Пути передачи информации в организации

Содержание:

 

 

 

 

Введение.

 

В наше время актуальность коммуникаций возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы обмениваемся информацией друг с другом. И чем совершенней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной жизни.

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для  успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, то само существование этого предприятия становится под угрозу. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, то есть когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации. Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что всё, что происходит в организации, прямо или косвенно связано с коммуникативными процессами, поэтому они являются одними из основных средств обеспечения целостности организации и её функционирования.

Вся сущность работы руководителя состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Без обмена информацией люди не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Таким образом, управление коммуникационными процессами также важно для руководителя, как и функции планирования, организации, мотивации, контроля, потому что обмен информации входит во все виды управленческой деятельности. Как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных руководителей.

Предметом исследования в данной курсовой работе являются коммуникационные процессы в компании «Nestle». Объектом курсовой работы является компания «Nestle».

Цель работы: выявить  современные наиболее эффективные  пути передачи информации в организации с возможностью максимально снизить потери.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• Изучить сущность коммуникационных процессов, их виды и особенности;
• Исследовать роль коммуникаций в системе управления;
• Рассмотреть методы повышения эффективности коммуникаций;
• Рассмотреть коммуникационные процессы на примере компании «Nestle»;
• Обосновать основные направления совершенствования коммуникаций в организации «Nestle».

 

Глава 1. «Коммуникационные процессы»: теоретические аспекты.

 

1.1. Сущность понятия «коммуникации».

 

Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. Например, можно говорить об инженерных, транспортных, информационных коммуникациях как средствах или формах связи. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию и пониманию.

Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

В организационном контексте  понятие «коммуникация» рассматривается  как процесс (общение людей: обмен  идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Автор книги «Предприятие будущего» Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов  в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя и более людьми, цель которого обеспечить понимание информации, которая является предметом обмена.¹

Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной  форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно  к задачам организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения.

Основные функции коммуникации :

• информативная – передача истинных или ложных сведений;
• интерактивная (побудительная) – организация взаимодействия между людьми (согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение);
• перцептивная функция – восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
• экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

 

1.2. Виды коммуникаций.

 

В целом коммуникации можно разделить на две большие  группы – формальные и неформальные (рис.1).

Формальные – это  предписанные коммуникации, которые  должны иметь место в процессе управления. В них входит обмен информацией организации со средой. Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации.

В последнее время  многие организации создают специальные  подразделения по сбору и переработке  информации, исходящей из внешней  среды. Это помогает создавать прочные  связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой.

К формальным коммуникациям  относятся внутренние коммуникации или межуровневые. Это:

• вертикальные коммуникации, или коммуникации по нисходящей и коммуникации по восходящей (преимущественно приказной характер);
• горизонтальные коммуникации, или коммуникации между различными подразделениями;
• диагональные коммуникации.

Удельный вес неформальных коммуникаций значительно ниже по сравнению  с формальными, их специально не предусматривают при разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно и, как правило, не обсуждаются, хотя о факте их существования знает каждый работник организации.

Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых  способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией. Руководитель должен быть очень искусным в вопросах неформальных коммуникаций, так как граница между этичным и неэтичным поведением очень тонкая, а ее нарушение может стать фатальным для авторитета руководителя и общей психологической обстановки в компании.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

• изменения в структуре организации;
• предполагаемые меры по ужесточению контроля;
• грядущие повышения или понижения;
• информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что  слухи - это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

 

1.3. Элементы  и этапы коммуникационного процесса.

 

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и  понимание информации, являющейся предметом обмена. Если понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс  — это взаимодействие совокупности элементов.

Существует четыре базовых  элемента коммуникационного процесса:

• Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
• Сообщение - непосредственно информация;
• Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);
• Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.²

Коммуникационный процесс  обмена информацией включает взаимосвязанные  этапы:

• Зарождение идеи или отбор информации;
• Кодирование информации и выбор канала ее передачи;
• Передача сообщения;
• Интерпретация сообщения (декодирование).

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

К сожалению, многие попытки  обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова  или не приобрела другой такой  формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил  только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

У руководителя, который  считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав  для этого слова, интонации и  жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также  выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для  кодирования. К некоторым общеизвестным  каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также  электронные средства связи, включая  компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

Если канал не слишком  соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективен.

Выбор средства сообщения  не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств  коммуникаций в сочетании. Процесс  усложняется, поскольку отправителю  приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

На третьем этапе  отправитель использует канал для  доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.