Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления

Наличие определенных сведений о требуемом качестве информации, соответствующих принципах учета соответствующих категорий является необходимым для получения правильной и качественной информации в области управленческого учета. Таким образом на предприятии формируется методика ведения учета. очевидно, что от избранной методики ведения учета на предприятии для потребностей управленческого учета зависит выбор наиболее эффективного источника информации.

Если необходимо получить информацию о мнениях и точках зрения различных людей используются следующие методы сбора менеджерской информации:

а) качественные методы сбора информации. Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем, что люди делают и говорят [12].

Наблюдение в менеджерских исследованияx представляет собой метод сбора первичной управленческой информации об изучаемом объекте путем наблюдения за выбранными группами людей, действиями и ситуациями. Наблюдение в управленческом исследовании может быть направлено на достижение различных целей. Оно может быть использовано как источник информации для построения гипотез, служить для проверки данных, полученных другими методами, с его помощью можно извлечь дополнительные сведения об изучаемом объекте. Наблюдение является весьма трудоемким методом. Оформление итогов наблюдений занимает порой в два раза больше времени, чем само наблюдение. По характеру окружающей обстановки наблюдение может быть полевым, что означает, что процессы проходят в естественной обстановке (в магазине, у витрины магазина), или лабораторным, т.е. проводящимся в искусственно созданной ситуации. Результаты наблюдений фиксируются с помощью аудио- или видеотехники, в блокнотах и т.п.

б)количественные методы сбора информации. Количественные исследования обычно отождествляют с проведением различных опросов, основанных на использовании структурированных вопросов закрытого типа, на которые отвечает большое число респондентов.

Опрос заключается в сборе первичной информации путем прямого задавания людям вопросов относительно уровня их знаний, отношений к продукту, предпочтений и покупательского поведения. Опрос может носить структурированный и неструктурированный характер; в первом случае все опрашиваемые отвечают на одни и те же вопросы, во втором - интервьюер задает вопросы в зависимости от полученных ответов [13].

При проведении опроса группа опрашиваемых может подвергаться или однократному, или многократным обследованиям. В первом случае получается как бы поперечный срез данной группы по многим параметрам для фиксированного момента времени Во втором случае одна и та же группа опрашиваемых, называемая панелью, неоднократно изучается в течение определенного периода времени Различные типы панелей используются при проведении многих маркетинговых исследований. В этом случае часто говорят, что используется панельный метод опроса.

В условиях постоянно изменяющихся экономических отношений, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

При проведении анализа управленческой информации используется ряд методов:

1. Метод сравнения позволяет оценить работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины и выявить резервы.

Сравнение требует обеспечения сопоставимости сравниваемых показателей (единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, качестве, сезонных особенностей и территориальных различий, географических условий и т.д.) ;

2. Индексный метод применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные показатели индексы необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов;

3. Балансовый метод предполагает сопоставление взаимосвязанных показателей хозяйственной деятельности с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балансового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений; [14].

4. Метод цепных подстановок заключается в получении ряда корректированных значений обобщающего показателя путем последовательной замены базисных значений факторов-сомножителей фактическими. Сравнение значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок позволяет исчислить влияние на обобщающий показатель того фактора, базисное значение которого заменяется на фактическое;

5. Метод элиминирования позволяет выделить действие одного фактора на обобщающие показатели производственно-хозяйственной деятельности, исключает действие других факторов; [15].

6. Графический метод является средством иллюстрации хозяйственных процессов и исчисления ряда показателей и оформления результатов анализа.

Графическое изображение экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.);

7. Функционально-стоимостный анализ (ФСА) - это метод системного исследования, применяемого по назначению объекта (изделия, процессы, структуры) с целью повышения полезного эффекта (отдачи) на единицу совокупных затрат за жизненный цикл объекта. [16] Особенность проведения ФСА заключается в установлении целесообразности набора функций, которые должен выполнять проектируемый объект в конкретных условиях, либо необходимости функций существующего объекта;

8. Экономико-математические методы анализа(ЭММ) применяются для выбора наилучших, оптимальных вариантов, определяющих хозяйственные решения в сложившихся или планируемых экономических условиях.[17]

Таким образом, все многообразие видов информации, позволяет с различных сторон оценить эффективность деятельности предприятия. Однако, менеджер не должен отдавать предпочтение какому-либо одному виду информации. Для успешной работы предприятия в целом необходимо использовать информацию во всей ее совокупности, применяя так же различные методы анализа одного и того же вида информации.

 

2.3. Особенности методов сбора и анализа информации в гос. органах РФ.

