Разработка технологии совещания

Федеральное бюджетное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Волгоградская государственная  академия физической культуры»

*****

КАФЕДРА СПОРТИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТА И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на  тему: «РАЗРАБОТКА ТЕХНОЛОГИИ СОВЕЩАНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «АЛЬЯНС-ТУР»»

 

 

 

 

Работу выполнила: студентка 4-го курса

группы 42-м 

Орлова Вера Владимировна

 

Научный руководитель:

профессор кафедры спортивного

менеджмента и экономики,

доктор экономических  наук

Билда Станислав Сергеевич

 

 

 

 

 

 

 

Волгоград, 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………...3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ  ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ  И ПЕРЕГОВОРОВ…………………………………………………………………….5

1.1 Задачи и классификация  деловых совещаний…………………………..5

1.2 Технология организации  и проведения деловых совещаний…………..6

1.3 Искусство ведения переговоров………………………………………11

 

2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА  ТЕХНОЛОГИЙ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ  СОВЕЩАНИЙ В ТУРИСТИЧЕСКИЙ ФИРМЕ  «АЛЬЯНС-ТУР»………...16

2.1 Анализ хозяйственной  деятельности турфирмы «Альянс-тур»……...16

2.2 Особенности процесса  проведения деловых совещаний  в турфирме «Альянс-тур»………………………………………………………………………..19

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ПРОЦЕССА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ  СОВЕЩАНИЙ В ООО «АЛЬЯНС-ТУР»……………………….27

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………...………………………..31

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………...………………34

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти  в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие  того или иного контрагента, достичь  желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению  коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного "зерна  истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения  сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем  становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний  может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому  пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях, несомненно, важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы курсовой работы.

Объектом исследования в  работе является деловое (служебное) совещание. Предмет исследования: разработка технологии служебного совещания.

Цель работы заключается  в том, чтобы рассмотреть правила  подготовки и проведения служебных  совещаний. В соответствии с указанной  целью при выполнении курсовой работы поставлены следующие задачи:

1. дать общую характеристику  деловых совещаний, понятие, виды  и принципы их организации;

2. рассмотреть особенности  подготовки к служебному совещанию;

3. проанализировать основные  аспекты процесса проведения  делового совещания, стили поведения  руководителя на совещании.

В курсовой работе были использованы следующие методы:

изучение и анализ учебной, научной литературы;

метод анализа, наблюдения.

Структура курсовой работы следующая: в первой главе представлена общая характеристика аспектов служебного совещания; во второй главе - анализ процесса технологий проведения деловых совещаний в туристический фирме «альянс-тур»; третья глава - совершенствование процесса проведения деловых совещаний в ООО «Альянс-тур».

В современной литературе проблема подготовки и проведения служебных  совещаний разрабатывается очень  активно. В зависимости от жанра  в большей или меньшей степени  прослеживаются стремления и приоритеты авторов. В одних источниках - высокий  уровень абстракций и теоретические  модели, что, как правило, влечет за собой ограничения для практики. В других - описание житейского опыта, конкретных инструкций, правил и тактических  приемов. Эти работы претендуют на широкое  практическое применение, развитие возможности  добиваться успеха в бизнесе. В этих работах такими авторами как Курбатов В.И., Мокшанцев Р.И., Морозов А.В., Руденский Е.В., Семенов А.К., Шейнов В.П. и др. исследован обширный теоретический и практический материал по вопросам подготовки и эффективного проведения деловых (служебных) совещаний.

 

ГЛАВА 1. Организация проведения деловых совещаний и переговоров.

 

1. . Задачи и классификация деловых совещаний

 

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания  происходит обмен информацией между  подчиненными и руководителем, принимаются  управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и  проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений  по актуальным и наиболее сложным  вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении  сводится к трем основным стадиям:

·  сбор и переработка информации;

·  координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

·  принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, Достигать компромиссов, приобретают  культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые  вопросы и проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации  труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению: вырабатывающие и принимающие решения; разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям; оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения: разовые; регулярные; периодические.

По количеству участников: узкий состав (до пяти человек); расширенные (до двадцати человек); представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания: с фиксированным составом; с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; комбинированные.

По принадлежности: партийные (и других общественных организаций); административные; научные и научно-технические; объединенные.

 

1.2. Технология организации и проведения деловых совещаний

 

Для достижения целей совещания  необходимо досконально подготовить  и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.

Подготовка совещания  начинается с определения необходимости  и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования  необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые  требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и  альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего  руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых  проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат  совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно  создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных  совещаний в подразделениях).

Основные ошибки, которые  допускаются при формировании повестки дня: отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее  аналитическое обеспечение); участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой  проблемы; включение в повестку дня  вопросов, различных по объему и  содержанию, в результате чего совещание  превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей; отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Во время решения вопроса  о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к  формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и  время проведения. Для совещания  рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться  к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как  недельная кривая работоспособности  имеет заметный спад в понедельник  и в пятницу. Из теории биоритмов  известно, что у человека в течение  рабочего дня наблюдаются две  пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любая совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить  ее в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которых чаще всего  допускаются при определении  продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается  установленная продолжительность  совещания; совещания планируются  слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады  и выступления; неумение кратко и  ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше  созвать в специально оборудованных  для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто  никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит  каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника; в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители; помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещена.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации  деловых совещаний, когда предусматривается  предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее  тематику и задачи совещания.

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру  проведения совещания в зависимости  от поставленной цели. Но даже когда  ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.