Проектирование системы управления организации на примере ООО «Евразия»

Регламентация также необходима для  обоснования проектных решений  по развитию системы управления предприятием.

Требования к системе управления предприятием.

1. Система должна отвечать  критерию минимизации количества  связи между элементами системы  управления и в первую очередь  между подразделениями. 

Граничными условиями  при этом могут являться:

- нормы управляемости;

- пропускная способность комплекса технических средств;

- численность управленческого персонала и так далее.

2. Все структуры системы управления взаимосвязаны и находятся во взаимно-однозначном соответствии.

3. Система должна предусматривать многовариантную проработку управленческих решений.

Это обеспечивается применением математических и имитационных моделей планирования производства и ресурсов.

4. Производственные задания детализируются  от высших уровней иерархии  к низшим.

5. Производственные задания и задания по обеспечению ресурсами должны поступать строго к началу планово-учетного периода.

6. Информация по учету  производства и ресурсов не  должна запаздывать а должна  поступать строго к окончанию  планово-учетного периода. 

7. Учетная информация  низших уровней управленческой иерархии должна интегрироваться в информацию высших уровней.

8. Система оперативного, бухгалтерского и статистического  учета должны быть интегрированы  в единицу систему учета и не должны дублировать друг друга.

9. Производственные задания должны быть обеспечены всеми ресурсами на стадии выдачи заданий на межцеховом уровне управленческой иерархии и так далее³.

 

 

1.2. Характеристика предприятия и выбор объекта проектирования

 

Объектом проектирования выбрано  торговое предприятие ООО "Евразия", созданное в марте 2010 года в п.Бохан. Первоначальный  капитал организации при регистрации предприятия составлял 15 тыс. рублей.

Территориальное расположение ООО "Евразия" – центральная улица п. Бохан.

Помещение площадью 120 м² арендуется:

- 40 м² – торговый зал;

- 50 м²  – складские помещения;

- 30 м² – площадь для хозяйственных нужд и администрации.

Основной деятельностью  ООО "Евразия" является розничная торговля продуктами питания и хозяйственными товарами первой необходимости.

Ассортимент товаров – хлебобулочные  изделия, мясные полуфабрикаты, рыбные и мясные консервы, колбасы, соки, винно-водочные изделия и пиво, табачные изделия, а также мыло, зубная паста и другие товары. За время функционирования ООО "Евразия" профилирование предприятия не изменялось.

В перспективе развития предприятия: создание отдела сопутствующих  товаров, кулинарии.

Режим работы ООО "Евразия" – круглосуточный, без перерывов и выходных.

На предприятии работают 2 смены  обслуживающего персонала: с 8⁰⁰ до 22⁰⁰ и с 22⁰⁰ до 8⁰⁰. Общая численность персонала – 13 человек. Весь персонал предприятия имеет фиксированный оклад и процент с товарооборота.

Управленческая структура  ООО "Евразия" представлена на рис. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Управленческая структура ООО «Евразия»

 

 

Генеральный директор (1 чел.) – осуществляет общее руководство  предприятием. Все важные вопросы  предприятия в обязательном порядке  с ним согласуются.

Главный бухгалтер (1 чел.) – непосредственно подчиняется  генеральному директору и отвечает за начисление заработной платы, оплату поставок, своевременное начисление налогов и за другую работу связанную с документацией предприятия.

Начальник отдела кадров (1 чел.) – решение вопросов о приеме, найме, увольнении работников и оформление соответствующих документов.

Секретарь (1 чел.) – рабочее  место приемная генерального директора, должностными обязанностями являются: отвечать на телефонные звонки и передавать полученную информацию ген. директору, печать писем, отправка факсов и т.п., составление распорядка проведения мероприятий.

Менеджер (2 чел.) – непосредственно  следят наличием ассортимента товаров, соблюдением трудовой дисциплины, правильным оформлением купли-продажи товара,  осуществляют рекламную деятельность, а также, анализируя спрос, прогнозируют рыночную ситуацию.

Экспедитор (1 чел.) – занимается доставкой товаров и документов.

Младшие менеджеры-консультанты (4 чел.) – непосредственно работают с покупателями. Их задача установить контакт с покупателем и побудить его к покупке.

Кассиры-операционисты (2 чел.) – ведение кассовых операций и непосредственно связанны с бухгалтерией.

Изучим факторы воздействия на рассматриваемое предприятие.

Факторы внешней среды.

Факторы прямого воздействия:

1. Органы государственной власти.

- государство не имеет четко разработанной законодательной базы относительно малого бизнеса, что отрицательно воздействует на деятельность предприятия;

- непостоянство и сложность налоговой системы;

- различные административные препятствия для осуществления определенных видов деятельности.

2. Потребители. Непостоянство покупателей в выборе тех или иных товаров.

3. Поставщики. Рост цен на транспортные услуги.

4. Конкуренты. Постоянно растущая конкуренция.

Факторы косвенного воздействия:

1. Экономическая среда. Экономическая  нестабильность в стране, спад производства, низкие доходы граждан приводят к снижению покупательской способности населения.

2. Политическая среда. Политическая нестабильность.

3. Природная среда. Сильные сезонные перепады температуры воздуха приводят к изменению покупательского спроса на различные товары.

Факторы внутренней среды.

Персонал. Отсутствие у предприятия специалиста в области маркетинга.

На деятельность предприятия существенное влияние оказывает такой фактор внешней среды, как покупатели. Именно от покупателей зависит прибыли предприятия, а значит и его рентабельность. Поэтому сотрудники прилагают максимум усилий для того, чтобы заинтересовать покупателей качественной продукцией и наличием разнообразного ассортимента,  тем самым, побудив его к покупке⁴.

