Разработка систем менеджмента организации по производству мебели

 

Рисунок 3 - Организационная структура

 

 

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся  между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. В рамках структуры протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. С этой позиции организационная структура это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Структура управления представлена на рисунке 4.

 

Рисунок 4 - Структура управления

 

Должностные обязанности сотрудников  представлены в Таблице 6.

Таблица 6 - Должностные обязанности

Должность	Выполняемые функции
Генеральный директор	Общий контроль  за действиями всех отделов, руководство     производственной  и финансово-экономической  деятельностью предприятия. Организация  взаимодействия  всех  структурных  подразделений
Главный бухгалтер	Осуществление операций по выписке счетов, ведение  книги  покупок и книги продаж, ведение делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.
Сотрудники  секретариата	Формирование, использование, организация прав доступа, защита от несанкционированного доступа  муниципальных информационных ресурсов
Коммерческий  директор	Дает заключение по возможности финансирования и  реализации проектов, предложенных подразделениями  предприятия и одобренных финансовым подразделением. Участвует от имени предприятия в ярмарках, торгах, на биржах, выставках по рекламе и реализации продукции. Обеспечивает своевременную выплату заработной платы работникам предприятия
Отдел маркетинга	проведение  маркетинговых исследований, изучение потребителей, определение позиции  продуктов на рынке, изучение конкурентов, определение цен на продукцию
Продавец-консультант	Следит за наличием достаточного количества товара в торговом зале и при необходимости  пополняет его. Помогает покупателям  при выборе товара, дает консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и  особенностям товаров. Принимает участие  в стимулировании продаж определенных видов товара, в рекламных акциях магазина: обращает внимание покупателей  на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых  местах, путем дополнительных консультаций покупателей по особенностям и преимуществам  данного товара и иным способом. Осуществляет подготовку товаров к  продаже: распаковку, сборку, комплектование, проверку эксплуатационных свойств  и т.д. Следит за наличием ценников на товар, их верным размещением и правильным указанием всей информации в ценнике (наименование товара, цена, вес и  т.д.). Продавец наклеивает ценники, подготовленные и переданные ему товароведом  или директором: после приемки  и расстановки товара; после обновления цен; в случае обнаружение несоответствия ценника требованиям правил торговли; в других случаях по указанию директора  или товароведа. Участвует в инвентаризации. Разрешает спорные вопросы с  покупателями в отсутствие представителей администрации.
Уборщица	Выполнение  всех видов уборки
Грузчик	Доставляет  товар, грузит и т. д.

 

 

 

4 КООРДИНАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Координация (распределение обязанностей) – процесс распределения деятельности во времени, приведение её отдельных  элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установочной цели.

Координация обеспечивает взаимосвязь  и слаженность субъектов, объектов и процессов труда. Создаёт предпосылки  для непрерывного функционирования системы управления за счёт установления прочных связей между подразделениями  организации и исполнителями.

Координация достигается посредством  коммуникаций.

Коммуникации в организации  – многоуровневая система, которая  охватывает внешнее окружение организации  и саму организацию с входящими  в неё элементами.

Внешние коммуникации – обмены информацией  между организацией и внешней  средой. С потребностями производимых товаров и услуг организация  осуществляет связь с помощью  рекламы и других средств продвижения  товаров на рынок, а также проводя  различные социологические опросы.

Организация имеет связь со СМИ, которые позволяют создать популярность организации и проявить положительный  интерес к ней. Существует связь  с акционерами и широким кругом общества.

Организации приходится подчиняться  государственному регулированию и  заполнять письменные отчёты, в которых  организация сообщает информацию по финансам и маркетингу ежегодно, а  также приводит сведения о своём  размещении, возможностях карьеры, льготах. Делая взносы в пользу политических групп, комитетов, организация может  влиять на содержание каких-либо постановлений.

Внутренние коммуникации – обмен  информацией между элементами организации. Внутренние коммуникации связаны с  понятием человеческих отношений. Т.е. в организации сотрудник сможет работать с полной отдачей только в том случае, если он участвует в жизни организации, обладает полной информацией, т.е. полным пониманием целей и задач организации. Также сотрудник должен понимать, какой вклад он вносит в достижение организационных целей и задач.

Руководитель должен принимать  и рассматривать поступающие  от сотрудников предложения и  идеи в процессе принятия решений  и ему необходимо информировать  рабочих о принятом решении.

Коммуникации, помогающие обеспечить свободный доступ к необходимой  информации, осуществляются с помощью  публикаций, досок объявлений, совещаний, справочников, электронных средств  связи. Эти средства связи направлены от руководителя на сотрудников и  они являются нисходящими. Также  руководитель отдает своим подчиненным  приказы и распоряжения, которые  являются нисходящими формальными  коммуникациями.

В организации имеются и неформальные коммуникации, т.е. канал распространения  слухов. По данным каналам информация передаётся с большей скоростью, чем по каналам формального общения.

