Проектирование системы управления организации на примере ООО «Евразия»

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Байкальский Государственный Университет  Экономики и Права

Кафедра экономики и менеджмента  сервиса

 

 

 

 

 

Курсовая работа

На тему: «Проектирование системы управления организации на примере ООО «Евразия»

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка гр. УМ/3-10                                 Руководитель:

Хунданова Е.Ю.                                                                Тарханова Е.Г.             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск, 2013 
Содержание:

 

Введение 3

Глава 1. Общие положения о проектировании системы управления предприятия 6

1.1. Понятие проектирования системы управления предприятия 6

1.2. Характеристика предприятия и выбор объекта проектирования 12

Глава 2. Проектирование системы управления ООО «Евразия» 18

2.1. Разработка целевой системы управления 18

2.2. Разработка функциональной системы управления 22

Заключение 31

Список использованной литературы 33

 

Введение

 

Основные ситуационные переменные, которые учитываются менеджером при анализе управленческой ситуации можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто "данное", что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства – это цели, структура, задачи, технология и люди.

Процесс организации начинается с  определения целей, стоящих перед  фирмой. В соответствии с ними формируются  направления её работы, отражаемые в планах, выявляются и классифицируются необходимые виды деятельности и только потом они группируются в структуру с учётом наиболее эффективного использования материальных и трудовых ресурсов. На основе структуры создаётся система управления, координации, распределяются должностные обязанности. По мнению одного из крупнейших западных специалистов в области менеджмента Г. Минцберга, структура любой организации состоит из ряда взаимосвязанных элементов, роль которых, однако, в видах организаций не одинакова. К этим элементам он отнёс "стратегическую вершину", состоящую из главного руководства фирмой; "среднюю линию", которую образуют начальники структурных, а если фирма большая, территориальных подразделений; "техноструктуры" – т. е. различных специалистов – инженеров, программистов, и т.п.; вспомогательный персонал и "ядра" – рабочих, клерков, операторов.

У каждой из этих групп, как считает  Минцберг, имеются свои интересы, в  той или иной степени противоречащие интересам других или в чём-то с ними совпадающие.

Очевидным является то, что каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую индивидуальность и специфику этой организации. Описать эту систему можно, если определить характер взаимодействия на каждом из её уровней: "организация – внешняя среда"; "подразделение – подразделение"; "индивид" – организация.

Согласно существующей теории и  практике взаимодействие на уровне "организация  и внешняя среда" может осуществляться с помощью механического или органического подхода и соответственно организация может получить одну из этих характеристик. Взаимодействие на уровне "подразделение – подразделение" реализуется с помощью комбинаций различных типов департаментизации и выступает в рамках организационных структур: традиционной; дивизионной; матричной. И, наконец, на последнем уровне "индивид – организация" взаимодействие, тяготея к одной из сторон, может придать организации характер индивидуалистской или корпоративной.

 Цели   являются изначальным  элементом системы управления организацией, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую функции. Исчерпывающий анализ целей предполагает их изучение в цепочке: общество – организация – человек.

 Современное общество – это  организованное общество. Это означает, что все виды деятельности, начиная  от нашего рождения, находятся под сильным воздействием организационной среды. Идея организации появилась у людей из понимания факта, что человек в одиночку не способен удовлетворить все свои потребности и желания. Само появление организаций связывается с наличием у людей общих целей, что превращает управление организацией в целенаправленную деятельность. Следовательно, если нет целей в организации, то и нет управления ею. Хорошо управляемые компании имеют общие цели. Цели в организации задают и определяют все другие ее составляющие.

Итак, целью настоящей работы является изучение процесса проектирования системы управления организации на примере торгового предприятия ООО «Евразия».

Для достижения указанной цели перед  работой необходима постановка следующих  задач:

1. Изучение понятия и этапов проектирования системы управления предприятия.

2. Общая характеристика рассматриваемого предприятия и выбор объекта проектирования.

3. Разработка целевой системы управления предприятия.

4. Разработка функциональной системы управления предприятия.

 

Глава 1. Общие положения о проектировании системы управления предприятия

 

1.1. Понятие проектирования системы управления предприятия

 

Создание рациональной структуры управления предприятием - один из важнейших факторов снижения себестоимости продукции (материальных и трудовых затрат), а также качественного улучшения управления объектом (обеспечения своевременного целенаправленного воздействия на объекты производственной и управленческой деятельности).

Одним из критериев оптимальности  при проектировании структур управления предприятием является минимизация количества связей между ее элементами.

Связи в системе подразделяются на внешние и внутренние. Внешними связями являются связи между  предприятиями и поставщиками материалов и комплектующих изделий. Одним из способов минимизировать количество таких связей является унификация материалов и комплектующих изделий. Одним из видов унификации материалов является их унификация по толщинам. В свою очередь унификация материалов по толщинам приводит к улучшению показателей использования материалов. Таким образом снижаются материальные затраты (одна из наиболее существенных составляющих затрат)¹.

