Преуспевающая презентация

Будьте готовы в зависимости  от ситуации вести презентации в  одной из трех основных тональностей:

• спокойная, непринужденная, открытая;
• оживленная, деловая, энергичная;
• искренняя, доверительная, убедительная для большинства людей, автоматически отвергающих лощеные манеры и предпочитающих иметь дело с близкими в интимной обстановке, отвечающей их характеру.⁷

 

4.Общие правила презентации

 

Если вы хотите привлечь человека на свою сторону, сначала убедите  его, что вы его друг.  ( А. Линкольн)

Очень важно разговаривать  с людьми на их языке. Если вам это  удастся, они скажут: «О Боже, он сказал именно то, что я думал». Они идут за вами потому, что вы идете за ними.»   (Ли Якокка, выдающийся менеджер)

Презентация — это спектакль, призванный заинтересовывать, развлекать и убеждать. Чтобы добиться успеха, он должен быть отлично и полностью отрепетирован. Отрепетирован, а не заготовлен.⁸

Презентация происходит по следующей схеме:

Ваша презентация будет  восприниматься легко и гармонично, если ее структура будет построена  на основе закона композиции (рис.1):

 

Рис.1 Закон композиции

 

Вступление

Ключевая задача вступления – установить контакт со слушателями, привлечь внимания, вызвать интерес  к теме презентации.

Вступлению нужно отвести  примерно 5-10% всего времени презентации. Например, если презентация должна быть проведена за 40 мин., то отведите для вступительной части 2-4 мин.

Основная часть – занимает примерно 60-80% всего времени презентации. Смысл основной части – донести до слушателей вашу идею. Для этого вы излагаете факты, приводите примеры, ссылаетесь на эксперты. Вы должны подготовить аудиторию к принятию нужного решения, отражающею цель презентации.

Можно использовать разные методы передачи информации (рис. 2)

 

Рис. 2   Методы передачи информации

 

Заключение 

Смысл заключения – закрепить в головах и сердцах ваших слушателей основную идею выступления, поставить, так сказать точки над i.

Заключению отводите примерно 5-10% от времени презентации.

Существуют много способов красиво закончить выступление среди них можно выделить следующие:

• Резюмирование, -краткое повторение сказанного. Отличный способ для завершения продолжительных выступлений информационного характера.
• Рекомендации. В мягкой форме выступающий еще раз призывает своих слушателей к действиям.
• Ближайшие шаги. Такое завершение подходит для ситуаций, когда действия, которых вы ожидаете от аудитории, отсрочены от времени.
• Благодарность и комплимент аудитории.

 

5.Повышение личной эффективности за счёт проведения успешной презентации.

 

Самым лучшим способом удержать внимание слушателей, это начать свой разговор с какой-либо интересной истории  или необычного вопроса. Сохраняйте интригу. Вовлекайте людей хватать каждое ваше слово, чтоб они ждали, что же будет дальше. Во-первых: люди обожают различные шоу. Во-вторых: это способствует тому, что информация будет запоминаться надолго. Основная причина, заставляющая слушать или смотреть, это психологический мотив — «а, что же будет дальше». Людей манит непредсказуемость. Почему многим нравится спорт? Да потому, что результаты там всегда разные!⁹

Структура презентации должна учитывать так называемый цикл внимания. Психофизиологи установили что переход устойчивого внимания человека составляет примерно 20 минут. Это значит, что каждые 20 мин. слушатель перестает внимательно вслушиваться, поэтому нужно переходить к следующему информационному блоку, чтобы снова привлечь внимание аудитории.

Вы всегда можете использовать такие логические связки как «в следующей  части мне хотелось бы рассказать вам следующее…», «а теперь рассмотрим…», «перейдем к…»

Выбор тех или иных технических  аудиовизуальных средств поддержки  зависит от множества факторов, таких  как тип презентации, число ваших  слушателей, технические возможности  помещения, ограничения по бюджету.

Сегодня в распоряжение организаторов и презентаций и выступлений имеется множество технических средств поддержки, такие как: проектор, видеофильмы, флип-чарты. Преимущества и недостатки некоторых средств описываются в табл. 1

Таблица 1

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПОДДЕРЖКИ
Техническое средство	Преимущества	Недостатки	Примечания
Флип-чарт	Простота использования Экономичность Написанное остается	Неудобство для быстрой  записи Громоздкость	Запись ключевых моментов, обобщений Обратная связь
Проектор	Мобильность, Возможность подготовить  заранее	Требует специального оборудования и помещения	Рисунки, схемы, диаграммы, графики Большие группы
Видеофильмы	Информативность Простота восприятия	Требует специального оборудования затраты	Большие объемы информации
Модели, образцы	Максимум вовлечения Простота восприятия	Затраты Отвлечение внимания	Большие объемы информации

Флип-чарт -  магнитно-маркерная доска с креплением для листа или блока бумаги, переворачиваемой по принципу блокнота.

Современные презентации  часто предполагают подготовку слайдов  в формате Power Point. Эта программа помогает выделить ключевые идеи вашего выступления, сделать ваше сообщения ярким и запоминающимся или как говорится «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать» . При подготовки слайдов Power Point необходимо учесть некоторые рекомендации специалистов: они отражены в табл. 2

Таблица 2

ПРИНЦИПЫ ОФОРМЛЕНИЯ СЛАЙДОВ
Принципы	Комментарии
Частота слайдов	Один слайд на 3 минуты
Оптимальный объем	Всего слайдов не более20-30 шт.
Минимум текста	Не более 30 символов на одном  слайде
Избегать дублирование	Текст слайда не должен дублировать  то что вы говорите
Символы	Текст по возможности заменяем схемами, диаграммами, рисунками, фотографиями, анимацией, фрагментами фильмов.
Разнообразие форм	Используем разные формы  подачи информации: фотографии и анимации, схемы и таблицы
Шрифты и цвета	В одном слайде не более 3-х  цветов, не более 3-х шрифтов
Занимательность и юмор	Это создает положительный  эмоциональный настрой

 

Успех презентации в очень  большой степени зависит от того, насколько точно вы сможете представить  себе, что и в какой последовательности будет происходить во время ее проведения, кто будет слушать  вас, что вы будете отвечать оппонентам или слушателям, что станете им показывать и как хотите выглядеть  перед ними. Не пожалейте время  на ее планирование и результат непременно обрадует вас.

