Реинжиниринг бизнес-процесов

 

Процессы текущей деятельности - необходимы компании для выполнения своих текущих функций и обязанностей, которые запланированы в производстве: услуги, зарплата работникам и т.д.

Рисунок 2.4 - Дерево функций

 

Построим дерево продуктов/услуг предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.3 - Дерево продуктов/услуг предприятия

 

 

3. Определение ключевых  факторов успеха

 

1. Цены на товар
2. Качество товара/услуг
3. Согласованная работа
4. Ассортимент товара/услуг
5. Удобность перемещения людей по торговому залу
6. Реклама
7. Обслуживание покупателей
8. Эффективность управления и контроль

 

4. Выявление взаимосвязи  между бизнес-процессами и КФУ

 

Используя шкалу из пяти делений, поставляем процессам согласованные оценки:

О – отличная работа;

Х – хорошая работа;

У – удовлетворительная работа;

Н – неудовлетворительная работа;

П – плохая работа.

Таблица 4.1 Взаимосвязь бизнес-процессов и ключевых факторов успеха

Бизнес-процесс	Критические факторы успеха
	Цены на товар	Качество товара/услуг	Согласованная работа	Ассортимент товара/услуг	Удобность перемещения людей по торговому залу	Реклама	Обслуживание покупателей	Эффективность управления и контроля	Коли чество CSFs	Оценка деятель ности
1Закупка и продвижение товара	*	*	*	*	*	*	*	-	7	Х
2Воспроизводство трудовых ресурсов	-	-	*	-	*	-	*	-	3	Н
3Складирование и перемещение товаров	-	*	*	*	*	-	*	*	6	Н
4Материально-техническое снабжение	*	*	-	-	*	*	*	*	7	Х
5Финансирование деятельности и  расчеты по обязательствам	-	-	-	-	-	*	-	*	2	Х
6Внедрение новых технологий  продажи товаров	*	-	*	-	*	*	*	*	6	Х

 

5. Оценка эффективности функционирования бизнес-процессов

 

Оценка работы процессов - нелегкая задача, так как могут отсутствовать объективные данные для того, чтобы произвести точную оценку работы каждого процесса.

Просматривая все процессы по очереди, должны поставить процессам согласованные оценки, используя следующую шкалу из пяти делений: О-отличная работа; X - хорошая работа; У - удовлетворительная работа; Н - неудовлетворительная работа; П - плохая работа.

Бизнес-процессы для реинжиниринга выбираются по следующим критериям:

1) эффективность функционирования  бизнес-процесса, которая оценивается  по шкале от О до П;

2) «значимости» бизнес-процесса, т.е. количеству критических факторов  успеха, на достижение которых  влияет бизнес-процесс;

3) ожиданиям клиентов по отношению  к процессу. Эти клиенты могут быть внутренними и внешними по отношению к организации, хотя вторые вероятнее, так как необходимость перемен более очевидна для тех, кто не является частью организации;

4) существованию возможности достижения  желаемого результата. Источников таких возможностей может быть несколько, и команде требуется широкое видение, чтобы не пропустить эти источники на стадии выбора процессов.

Оценка деятельности по бизнес-процессам:

1Закупка и продвижение товара – Х

2Воспроизводство трудовых  ресурсов – Н

3Складирование и перемещение  товаров – Н

4Материально-техническое снабжение – Х

5Финансирование деятельности и  расчеты по обязательствам – Х

6Внедрение новых технологий  продажи товаров – Х

 

6. Ранжирование процессов

 

Каждый бизнес-процесс согласно своей степени важности и проблемности помещается в соответствующую ячейку матрицы (см. рис. 6.1).

 

								Зоны приоритетности:
Важность Бизнес-процессов	8									- низкий приоритет
	7		П1; П4
	6		П6		П3					- средний приоритет
	5
	4									- высокий приоритет
	3				П2
	2		П5
	1
		О	Х	У	Н	П

Рисунок 6.1 – Матрица ранжирования бизнес-процессов

 

Записав номер каждого процесса в нужную клетку матрицы, нужно разделить матрицу на три зоны:

• зона 1. Здесь находятся стратегически важные процессы, которые достаточно плохо работают сегодня. Эти процессы и их компоненты следует выбирать для реинжиниринга, если цель - достичь быстрого положительного эффекта в работе организации;

• зона 2. Находящиеся в этой зоне процессы дают меньше возможностей повлиять на работу организации, но когда ресурсы освободятся после реинжиниринга процессов зоны 1, улучшение процессов в этой зоне значительно поможет достижению миссии;

• зона 3. Эти процессы оказывают минимальное влияние на работу организации или уже сегодня работают хорошо и оставляют  мало возможностей для улучшений. За этими процессами следует наблюдать для того, чтобы они продолжали хорошо работать, улучшать их следует после того, как будет полностью закончена работа над процессами зоны 1 и зоны 2.

 

В высокую зону вошел процесс: П3 – Складирование и перемещение товаров;

В среднюю зону вошли: П1 - Закупка и продвижение товара; П4 - Материально-техническое снабжение; П6 – Внедрение новых технологий;

В низкую зону вошли: П2 - Воспроизводство трудовых ресурсов; П5 - Финансирование деятельности и расчеты по обязательствам.

