Система бронирования в гостинице

Хранение счетов выписанных гостей для последующего восстановления данных при необходимости, выбор группы для формирования единого счета, ежедневное обновление курса валют, возможность одновременного открытия и изменения счетов со сложной  структурой в одно и то же время из различных окон, ведение журнала кассирских операций и многие другие особенности значительно упростят не только стандартные кассирские операции, но и позволят сделать этот модуль интегрированной системой с возможностью полного контроля за движением денежных средств в гостинице.

Управление номерным фондом. В Fidelio FO функции управления номерами были значительно расширены, и теперь можно не только выполнять все операции, связанные с уборкой и статусом номеров, но также записывать и хранить информацию по всем действиям с каждым отдельным номером. К особенностям этого модуля можно отнести контроль за статусом номера и его изменение через интерфейс с телефонной системой, поиск номера по его статусу и т.д.

Также можно распределять функции горничных (обычные дни или дни отъезда гостей) для каждого номера и создавать отчеты по действиям персонала, распределять горничных на дневные и вечерние смены, просматривать историю номера.

Ночной Аудит. Гостиница не прекращает своей деятельности даже ночью. Теперь в Fidelio FO для проведения ночного аудита пользователи не должны выходить из системы, она продолжает функционировать в привычном режиме. Вся статистика основывается на предварительной информации, а окончательное объединение данных происходит во время обычной работы системы.

Отчетность. Учитывая то, что у каждого отеля или у гостиничной цепи свои цели, концепции и стратегии, каждому управляющему необходима собственная, индивидуально разработанная с учетом пожеланий, система отчетности. Все это позволяет сделать Fidelio FO – просто используя функцию, в считанные секунды можно получить любой отчет, который необходим.

C помощью Crystal Reports Fidelio FO позволяет создавать большое число разнообразных отчетов (как стандартных, так и нестандартных), которые могут быть предварительно просмотрены или распечатаны. Все отчеты могут передаваться в формате Word, Excel, факсимильных и электронных сообщений.

А новое интернет-приложение системы  – Myfidelio.net позволит Вам работать с самой полной системой отчетности и статистики для нескольких отелей в одной центральной системе.

Горячие клавиши. Для удобства пользователей горячие клавиши, работающие как всплывающее меню, теперь доступны из любой части программы Fidelio FO. Таким образом, не сворачивая экран, в любой момент можно получить доступ к необходимым функциям, доступным с помощью горячих клавиш.

В настоящее время трудно представить  себе деятельность любого преуспевающего предприятия без использования  современных достижений в области  электронной коммерции. Myfidelio.net – это то необходимое приложение, которое выведет гостиницы на простор глобальной сети, ведь темпы и широта распространения Интернет диктуют необходимость использования её для стимулирования маркетинга и продаж.

Многочисленные каналы связи позволят связаться с Гостями не в виде простой односторонней связи, а в качестве диалога. Интернет, Интернет, e-mail, телефон, факс – теперь есть выбор у работников гостиницы и гостей.

Myfidelio.net совместима с такими  мировыми системами бронирования  как Amadeus, Galileo, Sabre, Worldspan. С помощью Myfidelio.net и быстрых Интернет-технологий можно всегда быть в центре всей самой последней информации.

Интерфейсы. Fidelio FO может взаимодействовать с различными системами: системой управления ресторанами, телефонными системами и системами тарификации телефонных звонков, системой автоматических минибаров, системой управления счетами клиентов, системами платного телевидения, системами электронных замков, системой авторизации кредитных карт, а также бухгалтерскими системами.

При функционировании Fidelio FO все данные стекаются в единую базу и становятся доступными для принятия оптимального решения. Это позволяет иметь целостное и объективное представление о бизнесе в режиме реального времени, формировать необходимую аналитическую отчетность, и в ближайшем будущем вывести гостиничное предприятие на новый уровень финансового управления.