Исследовать вопросы  унификации можно при помощи расчетов общей и местной прочности  путем выявления необоснованно  завышенных запасов прочности.

Таким образом, налицо выявлена связь между проблемами проектирования структур управления предприятиями и исследованием вопросов прочности конструкций.

Производственная структура  является частью структуры управления предприятием. Совершенствование производственной структуры - один из важнейших факторов снижения трудоемкости работ по изготовлению продукции.

Совершенствование связей в системе управления приводит к  снижению трудоемкости работ управленческого персонала и, следовательно, к снижению накладных расходов.

Таким образом, за счет рационализации структуры управлении предприятием можно снизить:

- материальные затраты;

- трудовые затраты;

- накладные расходы.

Этапы проектирования структур управления предприятием

Создание структур управления предприятия включает в себя ряд последовательных взаимосвязанных этапов:

1. Проектирование структуры изделий.

На данном этапе проводится широкая унификация деталей, сборочных  единиц, материалов и поставляемых комплектующих изделий.

Унификация позволит уменьшить объемы обрабатываемой информации, снизить численность персонала (или воспрепятствовать ее росту при увеличении объемов производства, сократить количество внешних и внутренних связей и тем самым качественно улучшить управляемость предприятием.

2. Проектирование (уточнение) производственной структуры.

На данном этапе производится упорядочение технологических связей. Производственная структура проектируется  по критерию минимизации технологических  связей между производствами, цехами, участками.

3. Проектирование функциональной  структуры. 

На этом этапе формулируется состав задач управления и по определенным признакам устанавливаются информационные связи между ними. Функциональная структура проектируется по критерию минимизации связей между функциями управления.

4. Проектирование (уточнение) организационной структуры.

На данном этапе за задачами управления закрепляются производственные и функциональные подразделения  а также линейные и функциональные руководители. После этого производится разработка должностных инструкций для персонала. Эти должностные инструкции закладывают в основу контрактов.

5. Проектирование технической структуры.

На данном этапе определяется состав и структура технических  средств управления.

6. Проектирование информационной структуры.

На данном этапе определяется состав баз данных, документов и реквизитов.

7. Разработка алгоритмов  и программ.

После каждой последующей  стадии проектирования уточняются проектные  решения предыдущей стадии.

Эти этапы взаимосвязаны.

Проектирование функциональной структуры.

Проектирование функциональной структуры состоит из двух этапов:

- проектирование ее элементов;

- проектирование связей.

Для проектирования элементов (задач управления) разрабатывается система формулировки задачи. При разработке системы необходимо уточнить классификационные признаки задачи (объекты управления, фазы управления, виды производств, уровни управленческой иерархии и планово-учетные периоды).

Далее структура проектируется  по принципу минимизации количества связей между задачами. Для этого применяются следующие принципы.

1. Связи между задачами планирования работы производственных подразделений на заданный период соответствуют технологическим связям между ними.

2. Задачи планирования высших уровней иерархии детализируются в задачи планирования низших уровней иерархии.

3. Задачи учета низших уровней иерархии агрегируются в задачи учета высших уровней иерархии.

4. Задачи планирования производственных подразделений связаны с задачами контроля обеспеченности их всеми видами ресурсов.

5. Межгрупповой уровень управления выдает подразделениям задания обеспеченные всеми видами ресурсов.

6. Планы ремонтного и транспортного обслуживаний подразделений связаны с планами подразделений основного производства и так далее.

Между задачами управления задаются информационные связи на уровне документов, баз данных и основных связующих  показателей. Для определенных типов  связей существуют типовые описания.

Проектирование организационной  структуры.

Организационная структура проектируется по критерию минимизации связей между ее элементами (подразделениями и руководителями).

Для этого задается несколько  вариантов связей соподчинения между  элементами.

Далее за подразделениями  и руководителями закрепляются задачи управления.

При каждом варианте соподчинения возможно несколько вариантов закрепления  задач управления. Так как информационные связи между задачами управления уже определены, то они автоматически  становятся связями между элементами организационной структуры².

Из всех вариантов выбирают вариант по выше указанному критерию.

Регламентация системы управления предприятием.

Когда определена структура  управления предприятия необходимо ее регламентировать:

- разработать штатное расписание (исходя из трудоемкости решения задач управления);

- разработать положения о подразделениях и руководителях а также должностные инструкции персоналу.

Должностные инструкции персоналу должны содержать инструкции:

- по подготовке исходных данных;

- по переносу информации в базу данных;

- по работе с результирующей информацией;

- по взаимодействию со смежными структурами.

Положение о подразделении  содержит:

- структуру подразделения;

- перечень функций подразделения;

- порядок взаимодействия со смежными подразделениями.

Регламентация системы представляет собой непрерывный процесс так как по мере развития системы постоянно происходит перераспределение функций между персоналом.