Сотрудники осуществляют связь  с руководителем и с помощью  восходящих коммуникаций, т.е. от сотрудника к руководителю. К таким коммуникациям  относятся отчёты с содержанием  информации о выполненной работе,  предложения и идеи, предлагаемые руководителю в процессе принятия решений.

Информационные технологии являются неотъемлемой частью организации, с  помощью которых обеспечивается эффективное взаимодействие между  структурными подразделениями. Для  обработки первичной документации на предприятии действует программа  «1С бухгалтерия».

Внутренние коммуникации в организации  показаны на Рисунки 5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5 - Внутренние (вертикальные и горизонтальные) коммуникации

 

Полномочия – совокупность официально-представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

Делегирование – средство, при  помощи которого руководство устанавливает  отношения между уровнями полномочий. Делегирование управленческих полномочий строится на основе единоначалия, т.е. передачи полномочий из рук в руки только непосредственного руководителя. Полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а теми уже по согласованию с руководителем – дальше. Подчиненным  делегирование полномочий позволяет  максимально продуктивно использовать имеющиеся у них способности  и приобрести новые, поднять свой престиж для дальнейшего продвижения  по служебной лестнице и просто получить удовлетворение от работы. Делегирование  полномочий происходит сверху вниз и  это является основой формирования структуры управления. Существует координация  по вертикали, когда первое лицо делегирует часть своих полномочий субъектам  управленческой деятельности, и координация  по горизонтали, при которой между  двумя субъектами управления нет  формализованной структурной связи, однако в рамках решаемых задач их полномочия могут пересекаться и  это поле пересечений дает им право  на неформальную координацию своих  действий на горизонтальном уровне. В  организации присутствует нисходящие и восходящие коммуникации. Восходящие коммуникации означают, что полномочия передаются от исполнителя к руководителю в виде отчетов, либо предложений. Нисходящие коммуникации – это те коммуникации, которые передаются от руководителя к подчиненным в виде приказов, распоряжений, заданий, команд, указаний либо инструкций.

Полномочия выполняемые сотрудниками организации представлены в Таблице 7.

 

 

Таблица 7 – Распределение полномочий

Должность	Полномочия
Генеральный директор	Распорядительные, координационные
Главный бухгалтер	Контрольно-отчетные, распорядительные
Коммерческий директор	Контрольно-отчетные, распорядительные.
Главный секретарь	Контрольно-отчетные, распорядительные
Директор по маркетингу	Контрольно-отчетные, распорядительные
Продавец-консультант	Согласительные, распорядительные
Уборщица	Распорядительные, согласительные
Грузчик	Распорядительные, согласительные
Секретарь	Распорядительные, согласительные
Маркетолог	Контрольно-отчетные, согласительные
Курьер	Распорядительные, согласительные

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 КОНТРОЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Контроль - создание системы сбора, обработки, анализа и хранения информации о  состоянии объекта управления.

В разрабатываемой  организации контроль это неотъемлемая часть деятельности организации. Он строится на трех основных этапах:

• Выработка стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;
• Изменение и анализ результатов деятельности организации, полученных в итоге контроля;
• Корректировка технологических организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

Предварительный контроль по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Текущий контроль воплощается в стратегической и оперативной формах.

Стратегический контроль выявляет эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации.

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.

 

В Таблице 6 представлены субъекты и объекты контроля данной организации.

 

 

Таблица 6 – Субъекты и  объекты контроля

Субъект контроля	Объект контроля
Генеральный директор	Главный бухгалтер (по вопросам организации  работы по постановке и ведению бухгалтерского учета организации).
	Директор по коммерции (по вопросам касающихся коммерции).
	Директор по маркетингу (по маркетинговым  вопросам).
	Главный секретарь (по делопроизводственным вопросам)
Директор по маркетингу	Маркетолог (по маркетингу)
Главный секретарь	Секретарь (по делопроизводственным вопросам)
Директор по коммерции	Продавец-консультант (по коммерческим вопросам).
	Уборщица (по хозяйственным вопросам)

 

 

В организации могут быть выявлены незначительные, либо более масштабные отклонения. Важнейшей и необходимой  функцией контроля является обнаружение  и разрешение этих проблем, прежде чем  они станут слишком серьезными. На рисунке 6 в виде диаграммы Исикавы представлены причины обнаруженных отклонений в организации.

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                

 

 

 

 

Рисунок 6 – Диаграмма Исикавы

6 ФОРМИРОВАНИЕ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Мотивационную деятельность определяют как свободные, обусловленные внутренними побуждениями действия человека, направленные на достижение своих целей, реализацию своих интересов, а мотивацию труда как стремление работника удовлетворить свои потребности (получить определенные блага) посредством  трудовой деятельности. Мотивация труда  является важнейшим фактором результативности работы.