3.4. Информационные технологии, используемые в гостинице «Граф Орлов»

В гостинице установлены:

• 9 персональных компьютера (Pentium IV 2,8 Гц), объединенные в сеть. Один находится в администраторской, второй у бухгалтера.
• 6 принтеров HP Laserjet 2300;
• факса Panasonic KX-FP 148;
• 1 копировальный аппарат Nashuatec PSm415;
• 24 телефонных аппарата Panasonic KX-TS2365RUW;
• для безопасности гостей функционирует система видеонаблюдения на территории и внутри гостиницы;
• установлена противопожарная сигнализация «Сигнал-20»;
• гостиница имеет 4 телефонные линии;
• мини АТС;
• подключена к каналу спутникового вещания.

Используемые программные продукты:

• бухгалтерия работает на 1С Бухгалтерия 8.1, данные в проверяющие и  
  надзорные органы передаются по интернету с помощью программы Контур-Экстерн;
• правовая справочная программа, используемая в гостинице – Система Гарант;
• Windows  XP, его приложения;
• Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Access, Outlook);
• Internet Explorer ;
• почтовые программы: The Bat, Outlook Express;
• Дубль ГИС;
• архиваторы Winrar, Winzip;
• электронные словари и переводчики;
• графические редакторы(Photoshop);
• антивирусная программа NOD 32.

Организационно-техническая структура отеля «Граф Орлов» представлена в Приложении 3.

Обслуживанием техники и программного обеспечения занимается системный  администратор, который есть в штате  организации. Телефонная связь и  доступ в Интернет предоставляет  «Волгателеком».

3.5. Расчет экономической эффективности от использования новых технологий

После изучения технической базы Гостиница «Граф Орлов», а также ознакомления с организацией работы, можно сделать определенные выводы.

Поскольку большинство (около 85%) гостей, приезжие из других городов и стран, у них возникает потребность  пользоваться междугородней и международной телефонной связью, затраты на которую весьма существенны.

Так, «Граф Орлов» пользуется услугами ОАО «Ростелеком». Тарифы на обычную междугороднюю и международную связь довольно высоки. Но современные технологии не стоят на месте и сейчас есть возможность звонить в другой город или даже страну намного дешевле – с помощью технологии «IP-телефония».

IP-телефония. Успешная деятельность любого предприятия невозможна без постоянного оперативного обмена информацией с партнерами, клиентами, собственными филиалами. Международные телефонные переговоры и пересылки факсимильных сообщений становятся весомой частью расходных статей бюджета и существенно отражаются на результатах работы.

IP-телефония – это технология передачи голоса и факсимильных сообщений через сети, использующие протокол IP, в том числе через сеть Интернет. Основное преимущество IP-телефонии – в несколько раз меньшая стоимость связи. Чтобы воспользоваться данной услугой, не требуется ни компьютер, ни доступ в сеть Интернет. Все, что нужно – это телефонный аппарат с возможностью переключения в режим тонального набора. Самарский филиал ОАО «Ростелеком» предоставляет услугу IP-телефония.

Для ее использования необходимо приобрести карту IP-телефонии номиналом 100, 300 или 500 единиц (одна единица эквивалента 1 рублю), либо заключить договор с ОАО «Ростелеком».

IP-телефония обладает множеством  преимуществ, среди которых: более  низкая цена, лучшее качество  и минимальные вложения в оборудование [21].

Еженедельно клиенты ГК делают около 20 телефонных звонков (примерно по пять-семь минут) по межгороду и за границу, используя услуги фирмы «Ростелеком», стоимость которых составляет от 10 до 30 рублей за минуту и больше. Средняя стоимость за 1 минуту разговора – примерно 18 рублей. В результате получаем, что ежемесячные расходы составляют 2000 рублей. В год – 24000 рублей.

Таблица 1

Сравнительная таблица тарифов  на услуги международной и междугородней  телефонной связи

Направление	IP-телефония	Традиционный межгород	Экономия
Москва	1,44	12,00	10,56
г. Барнаул и Алтайский край, г. Кемерово и Кемеровская область	1,90	6,00	4,10
Армения, Узбекистан	5,00	13,00	8,00
Китай	2,00	48,21	46,21
Молдова; Беларусь;  Грузия;   Таджикистан; Казахстан; Кыргызстан; Украина	6,35	13,10	6,75
Средняя стоимость	3,38	18,46	15,12

Проанализируем стоимость предоставления телефонной связи через IP-телефонию. По тарифам ОАО «Ростелеком», которые приведены в таблице 1, средняя стоимость 1 минуты разговора составляет примерно 18 рублей.

