Роль коммуникаций в управления

Очень важно, что любой сотрудник, в любое время может обратиться к руководителю для решения производственных вопросов. Это позволяет более оперативно выполнять работу. В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

Проанализируем вопрос 10: " Какие межличностные барьеры мешают Вам правильно воспринимать информацию?"

Руководитель от 50% до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому мы выделяем здесь прямую межличностную коммуникацию. Руководитель должен иметь представление о процессе восприятия, поскольку именно этот процесс определяет «реальность для индивида». Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием.

 

Проанализируем 11-й вопрос: " В коммуникации при общении (устной передаче информации), что наиболее важно?"

При передаче информации очень важно правильно сформулировать и правильно передать смысл информации. Чем точнее будет передана информация, тем правильнее и быстрее будет реакция на эту информацию. Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. Таким образом обмен информацией следует считать эффективным, если получатель демонстрирует понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

 

Рассмотрим 12-й вопрос: " Как Вы  готовитесь к предстоящим совещаниям с руководителями и каким образом?"

Результаты ответов показывают, что руководство предприятием не должным образом подходят к подготовке предстоящих совещаний. Что в свою очередь может привести к не полному пониманию сотрудниками, того, что хотелось бы донести до них руководством.  В случае если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей несколько сужаются.

 

По моему мнению, особых проблем с коммуникациями нет. Каждый знает свое дело. Сотрудники работают, как одна команда, и в случае возникновения трудностей всегда помогают друг другу. Работа идет слаженно. Разумеется, бывают некоторые разногласия и недопонимание, но они бывают крайне редко и возникают в ситуациях, когда от сотрудников требуется повышенное внимание и сосредоточенность, например во время матча или специальных мероприятий. Но все понимают, что времени на конфликты нет, и поэтому быстро находят правильный выход из сложившихся трудных ситуаций. Главное в работе коллектива – это доверие друг другу.

Критика имеет место, но в разумных пределах и воспринимается сотрудниками с пониманием. Заключается она в разборе ошибок. Иногда у сотрудников бывают разные мнения по какому-нибудь поводу. Но к консенсусу они приходят быстро, для этого им достаточно трезво взглянуть на проблему, расставить все «за» и «против».

Что касается вертикальной коммуникации, то больше информации сверху вниз. Высшее руководство ставит задачи перед руководителями отделов, а они передают информацию своим подчиненным. Если им необходимо уточнить некоторые моменты, то они обращаются к руководителю отдела, а тот, при необходимости, обращается к следующему уровню.

Иногда случается, что уточнять информацию приходится не один раз. Скорее всего, проблема заключается в том, что высшее руководство иногда плохо объясняет задание. Поэтому сотрудникам и руководству приходится тратить время, чтобы разобраться в сути того, что надо сделать.

 Случается иногда так, что  сотрудники выплескивают эмоции  друг на друга. Впрочем, порой  это бывает необходимо, поскольку  эмоции, которые человек содержит  внутри себя, мешают сосредоточиться  и эффективно работать. Хоть и случаются проблемы с коммуникацией внутри компании, но они незначительны и работе не мешают.

Организация использует следующие каналы передачи информации:

1. Собрания. Этот канал коммуникации можно разделить на два подвида:
1. Встречи руководителей отделов с высшим руководством. Руководители отделов отчитываются перед высшим руководством о выполнении текущих задач. Подводятся промежуточные итоги. Проводится разбор полетов. Иногда высшее руководство может пожурить и покритиковать своих подчиненных. Но это необходимо, чтобы никто не расслаблялся. Кроме того, высшее руководство ставит новые задачи.
2. Планерки, на которых руководители отделов докладывают своим подчиненным о задачах, поставленных высшим руководством. Кроме того, распределяются обязанности.
2. Общение между сотрудниками. Используются следующие способы коммуникации: личное общение, телефон, электронная почта. Сотрудники передают друг другу информацию, обмениваются советами, определяют порядок действий, дают друг другу указания.
3. Подведение итогов. Проводится, как правило, в конце года. Высшее руководство рассказывает о достижениях за прошедший год, о важных событиях и мероприятиях. Лучших сотрудников поощряют и награждают. Затем сотрудники могут пообщаться между собой и с руководством, обсудить интересующие их вопросы, поделиться своими впечатлениями. Такие мероприятия играют важную роль.

Во-первых, награждение стимулирует. Те, кого наградили, понимают, что руководство не оставило их без внимания. Это мотивирует на достижение новых высот. Те, кто остался без награды, в следующем году будут стараться, чтобы его также наградили и чествовали.

Во-вторых, подобные мероприятия способствуют сплочению компании и подъему боевого духа.

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Сотрудники друг другу доверяют и всегда готовы прийти на помощь. Высшее руководство открыто к взаимодействию с сотрудниками и интересуется делами, которые происходят внутри компании. Но проблемы все же есть. Среди них: нечеткая постановка задач высшим руководством, и напряженность, которая возникает вследствие интенсивной работы. Необходимо разработать способы, которыми эти проблемы можно убрать или свести к минимуму.

Наблюдение проводилось в офисе в обычный рабочий день. Рассматривались такие факторы, как степень погруженности в работу, усталость, настроение.

В начале рабочего дня сотрудник находится в приподнятом расположении духа, с удовольствием может выслушать совет своего товарища или выполнить его просьбу. Но чем ближе конец рабочего дня, тем сильнее усталость сотрудника, а, следовательно, и желание ответить на запрос коллеги уменьшается. Более того, если работа требует повышенного внимания, то сотрудник не будет отвлекаться на что-то другое. Но, в целом, коллеги стараются общаться между собой в дружеском тоне, хотя иногда могут и сорваться друг на друга.