Планирование включает в  себя изучение аудитории, оценку ее потребностей, установление целей для выполнения этих потребностей, исследование темы, проектирование презентации и подбор средств для ее адекватного исполнения. Чтобы разработать успешный план, нужно ответить себе на следующие вопросы:

1. Кто ваши слушатели? 

2. Обладают ли они опытом  и адекватным уровнем знаний  в области, которой касается ваше выступление?

3. Будут ли еще и  другие участники, выступающие  с сообщениями, подобными вашему?

4. Сколько человек будут  слушать выступление? 

5. Добровольно ли они  присутствуют на презентации? 

6. Какой стиль презентации  может предпочитать аудитория?  Лекции, демонстрации?

7. Сколько времени у  вас будет на сообщение? 

Все приемы и стратегии, которыми вы собираетесь воспользоваться, вряд ли будут полезны, если отсутствует  точный план.¹⁰

Быть не предсказуемым- один из способов заставить людей быть внимательными и запоминать все, что вы говорите.

Важно, чтоб дальнейший сервис для Ваших клиентов был на самом  высоком уровне, иначе, результат  презентации, какая бы она замечательная  не была, будет сведен к нулю.

Вот ещё несколько секретов «успешной презентации»:

1. Будьте честным;

2. Задавайте клиентам  вопросы и внимательно слушайте, что они говорят;

3. Используйте в своей  презентации сравнения;

4. Используйте различные  методы для удержания внимания: задачки для размышления, вопросы  к слушателям, различные метафоры;

5. Не перегружайте информацией  своих слушателей.¹¹

Как известно из практик  НЛП (Нейро – Лингвистического программирования), у каждого из нас есть психологические особенности восприятия и обработки информации. Сенсорные системы (каналы восприятия) - аудиальная, визуальная, кинестетическая и так называемая «внемодальная» -которые определяют способ восприятия информации и организуют стратегию мышления. Во время проведения презентации стоит по возможности задействовать максимальное количество этих каналов. С этой целью используются визуальные изображения и речевые предикаты, соответствующие каждому из каналов. Например, для визуального канала - «ясно видно, что», «посмотрите на эту проблему», «поставьте рядом два факта», «можно очертить круг», для кинестетического - «почувствуйте разницу», «ухватите суть», «нащупайте решение», для аудиального - «послушайте», «прислушайтесь», «факт говорит о», для внемодального - «понимаете», «проанализируйте», «осознайте» и т. д. Оптимальный способ работы с аудиторией представляет собой «золотую середину». Она воплощается в партнерской стратегии.

Ваша цель - вместе со зрителем решить его задачу. Как-то у одного успешного бизнесмена спросили: «В чем секрет вашего успеха?» Он ответил: «Когда я общаюсь, первый вопрос, который  я задаю,- это: чем я могу быть вам полезен?». Этот пример ярко демонстрирует партнерскую позицию и готовность предоставить собеседнику необходимый ресурс.

Обратите внимание также  и на специфику аудитории, перед  которой вам предстоит выступать, продиагностируйте ее истинный запрос и потребности. Это позволит вам  адекватно и эффективно выстроить  коммуникацию. Если у вас заранее  нет возможности получить представление  о тех людях, на которых рассчитана презентация, о значимых для них  параметрах и приоритетах, попробуйте учесть общие культурные стереотипы.¹²

 

Заключение

 

Презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственным возможным способом убедить людей в чем бы то ни было.

Эффективность презентации  определяется как соотношение результата презентации и затрат на ее подготовку и проведение

Знания теории презентации, а особенно навыки ее проведения, обязательно пригодятся в карьере управленца или финансиста и состоят наравне с теорией и практикой работы с финансовыми инструментами.

Цель презентации –  убедить слушателей в чем-то, вызвать  их согласие на определенные действия после презентации.

Презентация является средством  для получения целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения  трудовых ресурсов.

Презентация легко и гармонично воспринимается, если она построена  на основе закона композиции, т.е. включает вступление, основную часть, заключение. Основная часть должна быть кульминацией выступления

Чем больше времени будет уделено подготовке, тем меньше неожиданностей будут во время презентации. В случае присутствия на презентации людей принимающие решения, не переключайте свое внимание только на них. Такой подход будет проигрышем. Для успеха презентации важно показать вашим слушателям то, что вас с ними объединяет (профессия, образование, опыт работы)

 

Вопросы и ответы

 

1.Своими  словами:- что такое презентация?

О/т: Презентация - особый жанр выступления, для эффективного осуществления  продаж.

2. От  чего зависит успех презентации?

О/т: Внешний вид, подготовленность, владение информации, умение создать  эмоциональную атмосферу.

3. Вспомните  общие правила презентации (несколько)

О/т:

• спрашиваете разрешения войти;
• входите, здороваетесь, представляетесь;
• выясняете, что интересует клиента;
• ведите себя дружески.
• осуществляете представление товара, пуская в ход все свое мастерство;
• завершаете торговую операцию;
• стараетесь оставить после своего ухода хорошее впечатление о себе.