Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления

 

 

Московский государственный университет

имени М.В. Ломоносова

 

Филиал МГУ в городе Севастополе

 

Факультет «Экономики и управления»

Отделение «Управление»

Кафедра управления

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 

«Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления»

 

 

 

 

 

Выполнил: Лебедев Павел Николаевич

  студента 3 курса

 

 

Проверил:

Научный руководитель – старший преподаватель, к.э.н.

Голуб. Н.Н

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Севастополь

2015 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

вВВЕДЕНИЕ

 

Роль информации в организации управления играет колоссальную роль, поэтому изучение коммуникации остается насущной проблемой. Очевидно, что роль информации во всех сферах деятельности человека в условиях глобализации постоянно растет, это связано с социально-экономическим развитием стран, появлением инновационных достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. При научно-технической революции информация стала выдвигаться как главный фактор производственного процесса. Для эффективной работы современной техники информационный процесс является необходим условием, для повышения качества рабочей силы, а так же, как предпосылка успешной организации непосредственно самого процесса производства.

Информация это самый необходимый ресурс, который требуется управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, и  всем сотрудникам организации. Если руководство будет опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, то организация потерпит крушение. Необходимо своевременно получать и обрабатывать все поступающую информацию, которая помогает решать возникающие проблемные вопросы. На сегодняшний день информация выступает как один из первостепенных ресурсов, значение, которого наравне с материальными, сырьевыми и другими ресурсами. Использование информации играет одну из первых ролей в управлении трудовыми ресурсами. Информационный ресурсы в отличии от большинства других, является всегда пополняемый и расширяемый ресурсом. Так же информация используется многократно и перерабатывается как коллективом, так и индивидуальными работниками.

Понятие менеджмент появилось в XX веке, поэтому менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это – объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Руководитель 50–90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Актуальность выбранной мною темы курсовой работы «Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления» связана с тем, что Россия идет по пути преобразования, создания социально ориентированной рыночной экономики, построения подлинно демократического государства и гражданского общества. В любое время для руководителей важно реально оценивать структуру своей организации её возможности преимущества, недостатки и принять меры по повышению эффективности в способах управления.

Предметом изучения является информационные барьеры при развитии организации

Объектом изучения выступает способы поднятия эффективности за счет правильно организованной коммуникативности.

Целью курсовой работы является изучение структуры и функционирования коммуникаций организаций её содержание и основные понятия, проанализировать коммуникационную структуру организации и изучить политику государства (РФ) в этом вопросе.

Задачи курсовой работы изучить:

- сущность и понятие управленческой информации;

- методы сбора управленческой информации;

- способы обработки управленческой информации;

- влияние на эффективность работы организации

Курсовая работа состоит из трех глав, введения и заключения.

Анализ современной экономической ситуации показывает, что организации представляют собой достаточно разнообразную и противоречивую совокупность ее представителей, деятельность которых различается по критерию причастности, во-первых, к финансовым и материальным ресурсам, во-вторых, к управленческой, организаторской и исполнительской работе, в-третьих, к определенной форме собственности и, наконец, к различным видам профессий, отражающих степень их соответствия требованиям информационной и технологической реорганизации.

 

 

ГЛАВА I.  
сущность и понятие УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

Информация представляет собой множество сообщений, сведений, материалов, данных, которые определяют количество потенциального капитала знаний менеджера о тех процессах или явлениях, которые происходят в компаниях.

Информация считается актуальной в том случае если, менеджер может уменьшить неопределенность каких-либо событий.

Информация в менеджменте – совокупность требуемых, воспринимаемых и осознанных данных, которые необходимы, для того чтобы анализировать происходящие события и ситуации, информация дает возможность применить комплексный подход для оценки причин возникновения и развития проблемных ситуаций. Информация позволяет определить альтернативы для принятия управленческих решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, а так же возможность осуществлять полноценный контроль за его выполнением. Можно сделать вывод, что информация это неотъемлемая часть для соединения и последующего органического срастания всех процессов.