В качестве объекта проектирования был выбран отдел продаж. Структура отдела приведена на рис. 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Структура отдела продаж ООО «Евразия»

Стратегическая цель предприятия  состоит в том, что бы в рамках разрабатываемых и реализуемых планов по возможность наилучшим образом использовать потенциал продаж и коммерческого успеха⁵. При этом главной целью является достижение соответствующей рентабельности, без которой не гарантированно будущее предприятия⁶.

В качестве целей создания отдела продаж можно выделить:

1. Работа с покупателями.

- создание и поддержание клиентской базы;

- поиск новых покупателей.

2. Исследование объема  продаж.

- изучение спроса, планирование  объемов продаж;

- исследование своего товара и товара конкурентов, с целью выявления положительных и отрицательных факторов, влияющих на конкурентоспособность товара; снижение продажной цены;

- разработка прогрессивных форм и методов реализации товара.

3. Определение маркетинговой стратегии предприятия на долгосрочный период времени.

- изучение общественного мнения.

Структура отдела продаж предприятия  зависит от объемов сбытовой деятельности, вида, характера реализуемой продукции покупателям и ряда других особенностей.

Численность отдела продаж составляет 7 человек.

Начальником отдела продаж является менеджер по продажам.

Отдел продаж занимает главное место в структуре  предприятия, т.к. от его деятельности напрямую зависит объем сбыта  продукции, а значит и величина прибыли, получаемая предприятием⁷.

Рассмотрим функции  сотрудников отдела продаж.

Менеджер по продажам – осуществляет общее руководство отделом, занимается оперативным планированием и оперативной работой по реализации продукции, решает важнейшие вопросы, возникающие в процессе работы отдела, изучает спрос, разрабатывает прогрессивные программы продвижения товара⁸.

Менеджер по продажам – осуществляет общее руководство отделом, занимается оперативным планированием и оперативной работой по реализации продукции, решает важнейшие вопросы, возникающие в процессе работы отдела, изучает спрос, разрабатывает прогрессивные программы продвижения товара.

Кассиры-операционалисты – отчитываются за выручку перед менеджером по продажам, отвечают за ведение кассовых операций.

Поиском покупателей занимаются все  сотрудники предприятия используя свои личные связи и имеют определенный процент от успешной реализации продукции.

Отдел продаж предприятия тесно  сотрудничает с другими подразделениями предприятия.

Отдел продаж дает рекомендации отделу закупок по объемам и ассортименту закупаемой продукции.

Отдел продаж тесно взаимодействует  с бухгалтерией, получая необходимые сведения о финансовом положении предприятия и отчитываясь о полученной выручке.

 

Глава 2. Проектирование системы  управления ООО «Евразия»

 

2.1. Разработка целевой системы управления

 

Миссия предприятия  – обеспечение покупателя более  качественными и недорогими продуктами питания и предметами первой необходимости  с целью наилучшего удовлетворения их нужд⁹.

Рассмотрим общие цели предприятия.

Внешние цели.

1. Доля рынка: сохранение текущего положения на товарном рынке, расширение рынка продаж за счет создания новых магазинов, повышение престижа предприятия перед потребителем.

2. Ценовая политика: снижение цен на товар (чем ближе срок реализации товара, тем ниже цена на этот товар), снижение цен за счет увеличения объемов продаж.

Внутренние цели.

1. Производственные: расширение ассортимента товаров.

2. Экономические: обеспечение получения запланированной прибыли, минимизация издержек путем сокращения затрат на хранение продукции¹⁰.

3. Социально-психологические: формирование у сотрудников предприятия сознания того, что их зарплата напрямую связана с процветанием предприятия, формирование у работников предприятия чувства гордости за работу, которую они выполняют (оформление магазина, рабочая форма персонала), формирование на предприятии такого стиля управления, при котором работник будет осознавать свою полезность и важность выполняемой им работы¹¹.

Рассмотрим теперь цели отдела продаж.

1. Долгосрочные: расширять сеть магазинов.

2. Среднесрочные: стать достаточно конкурентоспособным предприятием в заданном сегменте рынка.

3. Краткосрочные: увеличить объем продаж.

Разработка необходимых функций системы управления для отдела продаж ООО «Евразия» представлена в таблицах 1 и 2: функционально-матричный классификатор и функционально-ресурсный классификатор соответственно. 

Таблица 1. Функционально-матричный  классификатор

Общие	Прогнозирование и планирование	Организация	Нормирование	Стимулирование	Координация	Учет и контроль
Управление персоналом	Планирование численности персонала	Непрерывность работы персонала		Полезность деятельности персонала	Работы персонала	За работой персонала
Управление продажами	Прогнозирование спроса и планирование объемов продаж	Организация рекламы	Затрат на рекламу	Гибкая система скидок	Работы менеджера по продажам	За реализацией продукции
Контроль за выполнением  заключенных договоров					Координация работы с  бухгалтерией	Контроль за соблюдением  пунктов договоров
Управление хранения товара	Планирование необходимых запасов	Оптимизация доставки транспортом	Допустимые максимальные издержки		Работы со складом и бухгалтерией	Всей продукции на складе
Управление работы с  клиентами	Направление поиска клиентов	Выделение потенциальных  клиентов			Работы мл. менеджеров
Изучение и анализ рынка	Спроса и предложения на рынке	Работы менеджера по продажам в определении наилучшей  работы в различных ситуациях			Работы менеджера по продажам в изучении рыночной ситуации	Рыночной ситуации