Преуспевающая презентация

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 по дисциплине:

НАВЫКИ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

« УСПЕШНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ»

 

Оглавление

 

Введение 2

1.Цели презентации 5

2. Планирование времени 8

3. Подготовка к презентации 10

4.Общие правила  презентации 13

5.Повышение личной  эффективности за счёт проведения  успешной презентации. 16

Заключение 22

Вопросы и ответы 23

Упражнения для  закрепления материала 25

Список литературы 26

 

 

 

Введение

 

Преуспевающая презентация  – путь успешного бизнеса.

Если вы способны ясно, логично  и убедительно доносить информацию, то большинство ваших идей будет успешно претворено в жизнь. ¹

А) Что такое презентация?

Многие считают, что презентация  – это та же реклама, только несколько  растянутая по времени и более  подробная. Однако презентация отличается от рекламы не только затраченным  на ее просмотр временем либо дополнительными  подробностями о качестве товара, включенными в рекламный ролик. Презентация есть представление какого-либо товара (продукта, услуги, идеи) в определенной общедоступной форме.

Презентация - это один из наиболее эффективных способов осуществления  продаж или представления концептуальных документов. Тщательно подготовленная коммуникативная стратегия, аналитический отчет или бизнес-предложение - это лишь полдела. Надо суметь показать товар лицом, на время превратившись в артиста, оратора и психолога.

Презентация - особый жанр выступления, полноценный спектакль со своим  сценарием, драматургией и режиссурой. Как и у театрального действия, у презентации есть свои законы, но прежде всего она базируется на «трех китах» - замысле, зрителе и  каналах коммуникации.²  

“Презентация (от лат. Praesentatio) - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журналы, кинофильм, телепрограмма, организация.”

 

Презентации бывают следующих  видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании, организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.

Б)Успех презентации

Успех презентации зависит от многих факторов. Это - подготовленность, владение необходимой информацией, имидж, умение манипулировать и противостоять манипуляциям, способность создавать необходимую эмоциональную атмосферу и многое другое.

От уровня презентации  зависит результат сделки — положительный  или же отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить  к встрече с потенциальным  покупателем. Они заранее готовятся  к презентации, ведь от ее успешности зависит, будет совершена сделка или нет³.

 

1.Цели презентации

«Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.» Закон Муира

Правильное определение  целей презентации – основа успеха. Если же цель сформулирована неверно, то естественным образом цель окажется недостижимым. Рассмотрим, какие цели можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.⁴

• Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
• Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
• Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля

Анализ цели

В процессе создания собственной  карьеры человек может делать презентации или произносить  речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с  персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять  политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические  отчеты. Если он работает бухгалтером  или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии  фирмы. Как ученый или инженер  он может объяснять технические  характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как  президент он часто выступает  перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации и речи могут быть отнесены к разным рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации.

 

2. Планирование времени

Есть один важнейший жизненный  ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования  в значительной степени зависит  успех в жизни. Этот ресурс — время.

Люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни разных успехов лишь только потому, что один из них стремится максимально использовать главный жизненный ресурс — время, в то время как другие не задумываются об этом.

Видимо, не случайно многие великие люди (Наполеон, Авраам Линкольн и др.) спали по 4 часа в сутки—они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса. С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структуру, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и отведенного для выступления времени.

Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

Начните с небольшого плана  вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты  предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части  выступления и главную мысль.

Более длинные речи и презентации  должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте  естественный порядок в зависимости  от объекта, жесткой структуры тут  быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет  возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет  удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут  назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории.

Объясните как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информации.

 

 

3. Подготовка к презентации

 

В одной из книг Тома Питерса был приведен следующий пример: «Компания General Motors заказала провести исследование, чтобы выяснить, почему люди покупают их автомобили и почему они остаются верными этой марке. Результаты были шокирующими. На первом месте среди «хитов» у покупателей стоял... секретарь этой автомобильной фирмы, отвечающий на звонки. И это еще не все: вторым по значимости мотивом при покупке машины была названа личность руководителя службы работы с клиентами, а на третьем месте фигурировала дама на кассе. О продукте вообще никто не упоминал.»⁵

В реальной жизни подавляющее  большинство людей вряд ли с полной убежденностью способны ответить, на основании чего они покупают товары какого-нибудь конкретного изготовителя, или же заказывают какую-либо услугу, делая выбор в пользу конкретной фирмы.

Собственно еще более  меньшее количество людей отлично  понимают о том, что нередко именно подсознание самого человека управляет  его выбором. Вне всяких сомнений, производители и организации, предлагающие самые разные услуги, вдобавок и  все те, кто не прочь в удачном  свете представить свой собственный  проект, обязательно должны знать  абсолютно все рычаги такого плана  продвижения, а иными словами  воздействия на потребителя. Не последним  из таких вот инструментов, вне  всякого сомнения, окажется реклама, в целом, и презентация в отдельности. Как сделать успешную презентацию, будь то seo-сайта или компании, безусловно, в реальности является трудным вопросом, однако с полной уверенностью вполне возможно указать, что относиться к этому делу важно со всей серьезностью⁶.

Шаги по подготовке презентации  следующие:

1. Анализ состава, цели, характер и состояния аудитории.

2. Планирование и развитие  вступления, основной части и  заключения для длинной формальной  презентации.

3. Выбор, разработка вариантов  использования демонстрационно-наглядных  материалов.

4. Непосредственно подготовка  к речи: написание текста, плана,  подготовка наглядных материалов.

5. Подготовка к ответам  на вопросы из аудитории.

Речи и презентации  очень похожи на интервью и деловые  встречи: в процессе подготовки нужно  определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации  своих точек зрения. Но речи и  презентации в отличие от интервью и встреч, события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

Подготовка к презентации  включает следующие этапы:

• подбор необходимых рекламных материалов;
• подготовка образца к демонстрации его в действии;
• выяснение, кто в намеченной фирме принимает решения по вопросам закупки;
• получение информации о потребностях организации и ее требованиях к приобретаемым изделиям и услугам. В случае, когда потенциальный покупатель — предприятие, лучше познакомиться с его техническим персоналом и использовать критерии технической оценки, чтобы понять, соответствует ли то, что предлагаете, нужным спецификациям. Технический персонал не управляет финансами, но если ваше предложение не будет соответствовать их техническим критериям, они могут на запрос руководителей сказать «нет», и это похоронит надежду продать им.
• поставьте себя на место покупателя. К каким из его проблем, нужд и возможностей вы можете обратиться, чтобы показать, что ваш товар или услуга могут способствовать их решению? Каковы их вероятные возражения и как вы планируете ответить на них? Лучше подумать о них заранее и иметь готовый ответ, чем неожиданно услышать их на презентации. Вы будете мычать и бормотать в попытке ответить, а затем, две минуты спустя, придумаете блестящий ответ; к сожалению, две минуты — это слишком поздно, чтобы выглядеть в выгодном свете;
• организация встречи с лицом, полномочным принимать решение о покупке;
• тщательная репетиция всех этапов презентации;
• прибытие к клиенту за несколько минут до назначенного времени.