Системный подход

Можно с уверенностью сказать, что системный подход в менеджменте сегодня используется во всех организациях. Применение системного подхода к рассмотрению управления и к организации в целом позволяет глубже понять, проследить функционирование предприятия в совокупности со всеми отделами, структурой, стратегией, а также связями с политической, социально-культурной, экономической и другими сферами внешней среды.

В соответствии с  системным подходом выделяют следующие этапы решения проблемы:

• определение целей организации;
• выявление проблем в процессе достижения этих целей;
• поиск решения проблем;
• оценка всех альтернатив и выбор наилучшей из них;
• выбор наилучшего решения;
• оценка эффективности.

Необходима точная логическая последовательность действий, учет целей и средств, рассмотрение альтернативных вариантов решения проблем, стремление к рациональному выбору между ними. При использовании системного подхода для разработки и принятия управленческих решений необходимо также учитывать динамичность проблемной ситуации.

1.3. Виды системного подхода

Существует несколько разновидностей системного подхода.

Комплексный подход при анализе учитывает внутреннюю и внешнюю среду организации. При его применении должны учитываться технические, экономические, организационные, социальные, психологические, политические и иные аспекты менеджмента и их взаимосвязи. Если упустить один из них, то проблема не будет решена.

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что «исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта)». Его применение позволяет наилучшим образом осуществить стратегические задачи на всех уровнях в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.

Ситуационный подход применяется для исследования в конкретных ситуациях, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может изменяться.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, обеспечение устойчивое конкурентное преимущество компании. Значение маркетингового подхода в обеспечении организации всей необходимой информацией, которая позволит надолго удержать и сохранить конкурентную позицию в отрасли.

Инновационный подход основан на «умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой». Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, производства новых товаров и услуг. Для успешного функционирования любой организации она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его. Для анализа возможности внедрение инноватики также требуется проведения системного анализа.

Сущность нормативного подхода заключается в исследовании и научном обосновании нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности компания (положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и др.).

Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания значимости в управлении организацией. Необходимо помнить, что человек  - это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя - важнейшее условие успеха [20, c. 47-48].

Таким образом, все разновидности системного подхода имеют важное значение в управлении: комплексный подход учитывает внешнее окружение; при интеграционном подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации; ситуационный подход позволяет принимать решения в зависимости от ситуации; маркетинговый анализ призван выявить конкурентные преимущества и определяющие их факторы; инновационный подход позволяет повысить конкурентоспособность фирмы; нормативный подход требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом; ну а поведенческий подход ориентирует руководителя на личностные качества работника и формирование слаженной работы коллектива.

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы - экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда.

Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге - к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).

Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания.

Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.

Интеграция по стадиям жизненного цикла продукта по горизонтали требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства.

Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.

Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетическим эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности.

Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений [4, c. 131-133].

Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует, прежде всего, совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.

Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.

Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками (положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и другие).

Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации [15, c. 214-215].

В каждом конкретном случае применение системного подхода должно давать реальный, вполне ощутимый эффект. Системный подход позволяет усматривать пробелы в знаниях о данном объекте, обнаруживать их неполноту, определять задачи научных исследований, в отдельных случаях предсказывать свойства отсутствующих частей описания.

Таким образом, используя различные методы и приемы, применяя математические модели и рассмотренные в работе схемы, нужно системно представить положение дел в организации. Затем попытаться как можно точнее представить его внутреннюю структуру, структуру внешнего окружения, взаимосвязи между компонентами. После такого всестороннего представления системы, надо сделать ее анализ. Важно, сформулировать желаемое состояние системы, используя данные анализа существующей. Затем, наметить переход от действительного состояния к желаемому.

Глава 2. Роль системного подхода в управлении

2.1. Основные элементы организационной структуры

Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей.

Следует дать определение понятию «организация». В истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

1. Первая попытка строилась  на идее целесообразности. Организация - есть целесообразное устройство  частей целого, которое имеет  определённую цель.

2. Организация - социальный  механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных) [20, c. 21]

3. Организация - гармония, или  соответствие, частей между собой  и целым.

4. Организация - целое, которое  не сводится к простой арифметической  сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше  или меньше суммы своих частей  [12, c. 19].

5. Честер Бернард (на Западе  считается одним из основоположников  современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе  и официально принимают решение  объединить свои усилия для  достижения общих целей, они создают  организацию. [8, c. 63-64]

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее определенный набор взаимосвязанных целей.

Организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность. Любая организация является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой. В любой организации реализуются три ключевых процесса:

• получение ресурсов из внешней среды;
• производство продукта;
• передача его во внешнюю среду.

Основные потоки в организации (на входе системы - поступление материалов, рабочей силы, капитала; на выходе - готовый продукт (товары, услуги).

Организация как система координации поведения людей обеспечивает процесс достижения целей. Деятельность участников организации реализуется в рамках структуры и зависит от эффективности установленных связей между ними. Для того чтобы организация эффективно выполняла свои функции по достижению целей, используют мотивацию, стимулирование, власть, лидерство, управление конфликтами, организационную культуру и др. Все организации вне зависимости от целей, типа и конечного результата имеют общие для всех сложных организаций характеристики [3, c. 77-79].