Что касается каналов коммуникации, то чаще всего используется личное общение и телефонная связь, потому что это быстро и эффективно. Собрания проводятся регулярно.

Таким образом, наблюдение подтверждает то, что есть моменты, над которыми нужно поработать.

Еще одним методом, примененным в данном исследовании, стало анкетирование сотрудников компании.

Лишь 33% опрошенных оценивают рабочую обстановку на «отлично», 50% считают ее хорошей, остальные 17%  считают обстановку средней. Порядка 65% респондентов находятся в курсе событий. 50% получают информацию своевременно. 75% находят руководство открытым для общения. 75% респондентов общаются с руководством в неформальной обстановке.

Среди каналов самые распространенные – это личное общение между сотрудниками и встречи начальства с подчиненными. 30% считают, что такие методы передачи информации являются эффективными. 95% довольны способом передачи информации внутри компании.

75% опрошенных довольны взаимодействием между руководством и сотрудниками. Остальные считают, что надо что-то менять.

Таким образом, анкетирование показало, что в систему внутренних коммуникаций необходимо внести несколько изменений, чтобы повысить их эффективность.

 

3. Предложения по совершенствованию  уровня коммуникаций на ОАО «Ульяновский механический завод»

 

Проведенное исследование показало, что, несмотря на то, что дела в организации идут хорошо, имеет место такая проблема в коммуникационной системе как неэффективные каналы коммуникации. Кроме того, вертикальная коммуникация также нуждается в улучшениях.

Есть широкий спектр каналов коммуникаций, который можно внедрить в компанию. Среди них – использование современных технологий, в частности Интернета. Речь идет о таких популярных в настоящее время вещах, как социальные сети и микроблоги. Кроме того, можно использовать общение через такую программу, как «Skype». При грамотном использовании вышеперечисленных средств, связь между начальством и подчиненными существенно улучшится. Да и коммуникации в рамках одного уровня также будут более эффективными.

Кроме того, начальство должно стараться обращать внимание на работу своих подчиненных не только во время подведения итогов, но и в остальное время. Вышестоящее звено должно показывать, что оно причастно к достижениям коллектива.

Начальство должно четко и ясно ставить перед подчиненными задачи, дабы у последних не возникало вопросов. Таким образом, задания будут выполняться быстрее, эффективность повысится, у сотрудника будет больше свободного времени, да и сам он будет спокойнее. Разработка специальных инструкций поможет этому.

Корпоративные мероприятия необходимо устраивать чаще. Самые простые поводы для них это, например, день рождения какого-то сотрудника или победа хоккеистов в важном матче. Среди других мероприятий, направленных на поднятие корпоративного духа, можно выделить выезды на природу, тренинги, спортивные игры. Неформальные встречи помогут сплотить сотрудников, вдохновить их на достижение новых целей, да и просто снять напряженность. Таким образом, они будут чувствовать себя значительно свободнее при общении в рабочее время.

Кроме того, благодаря неформальным мероприятиям сотрудники могут поближе познакомиться с теми, кто работает в других отделах. Это также поможет улучшению атмосферы внутри организации.

Хороший корпоративный дух вдохновляет сотрудников на новые подвиги, стимулирует формирование новых идей и повышает уверенность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Коммуникации – очень интересное, и, в то же время, сложное явление, которое играет важную роль не только в жизни индивида, но и в организации. Чтобы деятельность компании была успешной, необходимо заботиться о коммуникационном процессе, следить, чтобы он был удобен. А при возникновении каких-либо проблем принимать меры по улучшению ситуации.

В теоретической части данной курсовой работы была изучена сущность внутриорганизационного коммуникационного процесса, его особенности, его компоненты. Также были рассмотрены каналы коммуникации.

Практическая часть была посвящена анализу коммуникационного процесса на конкретном примере, в качестве которого был выбран ОАО «Ульяновский механический завод». Проведенные исследования дополнили друг друга. Благодаря экспертному интервью, наблюдения за работой в офисе и анкетирование сотрудников организации удалось получить целостную картину происходящего. Это помогло выявить проблемы в коммуникационном процессе внутри организации. Были составлены основные рекомендации по их решению. Цель достигнута.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. «Организационное поведение» Ю.Д. Красовский, Москва, «Юнити», 1999
2. «Управление - это наука и искусство» А. Файоль,  Т. Эмерсон,         Ф. Тейлор,  Г. Форд,  Москва, «Республика», 1992
3. «Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций» Г. Кунц, С. Одоннел, «Библиотека менеджера»
4. «Основы менеджмента» М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури, Москва, «Дело», 1992
5. «Концепция менеджмента» Э.М. Коротков, Москва, «Дека», 1998
6. Управление организацией: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 1998. – 328 с.
7.    Борисова В.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. – СПб.: Питер, 2005. – 208 с
8. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности (Для деловых людей). – Таллин: Центр информационных и социальных технологий Регалис, 1998. – 220 с.
9. Егоршин А.П. Управление персоналом. – 2-е изд. – Н.Новгород: НИМБ, 1999. – 624с.
10. Красовский Ю.Д.: Организационное поведение.– М.:Юнити, 1999 – 254 с.
11. Ладанов И.Д., Практический менеджмент. – М.: Элник, 1995. – 396 с.
12. Матвеева А., Хорошавина Н. Семь нот менеджмента: Настольная книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. – 2-е изд. – М.: ЗАО Журнал Эксперт, 1997. – 553 с.
13. Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 72500 слов и 7500 фразеол, выражений. – М.: Азы Ltd, 1992 – 960 с.
14. Методические рекомендации по организации и проведению рационализаторской работы на предприятиях Российской Федерации // http: //www. businsspravo.ru.