При внедрении технологии «IP-телефония» Гостиница «Граф Орлов» могла бы тратить на международные телефонные разговоры в месяц – 3,38*5*20=338 рублей, в год – 338*12= 4056 рублей.

В итоге – 19944 рублей экономии в год. 

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что внедрение технологии «IP-телефония» значительно сокращает расходы на телефонную связь. Если сравнить расходы отеля на международные и междугородние разговоры по обычной телефонной линии и расходы при использовании IP-телефонии, следует сделать вывод о том, что IP-телефония обойдется почти в 5 раза дешевле. В абсолютном выражении экономия от использования предложенной в работе технологии составит 19944 рублей в год. Это означает, что у отеля появятся высвободившиеся денежные средства, которые могут быть использованы более эффективно.

В связи с вышеизложенным, представляется целесообразным использование IP-телефонии в деятельности гостиничного комплекса, как более эффективного и экономного средства коммуникации.

Доступ в INTERNET. Гостиница «Граф Орлов» для выхода в Интернет пользуется услугами провайдера Теленет. В месяц расходы составляют приблизительно  6000 рублей. Скорость передачи данных очень низкая (64 кбит/сек). Такая низкая скорость весьма затрудняет работу администраторов.

Волгателеком – это высокоскоростной Интернет.

Расходы на интернет в месяц составляют около 6000 рублей.  Подключение к  Волгателеком составляет 2000 рублей. Безлимитный тариф будет обходиться в месяц 2500 рублей.

Экономия от использования  Волгателеком составляет 1500 руб. в первый месяц, 3500 руб. в последующие и 40000 в год. Кроме того значительно повышается эффективность работы администратора, благодаря более высокой скорости передачи данных.

Таблица 2

Расчёт экономии при замене провайдера

	Затраты, руб.
	В месяц	В год
Теленет	6000	72000
Волгателеком	2500	30000
Экономия от использования Волгателеком, руб.	3500	42000

 

Также появится возможность оказания услуги «выход в интернет из гостиничного номера». Стоимость услуги будет составлять 150 рублей в час. В настоящее время многие гости интересуются такой возможностью.

По примерным подсчетам и  проведенным опросам клиенты  будут пользоваться интернетом около 5 часов в сутки.

Экономическая выгода от внедрения  данной услуги

5 часов * 7 дней = 35 часов в неделю.

5 часов * 30 дней = 150 часов в месяц.

Произведя расчеты получаем: 150*150= 22500 рублей прибыли в месяц.

Внедрение компьютерной программы  бронирования (Fidelio Hotel Management System). Знакомство гостя с гостиницей начинается с отдела бронирования. И насколько четко и отлажено будет организован процесс обработки заявки, настолько возрастет имидж отеля в глазах клиента и его приверженность именно к данной марке гостиницы. Следует отметить, что качественно организованный процесс работы с клиентами приводит к увеличению их лояльности и значительно повышает стоимость бизнеса, т.к. постоянные клиенты – основа стабильного развития любой компании. Правильно построенные отношения, основанные на персональном подходе к каждому клиенту, позволяют привлекать новых клиентов и помогают удержать старых.

В дополнение можно сказать, что  первое впечатление гостя зависит  от своевременно оказанного качественного  обслуживания.

К критериям качества обслуживания можно отнести:

Скорость обработки заявки (отлаженная работа ИС гостиничного бизнеса, а именно: ИС бронирования номеров, автоматизированная ИС рассылки факсов, ИС по визовой поддержке  клиентов отеля).

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу гостиничного бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Владение информацией актуально для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

Внедрение современных технологий в работу предприятий гостиничной  индустрии позволяет повысить качество продукта и ускорить процесс сбора и обработки информации, обеспечить взаимодействие в режиме реального времени с участниками рынка, расширить ассортимент услуг, а также автоматизировать процессы ведения документации, отчетности, бухгалтерского учета. Одним из важнейших средств реализации этих технологий являются  Автоматизированные Системы Управления (АСУ) и Компьютерные Системы Бронирования (КСБ).

Автоматизированная Система Управления (АСУ) отелем, или – в английском варианте – Property Management System (PMS). Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.