 

 

 

 

7. Выбор процессов для  реинжиниринга

 

Разработаем систему стратегических целей (таблица 7.1). Определим цели и опишем их способ достижения.

 

Таблица 7.1 – Стратегические цели и способы их достижения

	Наименование цели	Описание способа достижения
Финансовые цели	Увеличить прибыль	Снижение затрат на хранение; Снижение потерь от недостач за счет более строгого учета товаров; Формирование стабильного коллектива.
Рыночные цели	Увеличить свою долю на потребительском рынке и повысить конкурентоспособность товара	Повышение квалификации персонала, что приведет к повышению качества обслуживания и оказания услуг, повышение компетентности консультантов; Сокращение расходов на продажу и т.д.
Внутренние цели	Снизить расходы на продажу  и хранение товаров	Ведение строгого складского учета

 

С учетом этих данных можно сделать вывод, что у данной фирмы есть все шансы к дальнейшему развитию, но руководство компании должно разработать оптимальную стратегию и быть очень внимательным в организации внутренних процессов.

Выбираем бизнес-процесс относительно составленной матрицы:

П3 – Складирование и перемещение товаров – процесс относится к высокой зоне.

 

 

8. Реинжиниринг выбранных  бизнес-процессов

 

Исходя из матрицы ранжирования бизнес-процессов  (рисунок 6.1) выбираем слабое звено и строим дерево бизнес-процессов (рисунок 8.1).

Выбираем несколько бизнес-процессов для реинжиниринга, которые имеют стратегическую важность для организации, с учетом их текущего состояния и возможности для улучшения.

Рисунок 8.1 – Дерево бизнес-процессов

 

Выбираем П3. Так как в данный момент именно этот процесс тормозит развитие предприятия и достижение предприятием поставленных целей. П3 является стратегически важным процессом, который достаточно плохо работает сегодня. Его реинжиниринг позволит достичь быстрого положительного эффекта в работе организации.

Для проведения реинжиниринга выбранного бизнес-процесса разложим его на 3 составляющие:

1. Ресурсы (сырье и материалы).
2. Машины и оборудование.
3. Персонал

Источниками покрытия потребности бизнес-процессов предприятия в сырье и материалах являются их переходящие запасы и закупки на рынке материально-технических ресурсов. Объем закупок на рынке может быть уменьшен за счет мобилизации внутренних резервов посредством разработки и внедрения технико-технологических и организационно-управленческих мероприятий по повышению эффективности использования сырья и материальных ресурсов.

КАК ЕСТЬ

Складирование и перемещение товаров.

Бизнес-процесс «Складирование и перемещение товаров» состоит из двух процессов: «Поступление товаров» и «Продажа товаров». В таблице 8.1 описан процесс поступления товаров, с указанием  персонала, оборудования, документации, участвующих в данном бизнес-процессе.

Таблица 8.1 – Процесс поступления товаров

Действие	Персонал	Оборудование	Документы
Поступление товара	Шофер-экспедитор	Фура
Разгрузка-приемка товара	Директор, старший продавец, товаровед, продавцы-консультанты, шиномонтажники		Товарная накладная, счет-фактура
Оприходование	Товаровед	Программа 1С: торговля и склад.	Поступление ТМЦ в розницу
Размещение на складе	Товаровед, продавцы-консультанты, шиномонтажники

 

 

 

Таблица 8.2 – Процесс продажи товара

Действие	Персонал	Оборудование	Документы
Выбор товара	Продавец-консультант	Программ 1С: Торговля и склад	Бланк перемещения товара
Подбор товара на складе	Продавец-консультант
Сверка отобранного товара с бланком перемещения товара	Охранник		Отметка на бланке перемещения о времени выноса товара и номера места складирования
Перемещение товара к кассе	Продавец-консультант
Оформление бланка продажи, заказ-наряда	Продавец-консультант		Бланк продажи, заказ-наряд
Прием оплаты	Кассир-операционист	Программ 1С: Торговля и склад, кассовый аппарат, детектор фальшивых купюр.	Реализация, кассовый чек, копия чека, товарный чек, акт выполненных работ
Перемещение товара: при оказании услуг – на участок шиномонтажа, иначе – в автомобиль покупателя.	Продавец-консультант

 

В исследуемом процессе необходимо выделить «Узкие места».  В нашем случае под «Узким местом» будем понимать возможность хищения ТМЦ со склада, с последующим образованием недостачи, что приводит к убыткам.

Хищение возможно  в момент сверки отобранного товара с бланком перемещения товара. Путем выноса автошин меньшего размера или более дешевой модели, так как охранник сверяет по количеству. Это обусловлено тем, что охранник является работником сторонней охранной организации и не заинтересован в сохранности ТМЦ на складе.

В момент приема оплаты образование недостачи возможно при допущении кассиром - операционистом ошибки в количестве и номенклатуре в реализации, т. к. составленный кассиром документ не проверяется никем другим. Ежедневный отчет кассира сверяется охранником с движением по складу только по количеству. Что может быть сделано ненадлежащим образом.