Государственное регулирование информации, является важным аспектом в развитии страны. Роль информации значительно возросла после проведения Всемирного саммита по информационному обществу (Женева 2003 г. и Тунис 2005 г.), который определил стратегию создания глобального информационного общества, появилась потребность в уточнении государством методов повышении эффективности информационной деятельности, создании благоприятного ее развития  в стране.

В государственном аппарате Российской Федерации вопросами сбора и анализа информации занимается Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. В его компетенцию входит выработка и реализация государственной политики и нормативно-правовое регулирование в данной сфере. Деятельность Минкомсвязи России распространяется на такие сферы, как информационные технологии и их использование в государственных информационных ресурсах, электросвязь, почтовая связь, средства массовой информации, издательская деятельность и печать. Согласно целям министерства на 2012-2018 годы[18] планируется обеспечить быстрый темп формирования и развития информационных технологий, их применение в области оказания услуг населению органами муниципального и государственного управления в электронном варианте, а также обеспечение равного доступа к интернету и другим средствам связи.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.09.2012 N 928 (ред. от 21.07.2014) "О базовых государственных информационных ресурсах", Министерство связи и массовых коммуникаций определяется в качестве оператора «федеральной государственной информационной системы "Единая система нормативной справочной информации", обеспечивающей автоматизированные формирование, актуализацию и использование реестра базовых государственных информационных ресурсов»[19] Согласно данному документу Минкомсвязь России должны «до 1 января 2013 г. создать федеральную государственную информационную систему "Единая система нормативной справочной информации" и утвердить положение об этой системе» а также «с 1 января 2013 г. обеспечить с помощью указанной информационной системы доступ к сведениям, размещенным в реестре базовых государственных информационных ресурсов».

 

 

ГЛАВА III  
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ.

В управленческом процессе результат достигается при помощи использования человеческих, материальных, информационных и финансовых ресурсов. И в современном мире информационные ресурсы становятся почти самым главным ресурсом.

Общей тенденцией современного развития бизнеса для всех отраслей является то, что для эффективного управления на сегодня насущно необходимым инструментом является информационная система. [20]

В книге Била Гейтса «Бизнес со скоростью мысли» он убедительно доказывает, что в современном бизнесе побеждает тот, кто обладает информацией и тот, кто наиболее быстро обрабатывает, анализирует и использует эту информацию. Для этого необходима информационная система управления – «электронная нервная система», как называет ее Бил Гейтс.

Внедрение информационной системы для предприятий РФ является важной задачей и в связи с тем, что их деятельность в РФ в настоящий момент протекает в условиях целого ряда неблагоприятных факторов (от чрезмерного налогового бремени и до существенного износа основных фондов). Причем, по некоторым оценкам, до 80% неблагоприятных условий имеют информационную природу. Поэтому внедрение современной информационной системы является эффективным средством снижения их отрицательного воздействия на деятельность предприятия. И, если внешние факторы (политические, экономические, правового регулирования и т.д.) могут поддаваться лишь прогнозированию, то борьба с внутренними факторами может быть весьма успешной с помощью комплексной системы управления предприятием. [21]

На сегодня, очевидна целесообразность использования информационных технологий в управлении предприятиями. Большинство крупных, динамично развивающихся компаний активно идут по пути внедрения комплексных автоматизированных систем управления, причем именно комплексных систем, т.к. известно, что «лоскутная» автоматизация отдельных управленческих задач не дает максимального эффекта от внедрения информационных технологий. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения комплексной информационной системы (КИС). Рассмотрим детально преимущества, которые получает предприятие от внедрения.

Важную роль в деятельности предприятия играют информационные системы, которые обеспечивают коммуникационные связи между сотрудниками и подразделениями.

Существует большое количество по обеспечению эффективности коммуникаций на предприятии, например:

- создание единой компьютерной сети на предприятии;

- возможность доступа сотрудников к информационным базам данных, отчетам и иным материалам, связанным с деятельностью фирмы в различных областях, в том числе и инновационной;

- регулярная организация специальных конференций для персонала разных уровней;

- визиты специалистов компании в передовые подразделения для обмена опытом и т.д.

Для создания эффективной информационной системы на предприятии можно использовать различные способы, но важно понимать, что только системный подход к информационному обмену позволяет гибко управлять работой фирмы

 

3.1. Функционирование коммуникационной структуры

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. [22]

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Значение коммуникаций важны для руководителей по следующим причинам:

- руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

- коммуникации необходимы для эффективности управления;

- коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

- хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.[23]