Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.

Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи. [24]

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. [25] В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

3.2. Перемещение коммуникативных потоков

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление - коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными. [26]

Восходящее направление - восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление - когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно. [27]

В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование - это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала - цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован - расшифровка-прием. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация. [28]

Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

3.3. Поисковые системы в удовлетворении отраслевых информационных потребностей

Высокие темпы появления разнообразных по содержанию и формам представления информационных ресурсов и внедрение электронных информационно-коммуникационных технологий меняют классические представления об удовлетворении информационных потребностей специалистов. Например, в области агропромышленного комплекса под воздействием таких перемен существенно изменилась практика удовлетворения информационных потребностей специалистов. Процесс перехода большинства потребителей к Интернет-ресурсам как основному источнику информации, необходимой для полноценного функционирования в профессиональной среде, в области сельского хозяйства, как и в других отраслях, происходит стихийно и чрезвычайно активно. Вследствие этого особую остроту приобретают средства ориентации в Интернет-пространстве, вызвавшие к жизни целую отрасль, включающую специальные поисковые системы и сервисы: справочники (directories) и поисковые системы (search engines).

Состав поисковых средств Интернет-пространства чрезвычайно разнообразен, что ставит перед любым пользователем закономерный вопрос выбора. Статистика виртуального пространства показывает, что в практике на протяжении пяти последних лет из всего множества поисковых систем выделяется небольшая группа, к услугам которой обращается основная доля российских пользователей. Разные источники относят к этой группе четыре или пять систем,  в числе которых Google (http://wmw.google.com), безоговорочный мировой лидер; Aport (http://www.aport.ru); Search mail.ru (http://search.mail.ru); Rambler (http://www.rambler.ru); Yandex (http://wmw.yandex.ru). Кроме того, в России имеется поисковая система, которая осуществляет мета-поиск, то есть дает пользователю возможность искать ресурс одновременно по трем ведущим поисковым системам – Yandex, Rambler и Aport. Возможно подключение к поиску еще двух ведущих систем (адрес: http://search.freeland.ru). [29]

Опыт показывает, что часто кажущаяся полнота найденной в интернете информации не соответствует действительности, а сама информация нередко вызывает сомнение в достоверности. В повседневной практике сельскохозяйственные библиотеки активно используют сетевые ресурсы, размещенные как во внутрибиблиотечных сетях (интернет), так и вне библиотеки в интернете. Однако в силу того, что ни одна из рассмотренных поисковых систем не обладает абсолютными преимуществами, представляется целесообразным библиотекам взять на себя функцию анализа и отбора наиболее авторитетных, полных, достоверных и надежных Интернет-ресурсов. Это оградит ученых и практиков во всех отраслях от информационного шума, с которым те неизбежно сталкиваются, осуществляя поиск в Интернет-ресурсах с помощью различных поисковых систем.

При использовании множества поисковых систем для выявления отраслевой информации пользователь затрачивает больше времени, но не может быть уверен в точности и полноте найденной информации, чем при профессиональном поиске, который могут предложить ему библиотеки, используя специально созданные путеводители-навигаторы по сетевым информационным ресурсам в данной отрасли. Навигатор ориентирован на реальные запросы пользователей данной отрасли, содержит достоверную и полную информацию о ресурсе, постоянно актуализируется. Опыт ЦНСХБ Россельхозакадемии убеждает в эффективности использования навигатора по сельскохозяйственным сайтам для удовлетворения информационных потребностей, формирующихся в данной отрасли. [30]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одним из следствий информатизации является коренное изменение информационной среды общества, в частности, наблюдается рост количества и разнообразия информационных ресурсов. Это характерно как для всей совокупности информационных ресурсов, так и для ресурсов, относящихся к определенным сторонам предметной деятельности. Необходимость изучения и анализа предметных информационных ресурсов обуславливается тем, что именно их создание и накопление определяет во многом сегодня возможности дальнейшего развития этих областей знания, создание новой информационной среды для их развития.

Управление каким-либо видом деятельности, в настоящее время, невозможно без анализа большого объема информации.

В управлении не обходимо в полной мере, использовать объективную, своевременную полную и информацию, которая собирается, обрабатывается, и распространяется с помощью технических средств и современных научных методов. Необходимо не только располагать точной и своевременной и информацией, но уметь анализировать ее, делать нужные выводы и воплощать в управленческих решениях результаты этих выводов. Отсюда очевидно, что наличие информационной составляющей необходимо в управлении, так как она представляет собой основу всего управленческого процесса.

В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Большое разнообразие информации, используемой на практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов.

Современный менеджмент только тогда может быть действительно успешным, когда он находится в постоянном и непрерывном развитии, когда он ориентирован на изменения, обеспечивающие жизнестойкость организации и накопление ею потенциала инноваций и целеустремленности.

Но это оказывается практически возможным только при условии исследования систем управления, которое предполагает поиск наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования, исключения в ней противоречий и установление причин недостатков, а также определение путей дальнейшего развития. Исследования позволяют найти соответствие управления изменяющимся условиям и факторам экономики.

Исследование в современном менеджменте становится одной из основных функций управления, которая должна быть направлена не только на объект управления, но и на само управление, которое может стать тормозом инноваций, хотя по своему статусу должно быть источником идей развития фирмы и мотивационной основой его осуществления.

Исследование управления только тогда может быть успешным в своей практической значимости, когда оно проводится профессионально как в методологическом отношении, так и организационном.

Необходимо не только понимание важности и роли исследования в достижении успеха управленческой деятельности, но и владение определенными навыками его организации и проведения.

В настоящее время мы наблюдаем, что Российские организации соответствует тем современным требованиям которые необходимы для функционирования в условиях рыночной экономики, принимаются нормативно-правовые акты, которые облегчают задачу, как частных предприятий, так и самого государственного апарата. Подчиняясь экономическим законам, реагируя на спрос и предложения, конкурируя в рыночных условиях появляется возможность прогнозировать и регулировать рынок, принимая качественные управленческие решения.

В основу управления каждой организации должна быть положена концепция создания оптимальной организационной структуры, которая может быть определена как структура, обеспечивающая достижение наилучших результатов.