Роль анализа работы руководителя в формировании стиля управления

Термин самоменеджмент, или self-managament, был предложен немецким профессором Лотаром Зайвертом, руководителем Института стратегии и эффективного использования времени (г. Хайдельберг, Германия). В его трактовке самоменеджмент как феномен представляет собой «целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального использования своего времени»; а главная цель самоменеджмента заключается в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни

Разработкой проблемы самоменеджмента  занимаются Л. Зайверт, В. Зигерт, Л. Ланг, В.М. Андреев, Э.Е. Старобинский и другие ученые.

Самоменеджмент руководителя в интерпретации специалистов включает в себя такие грани, как внешний вид (стиль одежды, прическа, аксессуары, макияж и т.п.); личностные и профессиональные качества; стиль управления; самооценка; делегирование (распределение) полномочий; способность к целеполаганию, т.е. определению перспектив, постановке четких, конкретных целей, выявлению реальных путей и способов их реализации; способность к концентрации личностных ресурсов на том, что должно быть достигнуто; планирование и распределение рабочего времени; рациональное использование информации и коммуникации (ведение совещаний, телефонных переговоров и др.); «менеджмент здоровья» и т.п.

Основная  цель  самоменеджмента  состоит  в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением  своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства  как  на работе, так  и  в личной жизни. [7]

Каждому руководителю необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична  неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в  ситуацию  направленных и выполнимых задач. Всегда есть возможность благодаря последовательному  планированию  времени  и  использованию  методов  научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день  выделяя резерв времени (в том числе и для  досуга)  для   действительно  руководящих функций. [10], [20]

      Многие менеджеры слишком ориентированы  на процесс деятельности,  а   не на его результаты. При таком  подходе они предпочитают:

• правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
• решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;
• сохранить  средства вместо того,  чтобы  оптимизировать  использование средств;
• выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
• уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Руководитель  должен иметь: 

широкое общее представление о  положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений  во внешней среде и возможностях их использования;

• чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы;
• творческий подход и умение мотивировать себя и персонал;
• желание и способность сотрудничать;
• понимание результатов, умение планировать и выполнять планы;
• способность идти на риск;
• способность принимать решения;
• готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не случайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д. [20], [18]

Лотар Зайверт говорит о том, что  улучшать  свою жизнь необходимо с  самого себя. «Измени себя – и  ты  изменишь  мир  вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не  в силах изменить, нужно изменить своё отношение к  ним. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение  функций руководителя, эффективнее выполняя возложенные  задачи  с  меньшими  затратами времени,  предупреждая  стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать время путем составления планов работы, где  каждому  виду  деятельности  нужно уделять место, указав интервал времени, то есть, определив, какую долю свободного времени,  с  помощью  которого  можно  научиться  контролировать  себя  и контролировать исполнение каждодневных задач.

Описывая процесс самоменеджмента, Зайверт говорит о том, что  ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются определенной последовательности. [7]

Подобный процесс самоменеджмента  представляется как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.

«Круг» содержит следующие шесть функций:

1.  Постановка цели.

Анализ и формирование личных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и  альтернативных вариантов своей  деятельности.

3. Принятие решений.

Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация личного  трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости —  корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая) функция.

6. Информация и коммуникации.

Вокруг этой функции  в известной мере «вращаются»  остальные функции, поскольку коммуникаций как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента. [7]

Для самоменеджмента  важным является ясное видение целей и средств их достижения. Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого.

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы. Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы.

Зайверт советует подробно описать свои цели, так как письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Четко определенные цели автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии. Инвентаризация (по выражению Л. Зайверта) целей включает:

• Личные цели (цели жизни)
• Профессиональные цели (цели карьеры)
• Опыт, который я еще хотел бы приобрести: личный – профессиональный
• То, что я еще хотел бы совершить: в личной жизни – в профессиональной сфере.

Ситуационный анализ в личной и профессиональной сферах представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).

Следующий шаг — анализ «цель — средство», в ходе которого необходимые для достижения целей  средства (личные, финансовые и временные  ресурсы) сопоставляются с реальной ситуацией.

Из определения мер, требуемых  для достижения долгосрочных целей (например, концентрация на сильных сторонах), вытекают конкретные практические цели, необходимые для дальнейшего процесса самоменеджмента. Формулирование целей предполагает фиксацию сроков и результатов.

Промежуточные практические цели фиксируются  в плане жизни и карьеры, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться.

Самоменеджмент может быть активным и реактивным. При активном самоменеджменте  можно самостоятельно планировать основную часть своего времени. В этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 процентов рабочего времени (при 8-часовом рабочем дне это примерно 4,5-5 часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо иметь не менее 20 процентов времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 процентов) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном «банке времени», чтобы один раз в месяц или два месяца посетить двухдневный семинар или тренинг. [7]

При реактивном самоменеджменте сотрудник  по большей части не может самостоятельно планировать свое время. Поэтому  нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Принципы эффективного использования  времени

руководителя

 

Самым дефицитным и важным ресурсом  для всех людей является время. Его нельзя накопить, оно необратимо. Быть хозяином своего времени – значит управлять им, сознательно его планировать. «Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важны ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента» - говорит Лотар Зайверт. [7]

Самоменеджмент руководителя предполагает последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в личной повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Дословно, тайм-менеджмент – это  управление временем. Обычно термин «тайм-менеджмент»  в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. [20], [17]

Он включает в себя ряд приемов  организации рабочего времени, основанных на принципе последовательности и режиме врабатывания.

а)  принцип последовательности – требует четкую последовательность этапов и рубежей стратегической целевой организации производственной деятельности;

б) режим врабатывания – требование входить в работу постепенно. Общее  правило гигиены труда не назначать ответственных мероприятий на начало трудового дня. Дать сотрудникам собраться с мыслями, спланировать рабочий день.

Воспитать в себе способность самоуправления можно только при наличии положительной  мотивации «обладания», «достижения» и «служения» сознательно поставленной цели и систематического выполнения подчиненных ей программ профессиональной деятельности. [6], [5], [16]

Зайвертом и последователями сформулированны десять «золотых» правил, выполнение которых призвано помочь добиться лучшей организации работы менеджера и успешного планирования времени.

1. Предлагается формировать рабочие блоки, в которые включается выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно  прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2. Рекомендуется намеренно уединяться и устанавливать неприемные часы.

Для выполнения чрезвычайно  важных заданий необходимо иметь  возможность работать спокойно, без  каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда можно будет, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.