 

1.1. Система управленческой информации

В Российской Федерации часто заменяют понятие «Информационное обеспечение», на «коммуникацию». Коммуникация – представляет собой обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, для того чтобы иметь возможность принимать эффективные решения, и доводить принятые решения до работников фирмы. Так же можно сказать, что коммуникация это сложный процесс, который состоит из последовательных, взаимосвязанных шагов. Каждый шаг необходим, для донесения мысли последующему лицу в цепочке обмена информацией. Каждый шаг , представляет из себя определенный пункт, при допущение ошибки даже на самом маленьком шаге может быть утрачен весь смысл передаваемой информации. Чаще всего руководитель в среднем тратит на коммуникации 50-90% всего времени. [1]

Существую несколько видов коммуникаций, среди них выделяю несколько основных:

Во-первых, это коммуникации, которые осуществляются между организацией и внешней средой. В современном мире ни какая организация не может существовать изолированно, а только во взаимодействии со своей внешней средой. Поэтому способы и характер коммуникации каждой организации зависят от того, какие факторы внешней среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации;

Во-вторых, горизонтальные коммуникации – коммуникации, которые происходят между равнозначными отделами;

В-третьих, вертикальные коммуникации это коммуникации, которые происходят между отделами разного уровня. Например: между руководителями различных уровней, между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой. Такие коммуникации бывают нисходящими (с высших уровней управления на низшие) и восходящими (от низшего уровня управления к высшему);

В-четвертых, неформальные коммуникации – Это канал при котором источником является так называемые слухи (например, сокращение рабочих, наказание за опоздание, повышение или понижение по службе). По каналам распространения слухов информация передается быстрее и часто она оказывается верной.

Главными базовыми элементами в процессе обмена информацией можно выделить:

1. Отправитель – это то лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передают ее.

Сообщение – И есть та информация, которая закодированная с помощью символов.

Канал – это непосредственно средство передачи информации.

Получатель – лицо, для которого предназначена информация и которое расшифровывает ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Задача отправителя и получателя состоит в том, чтобы составить сообщение и отправить по таким каналам, чтобы информация не получила искажения и главная идея была понята.

В российской практике информация о необходимости решить какую-то проблему поступает обычно снизу вверх, после чего вырабатывается решение и спускается обратно вниз. Здесь важна скорость, с которой проходит информация по всей цепочке. Скорость же зависит от степени бюрократизированности управления, точнее, от степени оптимизации бюрократических процедур. [2]

Рассмотрим стадии прохождения информации вниз. Так, глава некой фирмы информирует о своих решениях директоров магазинов, которые передают информацию подчиненным. В аудиторской фирме эта цепочка может быть намного длиннее: генеральный директор связывается со своим заместителем по общему аудиту, тот решает, кому из ведущих аудиторов поручить дело, и уже потом информация доходит до исполнителя. Процесс тормозится еще и из-за того, что с ростом компании в ней увеличивается число документов (распоряжения, как правило, излагаются на бумаге). В некоторых фирмах принято вывешивать общие приказы на досках объявлений – значит, приплюсовываем сюда время, затраченное на перепечатку приказа секретаршей.

 

1.2. Этапы коммуникации

Выделяют следующие взаимосвязанные этапы коммуникации:

• зарождение идеи – отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи;

• кодирование и выбор канала – прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будем менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом;[3]

• передача – доставка (физическая передача) сообщения получателю;

• декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

При осуществлении коммуникаций важно учитывать два основных момента:

1. обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который играет роль получателя;

2. шум – то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии. Эта проблема усложняется тем, что информация продолжает теряться и искажаться в процессе коммуникации, что существенно снижает качество управленческого решения.

 

1.3. Классификация информации

Существует следующая классификация информации:

1) по объекту – показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента – информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи – вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

6) по режиму передачи – в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла объекта – по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

9) по отношению объекта управления к субъекту – между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации. [4]

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

• адресность;

• правовая корректность информации;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;