   деятельности   и обслуживание местного населения.

       В обмене  информацией по  горизонтали   часто  участвуют  комитеты  или специальные  группы,   в   которых   формируются   равноправные   отношения, являющиеся  важной составляющей удовлетворенности  работников организации.

    Роль горизонтальных коммуникаций становится все более очевидной по мере разрастания и усложнения организации, равно как и при сокращении штата и упрощении структуры организации. Люди одного уровня ближе друг к другу по своим характеристикам, что облегчает горизонтальную коммуникацию.

    Взаимодействие среди равных – это только одна форма горизонтальной коммуникации. Другая форма, тоже важная, происходит между членами разных подразделений организации. Обычно такие коммуникации не приветствуются. Как правило, коммуникациям следует идти через иерархию до «надлежащего» офиса, или точки, где положено встречаться иерархиям двух единиц. Но в таком случае связь становится очень медленной или вовсе отсутствует.

    Итак, вовлеченные стороны обычно сообщаются непосредственно друг с другом. Это экономит время и часто приводит ко вполне разумному решению, выработанному на нижнем уровне в тесном сотрудничестве. Но это означает также, что вышестоящие не знают, что происходит, а в долгосрочной перспективе это может принести вред. Проблему решают так: наверх отправляют информацию о том, что сделано, исключая ту, которую можно опустить; можно не сообщать и о том, на что было обращено внимание на месте.

    Таким образом, горизонтальные коммуникации - это обмен информацией, который происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Данный процесс необходим, так как позволяет сэкономить время и обеспечить интегрированность действий.

    Итак, во второй главе работы были рассмотрены следующие виды коммуникаций: организационные; внешние; внутренние; формальные; вертикальные; по восходящей; по нисходящей; горизонтальные; неформальные; межличностные; одноканальные; многоканальные; устойчивые; ситуационные; постоянные; мнимые; реальные; неустойчивые.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава III. Практический анализ эффективности коммуникаций на примере ООО «Хлебмаркет»

 

    Общество с ограниченной ответственностью «Хлебмаркет», именуемое в дальнейшем «Общество», является юридическим лицом по Российскому законодательству и действует в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», ГК РФ, иными правовыми актами Российской Федерации и уставом Общества.

   Целями деятельности Общества являются: удовлетворение общественных потребностей в услугах, предоставляемых Обществом, а также получение прибыли в интересах Участников Общества. Для реализации своих целей Общество осуществляет следующие виды деятельности: переработка зерна и другой сельскохозяйственной продукции; производство муки, хлебопродуктов и хлебобулочных изделий; изготовление, ремонт и реализация мешкотары; производство товаров народного потребления для реализации; товарное рыборазведение; оптовая и розничная торговля нефтепродуктами; производство продукции производственно-технического назначения; оптовая и розничная торговля; организация кафе, баров, ресторанов и других предприятий общественного питания; организация и осуществление всех видов бытового обслуживания населения; приобретение и продажа всякого движимого и недвижимого имущества; проектирование, строительство, ремонт, реставрация и эксплуатация здании и помещений на территории Российской Федерации и за рубежом, используемых под жилые дома, гостиницы, представительства фирм, производственные, торговые, культурные, спортивные, выставочные цели и бизнес центры, и для других целей, соответствующих уставной компетенции Общества, а также деятельность в указанных направлениях по заказам населения, предприятий и организаций; проведение научно-исследовательской, проектной и внедренческой деятельности, разработки и реализации патентов, лицензий, «ноу-хау», компьютерных программ и разработок и так далее.

   Рассмотрим систему коммуникаций на примере организации ООО «Хлебмаркет». Аппарат управления ООО «Хлебмаркет» представляет собой  систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определённых функций на производстве.

   В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, исполнительный директор, заместитель генерального директора, начальник отдела сбыта, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник цеха основного производства, главный энергетик, главный механик, начальник отдела маркетинга, начальник службы по управлению персоналом.

   В состав отделов управления входят: бухгалтерия, отдел сбыта, отдел снабжения, основное производство, отдел маркетинга и отдел по управлению персоналом. Также имеются службы: главного энергетика и главного механика.

    В непосредственном подчинении генерального директора находятся исполнительный директор и заместитель генерального директора, информация к ним поступает в устной и письменной форме. Систему внутренних коммуникаций ООО «Хлебмаркет» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, зав. производством для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками подразделения или другими отделами и обменивается следующей информацией. Получает информацию от:

- мастеров ООО «Хлебмаркет» - сведения о производственном задании, о проблемах производственных процессов, качества сырья, о поступившим в производство сыре -  главного технолога - о новых разработках продукции, о вносимых изменениях в технологические процессы, информацию о подборе сырья;

-  начальника цеха - о  расстановке и переводе персонала  по участкам, организации производства;

- зав. складом сырья  - о наличии сырья на складе;

- начальника лаборатории  - о результатах анализов сырья,  дегустации готовой продукции.

Передает информацию:

- мастеру - об экспериментальных  и проблемных видах продукции,  об изменении   закладок,   об   изменениях   последовательности   выполнения операций в технологическом  процессе;

главному технологу - о  результатах по производству экспериментальных  и проблемных видов продукции, о  причинах производства брака.

   Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций ООО «Хлебмаркет» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия.

   На каждом уровне управления ООО «Хлебмаркет» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

  Например: генеральный директор ООО «Хлебмаркет» - исполнительный директор -начальник отдела сбыта - менеджер.

   Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с руководством ООО «Хлебмаркет» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора.